Che cos’è l’Activity Based Working

Con il termine “Activity Based Working” (ABW) si fa riferimento a un modello teorico che trasforma i tradizionali concetti di “ufficio” e “spazio lavorativo”, permettendo alle persone di scegliere l’ambiente più adeguato a seconda del tipo di attività da svolgere.

A differenza degli uffici tradizionali con postazioni fisse, gli ambienti di lavoro progettati secondo l’ABW prevedono una varietà di spazi pensati per supportare le diverse tipologie di attività che un lavoratore può trovarsi a svolgere nell’arco della giornata.

In questo articolo parleremo di come implementare efficacemente l’Activity Based Working in azienda e di come questo influisce positivamente sulla produttività, sul benessere dei dipendenti e sulla cultura aziendale nel suo complesso.

Le origini dell’Activity Based Working

Il concetto di Activity Based Working fu formalmente introdotto dal consulente, speaker e scrittore olandese Erik Veldhoen nel suo libro “The Demise of the Office”, pubblicato nel 1994.

Veldhoen fu tra i primi a proporre un nuovo modo di pensare l’ambiente di lavoro, ispirato dalla crescente digitalizzazione e dai cambiamenti nelle esigenze dei lavoratori.

Prima di questa rivoluzione, gli uffici tradizionali erano caratterizzati da spazi fissi e assegnati. Già nel 1994, per Veldhoen questo modello non rispondeva più adeguatamente alle esigenze di flessibilità e collaborazione emergenti.

La sua idea era quella di creare un ambiente lavorativo che permettesse ai dipendenti di scegliere il luogo e lo spazio più adatti in base all’attività da svolgere. 

L’adozione dell’Activity Based Working ha così iniziato a diffondersi rapidamente prima nei Paesi Bassi e successivamente in tutto il mondo, influenzando il design degli uffici e le politiche aziendali.

Oggi, l’ABW rappresenta una delle più significative evoluzioni nel design degli spazi di lavoro degli ultimi decenni. 

I principi su cui si basa l’Activity Based Working

Il modello dell’Activity Based Working si basa sull’idea che l’ambiente di lavoro debba essere flessibile e adattabile, rispondendo alle diverse esigenze operative dei dipendenti.

Di seguito riportiamo i principi fondamentali su cui si basa l’ABW.

Flessibilità e libertà di scelta

Alla base dell’Activity Based Working vi è il principio secondo cui i lavoratori dovrebbero avere la facoltà di scegliere come, dove e quando lavorare, sulla base delle attività che devono svolgere. 

Questo approccio riconosce che non tutte le attività lavorative sono uguali e che ciascuna richiede un ambiente specifico per essere svolta al meglio. Ad esempio, mentre alcune attività possono beneficiare di spazi silenziosi e privi di distrazioni, altre possono trarre vantaggio da ambienti collaborativi e dinamici.

Diversità degli spazi di lavoro

Questo principio rappresenta un altro importante perno dell’Activity Based Working. Gli uffici ABW, infatti, sono progettati per includere al loro interno una vasta gamma di spazi di lavoro, i quali si adattano alle differenti tipologie di lavoro. 

Questi spazi includono:

• Library per lavori di concentrazione;

• Open space e sale briefing per attività di collaborazione;

• Sale riunioni e conferenze per incontri formali;

• Phone booth per chiamate e video call;

• Area break per momenti di relax e svago;

• Office pod per incontri informali o estemporanei.

Ciascuno di questi spazi è pensato per favorire una precisa funzione.

Tecnologia

L’implementazione tecnologica ricopre un ruolo chiave all’interno dell’Activity Based Working in quanto permette una migliore gestione degli spazi e facilita la mobilità dei dipendenti. 

Gli uffici ABW si avvalgono di un’ampia scelta di strumenti tecnologici da poter utilizzare. Tra questi troviamo:

• Rete wireless veloce e affidabile per garantire la connettività ovunque all’interno dell’ufficio.

• Strumenti di comunicazione e collaborazione online (come Microsoft Teams, Slack, Zoom, e Google Workspace) per permettere la comunicazione in tempo reale e la collaborazione a distanza.

• Interfacce e software per la gestione degli spazi di lavoro e la prenotazione delle risorse (come sale riunioni e postazioni di lavoro).

• Sistemi di videoconferenza, essenziali per collegare team distribuiti e collaborare con clienti e partner.

• Dispositivi mobili (come laptop e tablet) per consentire ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo;

• Soluzioni di sicurezza informatica (come firewall e antivirus) per proteggere i dati aziendali e garantire la sicurezza delle comunicazioni.

• Strumenti di monitoraggio e analisi degli spazi per analizzano l’utilizzo degli spazi per ottimizzare la disposizione e l’efficienza degli ambienti di lavoro.

I Vantaggi dell’Activity Based Working per l’azienda

Anziché sul tradizionale concetto di postazione fissa, il modello Activity Based Working si concentra sulle attività svolte dalle persone, creando ambienti flessibili e adattabili. 

Viene così capovolta la tradizionale concezione del lavoro: non è più il lavoratore a conformarsi allo spazio di lavoro, ma è lo spazio di lavoro che si adatta alle esigenze del lavoratore.

Tra i principali vantaggi troviamo: l’aumento della produttività, il miglioramento del benessere e la promozione della collaborazione e dell’innovazione.

Aumento della Produttività ed Efficienza

L’Activity Based Working contribuisce a incrementare considerevolmente la produttività.

Questo miglioramento deriva infatti dalla possibilità per i dipendenti di scegliere il luogo di lavoro che meglio soddisfa le loro esigenze, in base ai compiti da svolgere, permettendo così una migliore ottimizzazione del tempo e delle risorse.

Riduzione dello stress e miglioramento del benessere

Con l’Activity Based Working gli spazi vengono progettati per migliorare il comfort e ridurre le distrazioni. Questo contribuisce a ridurre sensibilmente lo stress e migliorare quindi il benessere generale.

Inoltre, la maggiore autonomia e indipendenza dei lavoratori contribuiscono a incrementare la soddisfazione e il benessere all’interno dell’azienda.

Promozione della Collaborazione e dell’Innovazione

La creazione di spazi di lavoro comuni all’interno dell’ufficio favorisce lo sviluppo di un più forte spirito di collaborazione tra i dipendenti.

Questo comporta, inoltre, un miglioramento dell’innovazione e dello spirito creativo all’interno del team.

Come implementare l’Activity Based Working nella tua azienda

Implementare l’Activity Based Working in un’azienda richiede un approccio strutturato e strategico, composto da diversi passaggi fondamentali. 

Le tre azioni principali su cui concentrarsi sono:

• Valutazione delle Esigenze e degli Obiettivi;

• Progettazione e Configurazione degli Spazi;

• Formazione e Coinvolgimento dei Dipendenti.

Fase 1 – Valutazione delle Esigenze e degli Obiettivi

Per prima cosa occorre una valutazione approfondita delle esigenze e degli obiettivi aziendali. È quindi necessario analizzare le attività lavorative, identificare le esigenze specifiche di ciascun team e definire gli obiettivi che l’organizzazione vuole raggiungere tramite l’Activity Based Working. 

Fase 2 – Progettazione e Configurazione degli Spazi

Definiti gli obiettivi e raccolti i dati, si apre la fase di progettazione degli spazi. Questo processo comprende la configurazione di ambienti di lavoro specifici che facilitano le diverse attività svolte all’interno dell’azienda. 

Ciascuno spazio deve essere versatile e adattabile per rispondere alle mutevoli esigenze dei lavoratori.

Fase 3 – Formazione e Coinvolgimento dei Dipendenti

Per garantire che l’Activity Based Working venga efficacemente introdotto in azienda, è necessario formare tutti i membri dell’organizzazione.

Per fare ciò suggeriamo dunque di organizzare dei momenti di informazione e coinvolgimento dei lavoratori sull’utilizzo dei nuovi spazi e le regole di utilizzo degli ambienti e degli strumenti (ad esempio: prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni, utilizzo dell’area break, etc.).

Il progetto ABW di Harpaceas 

Harpaceas, società impegnata nello sviluppo dei software dagli anni ‘90, è un esempio di come progettare un ufficio secondo i principi dell’Activity Based Working.

Il progetto è nato con l’idea di raggiungere tre obiettivi fondamentali:

• Migliorare l’efficienza dei processi aziendali;

• Favorire lo sviluppo di un migliore work life balance.

• Riprogettare gli spazi e sviluppare un modello di lavoro improntati sullo smart working.

Con il supporto di Workitect, i nuovi uffici di Harpaceas sono stati progettati secondo l’approccio ABW. Nello specifico sono state create diverse aree lavorative:

• Virtual Booth e Phone Booth: cabine isolate acusticamente per telefonate e videocall.

• Informal Meeting: per riunioni estemporanee e conversazioni informali.

• Library e Aree Chiuse: spazi dedicati al lavoro di concentrazione e individuale, ideali per attività che richiedono tranquillità.

• Open Space: aree con postazioni non assegnate.

• Aree Break: per le pause e i momenti di socializzazione.

Per supportare questa nuova organizzazione degli spazi, Harpaceas ha inoltre introdotto un sistema di desk sharing. Questo ha permesso ai dipendenti di scegliere liberamente dove lavorare, prenotando di volta in volta la postazione.

Progetta i tuoi nuovi uffici con Workitect

In Workitect ci occupiamo di progettazione di uffici e spazi di lavoro. Grazie a un approccio innovativo e dinamico, abbiamo lavorato con aziende e organizzazioni quali Panasonic, Bonduelle, Gellify, Thales Alenia, Save The Children, Sodexo e Fondazione Telethon.

Attraverso la creazione di percorsi personalizzati, aiutiamo le aziende a progettare i loro nuovi spazi di lavoro seguendo i principi dell’Activity Based Working. 

Per richiedere maggiori informazioni e fissare una call conoscitiva puoi compilare il form nella pagina contatti.