Oggi, all’interno degli uffici, stanno emergendo nuove politiche mirate a migliorare la sicurezza e la riservatezza delle informazioni aziendali. Una di queste è la Clear Desk Policy, una pratica che promuove la pulizia e l’ordine delle scrivanie al termine della giornata lavorativa.
Che cos’è la Clear Desk Policy e perché dovresti implementarla in azienda
La Clear Desk Policy è fondamentale per proteggere documenti aziendali sensibili, prevenire la perdita di informazioni importanti e migliorare l’efficienza dei dipendenti.
Questa politica mira principalmente a mantenere e migliorare la sicurezza delle informazioni e dei dati, riducendo al minimo il rischio di violazioni dei dati e accessi non autorizzati.
Nello specifico, implementando la politica della scrivania pulita in azienda, è possibile:
- Ridurre il rischio di furti di dati: mantenendo le scrivanie libere da documenti sensibili, si diminuisce la possibilità che informazioni riservate vengano sottratte o visualizzate da persone non autorizzate.
- Miglioramento della concentrazione e della produttività: un ambiente di lavoro ordinato aiuta i dipendenti a concentrarsi meglio sulle loro attività, riducendo le distrazioni e aumentando quindi la produttività.
- Proiezione di un’immagine professionale e accogliente: Uno spazio di lavoro pulito e ben organizzato trasmette un’immagine di professionalità e cura, sia internamente che esternamente all’azienda, migliorando la percezione dell’azienda da parte di clienti, visitatori e dipendenti stessi.
Clear Desk Policy vs Clean Desk Policy: quali sono le differenze
Sebbene i termini possano sembrare simili, la Clear Desk Policy e la Clean Desk Policy hanno focus e obiettivi distinti, che contribuiscono in modi diversi all’efficienza e alla sicurezza dell’ambiente di lavoro.
Mentre la Clean Desk Policy si concentra sulla pulizia e l’organizzazione generale della postazione di lavor, la Clear Desk Policy si focalizza sulla sicurezza delle informazioni e dei dati.
La Clean Desk Policy prevede che le scrivanie, quando non utilizzate, vengano mantenute libere da dispositivi, documenti e qualsiasi altro materiale. La Clear Desk Policy, invece, fa specificatamente riferimento ai documenti e alle informazioni sensibili (ad esempio: buste paga, documenti bancari, comunicazioni riservate).
Entrambe le politiche sono essenziali per un ambiente di lavoro ordinato e sicuro, ma, come abbiamo visto, si concentrano su aspetti diversi della gestione dello spazio di lavoro.
L’adozione congiunta di entrambe può contribuire significativamente alla sicurezza delle informazioni e alla creazione di un ambiente di lavoro produttivo e organizzato.
I vantaggi della Clear Desk Policy
L’adozione di questa politica offre diversi vantaggi. Vediamoli nel dettaglio.
Sistema di sicurezza aziendale più solido
Il principale vantaggio derivante dall’adozione della politica della scrivania pulita è l’incremento e il miglioramento della sicurezza delle informazioni aziendali. Riducendo il numero di documenti e dispositivi tecnologici lasciati incustoditi sulle scrivanie, si diminuisce significativamente il rischio di furto o la perdita di dati sensibili.
Questa pratica aiuta anche le aziende a conformarsi alle linee guida del GDPR sulla protezione dei dati personali.
Conformità agli Standard di Sicurezza: Come la Clear Desk Policy Facilita la Certificazione ISO 27001
Se la tua azienda è intenzionata a ottenere la certificazione ISO 27001, è importante sapere che questo standard di sicurezza delle informazioni richiede effettivamente l’adozione della Clear Desk Policy.
La ISO 27001, infatti, è uno standard internazionale per la gestione della sicurezza delle informazioni, progettato per aiutare le organizzazioni a proteggere i loro dati in modo sistematico e proattivo.
Promozione della cultura aziendale
Implementare in azienda una politica di Clear Desk Policy responsabilizza e sensibilizza i lavoratori. Promuovendo una gestione attenta delle informazioni aziendali, si favorisce l’adozione di buone pratiche che possono estendersi anche ad altre aree lavorative.
Gli elementi imprescindibili della Clear Desk Policy
Per poter implementare efficacemente la Clear Desk Policy in azienda, occorre garantire la presenza di una serie di elementi imprescindibili che ne assicurino il successo.
Comunicazione chiara
È importante comunicare in modo chiaro ed efficace, a tutti i membri dell’organizzazione, la decisione di introdurre la Clear Desk Policy. Questa comunicazione può avvenire tramite incontri, l’utilizzo di una guida e corsi di formazione. I lavoratori devono essere resi partecipi nel processo di implementazione.
Utilizzo di strumenti e risorse adeguate
Il successo di questa politica dipende anche dalla disponibilità di strumenti come tritadocumenti, lockers e sistemi di archiviazione digitale. Questi permettono ai dipendenti di tutelare le informazioni e i dati aziendali sensibili.
Introduzione di politiche di sicurezza
La Clear Desk Policy richiede un robusto apparato di sicurezza aziendale. Questo implica l’introduzione di procedure essenziali come:
- la gestione e lo smaltimento sicuro dei documenti;
- la revisione periodica delle procedure di sicurezza.
Queste procedure devono essere integrate e supportate da altre politiche aziendali per garantirne l’efficacia.
Monitoraggio e valutazione dei processi
Una volta introdotta la Clear Desk Policy, occorre monitorare la sua efficacia. Questa analisi avviene tramite una serie di controlli e feedback. I dati ricavati dal monitoraggio serviranno per migliorare l’applicazione e l’efficacia complessiva della politica.
Nomina del Responsabile della Clear Desk Policy
Nominare un responsabile della Clear Desk Policy, a cui fare affidamento in caso di dubbi e necessità, è sicuramente utile per garantire l’efficacia e il rispetto di questa politica.
Il responsabile ha il compito di:
- fornire chiarimenti e rispondere alle domande dei lavoratori;
- monitorare il rispetto della policy all’interno dell’azienda, effettuando controlli periodici e audit;
- organizzare sessioni di formazione continua per garantire che tutti i dipendenti siano aggiornati sulle procedure e sulle migliori pratiche;
- collaborare con il team di sicurezza per identificare e risolvere eventuali vulnerabilità o problemi legati alla gestione delle informazioni.
Esempio di Clear Desk Policy
Riportiamo qui di seguito alcune norme che dovrebbero essere presenti in una Clear Desk Policy aziendale:
- Carta e supporti informatici devono essere conservati in appositi armadi o lockers opportunamente chiusi a chiave o per mezzo di lucchetti.
- Informazioni riservate, sensibili o classificate, una volta stampate, devono essere rimosse immediatamente dalle stampanti.
- Fogli contenenti informazioni sensibili o personali devono essere eliminati per mezzo della tritadocumenti.
- Non stampare le email per leggerle.
- I lavoratori, quando lasciano la postazione, devono sempre spegnere il PC o impostare il blocco schermo protetto da password.
- Le password non devono essere annotate su/sotto al computer o in qualsiasi altra posizione accessibile.
- Prima della pausa pranzo e al termine della giornata lavorativa, liberare sempre la scrivania.
Come implementare la Clear Desk Policy in azienda: affidati a Workitect
Adottare politiche di Clear e Clean Desk Policy garantisce un ambiente di lavoro sicuro, ordinato ed efficiente.
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