Come gestire il lavoro in ufficio è una sfida che richiede attenzione, organizzazione e capacità di leadership. Un buon coordinamento del team migliora la produttività, la qualità del lavoro svolto, oltre a favorire un clima positivo all’interno dell’azienda.
In questo articolo, parleremo dei quattro punti cardine da seguire per gestire in modo efficace il lavoro del team in ufficio.
Punto 1: Comunicazione chiara e aperta
La comunicazione è la colonna portante di una gestione efficace del lavoro. Senza una comunicazione chiara, precisa e aperta, i membri del team possono facilmente sentirsi disorientati, fraintesi o esclusi.
Per far sì che tutti siano allineati e consapevoli delle aspettative, ecco alcune pratiche da adottare:
Come gestire il lavoro in ufficio: organizza riunioni periodiche
Organizzare riunioni periodiche permette a tutti i membri del team di essere informati sui progressi del progetto, sulle attività che devono essere svolte e sugli eventuali cambiamenti.
Ogni riunione dovrebbe avere un’agenda, definita in anticipo, contenente la scaletta degli argomenti che verranno trattati, per consentire a tutti i partecipanti di arrivare preparati.
Crea canali di comunicazione specifici
Creare canali di comunicazione specifici per i vari progetti o dipartimenti è utile per gestire il lavoro in ufficio e garantire che le informazioni rilevanti siano facilmente accessibili a tutti.
I canali possono essere:
- Slack: piattaforma di messaggistica istantanea che permette di creare canali diversi e inviare messaggi diretti. Inoltre, offre integrazioni con altre app.
- Microsoft Teams: strumento di collaborazione che offre chat, videochiamate e offre integrazioni con le applicazioni di Microsoft 365.
- Google Chat: servizio di messaggistica di Google Workspace che permette di comunicare tramite chat e stanze virtuali.
- Discord: originariamente creato per i gamers, è oggi utilizzato da molte aziende per la creazione di canali dedicati, invio di messaggi diretti e chiamate vocali e video.
Implementa un sistema di feedback continuo
Fornire feedback costruttivi che evidenziano sia i punti di forza che le aree di miglioramento permette di ottimizzare i processi di lavoro, oltre a migliorare il clima aziendale e i rapporti interpersonali.
In questo senso, consigliamo di organizzare periodicamente incontri one-to-one con i membri del team per discutere delle performance e delle aspettative future.
Punto 2: Pianificazione e organizzazione
Una pianificazione accurata e un’organizzazione efficiente permettono di gestire meglio il lavoro del team, ridurre lo stress, evitare confusione e, soprattutto, garantire che tutti sappiano cosa fare e quando farlo.
Come gestire il lavoro in ufficio: individua obiettivi chiari e raggiungibili
Stabilire obiettivi chiari e raggiungibili è il primo passo per una buona gestione del lavoro. Gli obiettivi dovrebbe sempre essere SMART, acronimo che sta per:
- Specifici: gli obiettivi devono essere chiari e specifici, non vaghi o generici.
- Misurabili: deve essere possibile misurate i progressi e i successi.
- Achievable (Raggiungibili): gli obiettivi devono essere realistici e raggiungibili con le risorse disponibili.
- Rilevanti: gli obiettivi devono essere rilevanti per l’organizzazione.
- Temporizzati: devono avere una scadenza temporale precisa.
Implementare il principio SMART nella definizione degli obiettivi aiuta a migliorare la gestione del lavoro, facilitando il raggiungimento dei risultati desiderati.
Utilizza strumenti per gestire le attività
Per svolgere le attività in maniera efficace ed efficiente, è utile affidarsi a uno strumento di gestione del lavoro al fine di migliorare la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione all’interno del team.
Esistono molteplici tool progettati per gestire progetti e task, tra cui:
- Asana: permette di coordinare progetti complessi, assegnare compiti specifici e seguire il loro avanzamento tramite una chiara interfaccia visiva.
- Jira: è una delle soluzioni più complete per la gestione dei progetti. Permette di pianificare, monitorare e gestire i progetti e si adatta a diversi tipi di workflow.
- Trello: con il suo sistema di bacheche e schede, offre una soluzione flessibile e intuitiva per tracciare le attività e collaborare in tempo reale.
- Monday: offre una piattaforma visiva e personalizzabile per gestire progetti e flussi di lavoro.
- Wrike: fornisce strumenti per la gestione dei progetti, la pianificazione delle risorse e la collaborazione in tempo reale, con una forte enfasi sulle funzionalità di reporting.
- ClickUp: Un tool versatile che combina la gestione delle attività, dei documenti e delle risorse, offrendo una vasta gamma di dashboard e funzionalità.
Molte di queste piattaforme offrono integrazioni con altri software aziendali, centralizzando tutte le informazioni e le attività in un unico luogo e semplificando, di fatto, la gestione dei progetti.
Inoltre, sempre attraverso questi tool, è possibile creare timeline di progetto che permettono di organizzare il lavoro in modo sistematico,identificare rapidamente i colli di bottiglia e allocare le risorse in modo efficiente.
Punto 3: Delega
Delegare correttamente significa assegnare i compiti giusti alle persone giuste, sfruttando al meglio le loro competenze e capacità di ognuno. Questo processo richiede una conoscenza approfondita del team, una valutazione accurata delle competenze, nonché la fornitura di risorse e strumenti adeguati.
Come gestire il lavoro il ufficio: conosci il team
Per delegare in modo efficace, è fondamentale conoscere bene i membri del team, le loro capacità, i loro punti di forza e le loro aree di miglioramento. A tal proposito, condurre valutazioni regolari delle competenze aiuta a capire chi è più adatto a svolgere determinati compiti. Queste valutazioni possono essere effettuate tramite colloqui individuali, feedback a 360 gradi e osservazioni sul campo.
Mantieni un dialogo aperto
Mantenere un dialogo aperto con i membri del team permette di conoscere in modo approfondito le aspirazioni e gli interessi professionali di ciascuno.
Le conversazioni periodiche (formali e informali), possono rivelare importanti informazioni sulle ambizioni di carriera e sui desideri di sviluppo personale dei collaboratori.
Fornisci risorse e strumenti adeguati
Per gestire il lavoro in ufficio occorre anche fornire ai membri del team tutto il necessario per svolgere le attività. Questo include: strumenti, software e informazioni.
Punto 4: Ambiente di lavoro positivo
Un ambiente che promuove la collaborazione, la creatività e il benessere può fare una grande differenza nella performance complessiva e facilitare così la gestione del lavoro. Per fare ciò occorre:
Introduci programmi di formazione
Organizzare ciclicamente workshop e momenti di formazione aiuta a gestire il lavoro in ufficio e permette ai lavoratori di imparare a organizzare il proprio tempo in modo efficiente, ridurre lo stress e prevenire il burnout.
Come gestire il lavoro in ufficio: organizza attività di team building
Organizzare attività di team building rafforza i legami tra le persone e promuove un ambiente di lavoro più coeso e collaborativo. Queste attività migliorano la comunicazione, aumentano la fiducia reciproca e favoriscono un clima di lavoro positivo, tutti elementi fondamentali per un gestire al meglio il lavoro in ufficio.
In un nostro precedente articolo suggeriamo una serie di attività di team building che possono essere proposte in azienda.
Promuovi il benessere aziendale
Per promuovere efficacemente il benessere dei lavoratori, suggeriamo di adottare diverse iniziative. Tra le più importanti meritano sicuramente di essere citate:
- Politiche flessibili: questo include l’introduzione di orari di lavoro flessibili e l’applicazione di modelli di lavoro ibridi, che permettono ai lavoratori di gestire meglio i propri impegni personali e professionali.
- Spazi stimolanti: anche la progettazione degli spazi di lavoro riveste un ruolo importante per il benessere dei lavoratori. Creare spazi accoglienti e stimolanti contribuisce a far lavorare le persone in modo più produttivo, sereno ed efficace.
- Counseling e coaching: offrire accesso a programmi per supportare i dipendenti nello sviluppo personale e professionale è forse la strategia più efficace e di immediato impatto per la promozione del benessere sul luogo di lavoro. Questi programmi di supporto psicologico offrono ai lavoratori un luogo sicuro dove poter discutere le loro preoccupazioni e ricevere consulenza professionale.
Come gestire il lavoro in ufficio: affidati a Workitect
Come abbiamo visto, gestire il lavoro del team in ufficio richiede una combinazione di più elementi. Seguire i quattro punti cardine elencati nell’articolo aiuterà certamente la tua organizzazione a migliorare la produttività e la soddisfazione dei membri.
In Workitect accompagniamo le persone verso nuovi modi di lavorare. Progettiamo e realizziamo spazi di lavoro sostenibili partendo dall’analisi dei dati e dalle esigenze dell’organizzazione. Costruiamo percorsi di formazione e change management.
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