Dopo i costi del personale, lo spazio ufficio rappresenta una delle voci di spesa più importanti per qualsiasi azienda. Alla luce della crescente diffusione del lavoro ibrido, molte realtà stanno valutando la possibilità di organizzare al meglio gli spazi, per migliorare la produttività e impattare positivamente sui costi.
In questo articolo scopriremo come organizzare in modo efficiente gli spazi di lavoro, con consigli pratici e soluzioni utili per sfruttare al meglio ogni ambiente.
Perché ottimizzare gli spazi è importante?
Negli ultimi anni, l’aumento dei costi immobiliari ha reso l’ottimizzazione degli spazi un tema cruciale, soprattutto per le aziende con uffici situati in città densamente popolate come Milano, Roma, Genova e Torino.
La gestione efficiente degli spazi non è però solo una questione economica. Uno studio condotto da Savills UK e intitolato “What Workers Want” ha evidenziato l’importanza di un layout ben progettato per la produttività e il benessere dei lavoratori. Il 65% degli intervistati ritiene che un ambiente lavorativo ben organizzato possa migliorare significativamente la produttività.
Del resto, i benefici che un’azienda può trarre da una buona organizzazione degli spazi sono diversi:
- Miglioramento del benessere: spazi ben organizzati e ordinati contribuiscono a ridurre lo stress e aumentano la sensazione di controllo sull’ambiente.
- Aumento della produttività: un ambiente funzionale elimina distrazioni e facilita il focus sulle attività.
- Maggiore sostenibilità: ottimizzare significa ridurre gli sprechi e massimizzare l’utilizzo delle risorse disponibili.
Activity-Based Working: come organizzare il layout degli uffici
L’Activity-Based Working (ABW) è un modello organizzativo strategico che si basa sull’idea che le persone, per svolgere le loro attività in modo ottimale, necessitano di una varietà di ambienti lavorativi, una tecnologia adeguata e una cultura aziendale efficace.
Secondo questo approccio, gli spazi di lavoro devono adattarsi alle esigenze dei lavoratori e agevolare lo svolgimento delle diverse attività, che, lo stesso modello raggruppa in quattro macro-categorie:
- Concentrazione: attività che richiedono focus e assenza di distrazioni.
- Collaborazione: attività che necessitano di spazi dedicati al lavoro di gruppo e al brainstorming.
- Contemplazione: attività che hanno bisogno di spazi per rilassarsi, riflettere o prendersi una pausa.
- Comunicazione: attività che devono essere svolte in ambienti dedicati alle interazioni, come le sale riunioni.
Supponiamo che alcuni lavoratori siano incaricati, una volta al mese, di rendicontare determinate attività. Un open space non è certo l’ambiente ideale per svolgere questa attività. Occorrerebbe uno spazio silenzioso, meglio ancora se insonorizzato, per permettere la massima concentrazione senza distrazioni esterne.
Soluzioni pratiche per organizzare gli spazi di lavoro
Ecco alcune soluzioni pratiche e facilmente implementabili per migliorare l’organizzazione degli spazi di lavoro di un’azienda:
Utilizza arredi multifunzionali
Gli arredi multifunzionali rappresentano una soluzione utile e versatile per organizzare gli spazi di lavoro in modo efficiente. Si tratta di mobili progettati per svolgere più funzioni contemporaneamente o per adattarsi a esigenze diverse, ottimizzando lo spazio.
Grazie alla loro versatilità, gli arredi multifunzionali sono particolarmente indicati in contesti lavorativi dove flessibilità e adattabilità sono prioritarie, come negli open space o negli uffici di dimensioni ridotte.
Ecco alcune idee pratiche per il contesto ufficio:
- Scrivanie regolabili in altezza: ideali per trasformarsi in tavoli per riunioni o per alternare il lavoro in piedi e da seduti, favorendo il benessere ergonomico.
- Scaffalature componibili: si adattano facilmente a diverse configurazioni, risultano perfette per creare divisori tra diverse aree di lavoro.
- Sedute impilabili o pieghevoli: rappresentano una soluzione salvaspazio in quanto possono essere riposte quando non utilizzate.
- Pareti attrezzate multifunzionali: integrano vani portaoggetti, pannelli per appunti o supporti tecnologici come monitor, offrendo soluzioni pratiche e organizzate.
Sfrutta le pareti mobili nell’organizzazione degli spazi di lavoro
Le pareti mobili sono una soluzione versatile che consente di creare zone separate all’interno di un unico ambiente. Queste strutture permettono di segmentare un open space in diverse aree più piccole, senza interventi edilizi permanenti.
Opta per pareti mobili insonorizzate per garantire una maggiore privacy e ridurre il rumore.
Migliora gli ambienti attraverso l’illuminazione e i colori
L’illuminazione e i colori giocano un ruolo fondamentale nella percezione e funzionalità degli spazi.
- Colori chiari: utilizza tonalità come bianco, beige e pastello per amplificare la sensazione di spaziosità e riflettere meglio la luce.
- Luce naturale: ove possibile, massimizza l’ingresso della luce solare con grandi finestre o pannelli di vetro.
- Illuminazione artificiale: usa lampade a LED con tonalità regolabili per adattare la luminosità alle esigenze del momento.
Integra soluzioni smart
La tecnologia smart può rendere gli spazi più efficienti e funzionali. Alcuni esempi:
- Sensori di movimento: per accendere le luci solo quando necessario, riducendo i consumi energetici.
- App di monitoraggio: per analizzare l’utilizzo degli spazi in tempo reale e identificare le aree meno sfruttate.
- Arredi con prese USB integrate: per eliminare la necessità di cavi e adattatori ingombranti.
Come evitare gli errori più comuni nell’organizzazione degli spazi di lavoro
Organizzare gli spazi di lavoro richiede attenzione ai dettagli e un approccio strategico per evitare di compromettere il comfort e l’efficienza degli ambienti.
Ecco i principali errori da evitare e i consigli per impattare positivamente su produttività, benessere e soddisfazione dei dipendenti.
Sottovalutare l’importanza dell’acustica
Un ambiente di lavoro rumoroso può essere estremamente dannoso per la concentrazione e la produttività, specialmente in uffici open space.
Un’eccessiva esposizione al rumore in ufficio, infatti, può aumentare i livelli di stress e ridurre la capacità di mantenere l’attenzione sulle attività.
Per ridurre il rumore e migliorare l’acustica degli spazi di lavoro, ecco alcune soluzioni pratiche:
- Pannelli fonoassorbenti: sono progettati per assorbire il suono piuttosto che rifletterlo. Sul mercato sono disponibili diversi tipi, ciascuno caratterizzato da specifiche funzionalità e materiali.
- Moquette e tappeti: questi elementi aiutano ad assorbire il rumore dei passi e migliorano l’isolamento acustico degli spazi.
- Divisori acustici mobili: sono ideali per creare zone di concentrazione senza intervenire strutturalmente sull’ambiente.
- Materiali naturali: legno, sughero e tessuti pesanti possono contribuire a migliorare l’assorbimento del suono, offrendo anche un tocco estetico piacevole.
Ignorare la flessibilità
Le esigenze di un’azienda possono evolvere molto rapidamente: in pochi mesi un’organizzazione potrebbe avere la necessità di assumere personale, aumentando il numero di postazioni, oppure decidere di ridimensionare alcune aree a favore di altre funzioni operative.
Ecco due soluzioni pratiche per aumentare la flessibilità e organizzare meglio gli spazi di lavoro:
- Utilizzare arredi dotati di ruote: arredi mobili permettono di adattare gli spazi alle necessità quotidiane con estrema facilità.
- Implementare il desk sharing: introdurre un sistema di condivisione delle scrivanie aiuta a ottimizzare l’uso degli spazi, specie in contesti dove i dipendenti non lavorano quotidianamente in ufficio. A tal proposito, abbiamo ideato una guida gratuita che spiega come introdurre efficacemente il desk sharing in azienda. Puoi scaricarla qui.
Trascurare gli spazi per il relax nell’organizzazione degli spazi di lavoro
Spazi dedicati al relax, come le aree break, sono fondamentali per garantire ai lavoratori un ambiente dove possano rigenerarsi fisicamente e mentalmente, oltre che svolgere attività pratiche come conservare e consumare il cibo.
Eliminare questi ambienti per guadagnare più postazioni di lavoro è un errore comune, che spesso porta a una maggiore insoddisfazione e a una riduzione del benessere complessivo.
Non coinvolgere i dipendenti nella progettazione degli spazi
Uno degli errori più comuni nella riorganizzazione degli spazi di lavoro è non coinvolgere coloro che più di tutti li utilizzeranno: i dipendenti.
Questa mancanza di dialogo può infatti portare a soluzioni inefficaci o poco apprezzate, generando insoddisfazione e una scarsa percezione di attenzione da parte dell’azienda nei confronti del personale.
Coinvolgere attivamente i lavoratori nel processo di progettazione è fondamentale per garantire che gli spazi rispondano realmente alle loro esigenze.
In Workitect, coinvolgiamo attivamente i lavoratori nel processo di progettazione degli uffici. Lo facciamo attraverso strumenti che ci permettono di comprendere le loro necessità e i loro desideri, favorendo così l’adozione di soluzioni efficaci e mirate.
Conclusione
Organizzare gli spazi di lavoro in modo efficiente è una delle principali leve strategiche per ottimizzare i costi, migliorare il benessere e incrementare la produttività.
Adottando i consigli riportati nell’articolo è possibile creare ambienti che ispirano e supportano le persone nel raggiungimento dei loro obiettivi, rispondendo alle esigenze del management.
Per questo il nostro consiglio è di organizzare il layout degli spazi utilizzando un approccio orientato al futuro. Questo significa progettare ambienti che rispondano alle esigenze attuali, e che siano anche pronti ad accogliere possibili cambiamenti futuri.
