Desk Sharing Policy: come costruire regole efficaci per l’ufficio

Diciamo ai nostri collaboratori che da domani non avranno più una scrivania fissa, ma siamo davvero pronti a fare lo stesso? A sederci accanto a qualcuno con cui non abbiamo mai scambiato più di due parole? A uscire ogni mattina dalla nostra comfort zone, abbandonando abitudini radicate e punti di riferimento consolidati? In uno scenario così, avere una desk sharing policy ben definita non è un dettaglio: è una condizione essenziale per rendere questo cambiamento sostenibile e condiviso.

Del resto, il desk sharing cambia le regole del gioco: ridefinisce il modo in cui ci muoviamo nello spazio, come costruiamo relazioni e come viviamo la quotidianità lavorativa. Senza una progettazione accurata e senza un sistema di regole chiaro e interiorizzato da tutti, può facilmente generare smarrimento, frustrazione o conflitti.

Al contrario, quando è introdotto con cura, accompagnamento e trasparenza, diventa uno strumento potente. Può attivare nuovi comportamenti, rafforzare la flessibilità, migliorare l’efficienza e stimolare una cultura più aperta e collaborativa. A patto che sia supportato da una policy coerente, che orienti le persone, chiarisca le aspettative e contribuisca a creare un’esperienza positiva di spazio condiviso.

In questo articolo esploriamo come costruire una desk sharing policy efficace: non un insieme di regole imposte, ma una guida operativa per fare funzionare davvero la condivisione delle scrivanie.

Perché serve una Desk Sharing Policy

Il desk sharing è più di una semplice misura organizzativa per ridurre le postazioni. Come scritto nel paragrafo precedente, rappresenta un cambiamento profondo che riguarda il modo in cui le persone abitano l’ufficio, si relazionano tra loro e percepiscono il proprio ruolo all’interno dell’organizzazione.

Ridefinisce il significato stesso dello spazio di lavoro.

Togliere la scrivania fissa significa toccare qualcosa di intimo: il proprio territorio, le proprie abitudini, la propria routine. Per questo non può esserci improvvisazione. Serve una desk sharing policy che aiuti a orientarsi, espliciti le nuove regole di comportamento e faccia da ponte tra le esigenze dell’organizzazione e quelle delle persone.

Una policy ben costruita rende chiari gli obiettivi del cambiamento e mette tutti nelle condizioni di parteciparvi con consapevolezza. Evita ambiguità, previene fraintendimenti e rafforza la fiducia nel processo di trasformazione.

Come riportato dalla ricerca The Value of Variety di Leesman, la percentuale di dipendenti che lavorano in postazioni assegnate è passata dal 60% nel 2020 al 40% nel 2023. Un dato che conferma una tendenza crescente verso modelli di lavoro più flessibili, dove il desk sharing si diffonde rapidamente. Ma per funzionare, va accompagnato da una policy solida, capace di tradurre l’innovazione spaziale in un’esperienza positiva e sostenibile per tutte le persone coinvolte.

Quando manca una policy:

• il desk sharing rischia di essere percepito come una privazione;

• possono nascere incertezze su chi ha accesso alle postazioni e quando;

• aumentano stress, senso di disorientamento e percezioni di iniquità.

Una policy di desk sharing efficace non impone, accompagna. Delinea un perimetro entro cui le persone possono muoversi con chiarezza, autonomia e rispetto reciproco.

Cosa deve includere una buona Desk Sharing Policy

Chi pensa che una policy sia solo un documento tecnico non ha ancora sperimentato cosa accade quando si chiede alle persone di condividere le scrivanie. Le regole servono per evitare che il caos prenda il sopravvento, ma soprattutto per creare un contesto basato su fiducia, trasparenza e reciprocità. Quando non si sa cosa è permesso, cosa è atteso e cosa ci si può aspettare dagli altri, ogni giorno rischia di iniziare con un’incertezza. 

In un contesto di spazi condivisi, anche il minimo dettaglio può fare la differenza tra un sistema che funziona e uno che genera frustrazione, rigidità, inefficienze e malumori.

Una desk sharing policy ben scritta fornisce un perimetro chiaro, dentro cui le persone possono muoversi con autonomia, consapevolezza e rispetto. Questi sono gli elementi che non devono mancare.

1. Obiettivi e principi guida

La desk sharing policy deve iniziare spiegando il senso del cambiamento. È stata introdotta per valorizzare lo spazio e ridurre gli sprechi? Per sostenere una nuova cultura manageriale? Dichiarare gli obiettivi non è un formalismo: aiuta a dare coerenza alle regole e legittima l’intervento organizzativo.

Ricordiamoci che non stiamo solo cambiando la disposizione di mobili e scrivanie, ma ridisegnando un ecosistema di lavoro. Serve un patto nuovo tra persone e organizzazione, basato su trasparenza, responsabilità e fiducia.

2. Prenotazione delle postazioni

Nella desk sharing policy occorre specificare nel dettaglio come si possono prenotare le postazioni. Tra le domande da chiarire:

• È necessario un software o un’app? Se sì, quale?

• Quanto tempo prima si può prenotare una scrivania?

• Quanto dura la prenotazione? È possibile modificarla o annullarla?

• Cosa accade se non si occupa la postazione prenotata entro un certo limite?

• Esistono zone riservate a team, funzioni o attività specifiche?

Il sistema deve essere facile da usare e accessibile a tutti. Se si decide di utilizzare un software o un’app, è importante che la piattaforma sia intuitiva, compatibile con i dispositivi in uso e ben integrata con gli strumenti aziendali già esistenti.

In genere si adottano piattaforme digitali che permettono di gestire la prenotazione via desktop o app mobile, integrando eventualmente funzionalità aggiuntive come:

• visualizzazione interattiva della mappa degli spazi;

• QR code per il check-in e il check-out;

• stato di occupazione delle postazioni in tempo reale;

• promemoria automatici o notifiche push.

Molte organizzazioni seguono la logica del “first come, first served”: chi prenota per primo ha diritto alla postazione desiderata. Questo modello, seppur immediato, può generare nel tempo situazioni di squilibrio: alcune persone riescono sempre a prenotare le postazioni migliori, mentre altre faticano a trovare disponibilità.

Per evitare questi problemi, è utile prevedere regole di bilanciamento, come:

• limiti settimanali al numero di prenotazioni per persona;

• finestre temporali differenziate per ruoli o team;

• rotazione tra zone, per garantire equità d’uso;

• cancellazione automatica della prenotazione se non si effettua il check-in entro un certo orario.

Queste accortezze aiutano a garantire trasparenza, distribuzione equa delle risorse e a prevenire tensioni interne legate all’uso dello spazio.

3. Clean Desk Policy

Il desk sharing funziona solo se accompagnato da una clean desk policy, ovvero un documento che raccoglie le linee guida aziendali su come lasciare la postazione di lavoro al termine delle attività quotidiane.

L’obiettivo è garantire ordine, igiene e neutralità negli spazi condivisi e facilitare la rotazione tra colleghi.

La clean desk policy chiarisce cosa è consentito e cosa non lo è, rendendo esplicite le responsabilità individuali e collettive. Dovrebbe includere i seguenti elementi:

• Divieto di lasciare oggetti personali sulla scrivania a fine giornata: le postazioni devono restare neutre, pronte per il prossimo utilizzo.

• Uso di lockers o armadietti personali per riporre effetti personali, materiali di lavoro temporanei o dispositivi.

• Responsabilità individuale nella pulizia della postazione prima di lasciarla, con eventuale fornitura di kit igienici (salviette, spray, ecc.) da parte dell’azienda.

• Promozione della digitalizzazione per ridurre l’uso della carta, semplificare l’organizzazione e limitare la necessità di conservare materiali fisici in ufficio.

• Comunicazione e controlli regolari, affidati a team leader o figure dedicate. Non servono approcci punitivi, ma è fondamentale mantenere vivo il senso collettivo di cura dello spazio.

Nel desk sharing, il modo in cui si lascia una scrivania riflette la cultura aziendale. Una postazione pulita, ordinata e pronta all’uso è un segno di rispetto verso i colleghi e un elemento essenziale per garantire continuità e qualità del lavoro.

Per approfondire questi aspetti, abbiamo realizzato una guida completa alla clean desk policy: uno strumento pratico per trasformare il buon senso in regole condivise. Il documento è gratuito e scaricabile qui.

4. Standard delle postazioni

Nel desk sharing, tutte le postazioni devono offrire un livello omogeneo di comfort, funzionalità e accesso alle risorse. Questo non significa che ogni scrivania debba essere identica nei dettagli, ma che tutte garantiscano le stesse condizioni operative minime per permettere a chiunque di lavorare con efficienza, sicurezza e comodità. 

La desk sharing policy deve prevedere questi standard per assicurare equità e usabilità in ogni postazione disponibile.

Una postazione standard dovrebbe includere:

• Sedia ergonomica regolabile in altezza, conforme ai requisiti di salute e sicurezza, che offra un adeguato supporto lombare e si adatti a diverse posture.

• Monitor di dimensioni adeguate e orientabile, per ridurre l’affaticamento visivo e migliorare la postura durante l’utilizzo prolungato.

• Docking station universale, ovvero un dispositivo che consenta a chiunque, con qualsiasi tipo di laptop, di collegarsi facilmente a monitor, tastiera, mouse, alimentazione e rete.

• Prese di corrente e connessioni facilmente accessibili, senza la necessità di spostare arredi o utilizzare adattatori aggiuntivi.

• Illuminazione adeguata, che garantisca comfort visivo e riduca l’affaticamento.

Definire uno standard minimo di attrezzatura e qualità garantisce che ogni dipendente possa trovare le stesse condizioni operative indipendentemente dalla scrivania occupata. 

Questo riduce i tempi di adattamento, aumenta la soddisfazione e previene disuguaglianze percepite tra postazioni “migliori” e “peggiori”.

5. Ruoli e responsabilità

Per garantire il corretto funzionamento di un sistema di desk sharing, è importante che la policy specifichi con chiarezza chi fa cosa. Definire i ruoli riduce le ambiguità e rafforza il senso di responsabilità all’interno dell’organizzazione.

• Il dipendente è responsabile della postazione per tutta la durata della sua occupazione. Questo include il rispetto delle regole di prenotazione, la cura delle attrezzature, il mantenimento dell’ordine e la corretta igienizzazione prima di lasciarla.

• Il reparto IT ha il compito di garantire il funzionamento delle tecnologie condivise (monitor, docking station, connettività, prenotazione), offrendo supporto rapido in caso di problemi tecnici e aggiornando gli strumenti in base alle esigenze.

• I team leader svolgono un ruolo chiave nell’accompagnare i collaboratori nel cambiamento. Facilitano il rispetto delle regole all’interno del gruppo, raccolgono feedback e si fanno da ponte tra persone e organizzazione per segnalare eventuali criticità o richieste di adattamento.

Quando tutti conoscono il proprio ruolo, il sistema funziona con maggiore fluidità e riduce i margini di conflitto o malintesi.

6. Ambiti d’eccezione

Non tutte le attività e non tutti i profili si adattano facilmente al desk sharing. La policy deve quindi prevedere eccezioni regolamentate, per rispondere a esigenze specifiche senza compromettere l’equità percepita.

Esempi comuni includono:

• Persone con disabilità o esigenze ergonomiche particolari, che possono necessitare di attrezzature personalizzate o di postazioni continuative.

• Ruoli che richiedono continuità spaziale, come le figure di accoglienza o front office.

• Team di progetto o gruppi cross-funzionali impegnati su task intensivi a breve termine, che possono beneficiare della permanenza in un’area dedicata.

Queste eccezioni devono essere definite con criteri chiari e trasparenti, e comunicate all’intera organizzazione. 

L’obiettivo è evitare percezioni di favoritismo, garantendo che ogni deroga sia giustificata, documentata e limitata nel tempo, in linea con i principi generali della policy.

7. Monitoraggio e feedback

Per essere davvero efficace, una desk sharing policy deve essere uno strumento vivo, capace di adattarsi nel tempo e di evolvere insieme all’organizzazione. Per questo è fondamentale prevedere meccanismi di ascolto, revisione e aggiornamento continui.

Elementi chiave:

• Revisioni periodiche della policy, con cadenza annuale o biennale, oppure in seguito a cambiamenti organizzativi significativi (ad esempio: riorganizzazioni, cambi di sede, variazioni nelle modalità di lavoro, etc.).

• Canali di ascolto attivi, come sondaggi anonimi per raccogliere feedback, segnalazioni e suggerimenti al fine di individuare criticità e opportunità di ottimizzazione.

Il coinvolgimento bottom-up è decisivo per il successo del desk sharing: le persone devono sentirsi parte attiva del processo, non semplici destinatari di regole imposte. Solo così la policy può evolvere in modo coerente con la cultura organizzativa e rispondere davvero ai bisogni emergenti.

Conclusione: più che regole, strumenti di cultura

Una desk sharing policy ben scritta è un vero e proprio strumento di cultura organizzativa. Supporta il passaggio da un modello statico a uno più dinamico, collaborativo e basato sulla fiducia. 

Non si tratta semplicemente di “spostare sedie” o eliminare postazioni fisse: ma tratta di ripensare il modo in cui le persone vivono l’ufficio, con responsabilità, flessibilità e cura condivisa degli spazi.

Per approfondire l’argomento e aiutarti a capire come implementare un sistema di desk sharing in ufficio, abbiamo realizzato una guida gratuita che spiega come passare dalla teoria all’azione, utile per HR Manager, Facility Manager, People Manager e chiunque stia guidando una trasformazione degli spazi di lavoro.