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Hot Desking: che cos’è e cosa lo differenzia dal Desk Sharing

Il termine “hot desking” significa letteralmente “scrivania calda” e indica l’utilizzo da parte delle persone di postazioni di lavoro non assegnate. Secondo questa modalità, anziché lavorare su una specifica scrivania, i membri di un’organizzazione possono utilizzare le postazioni che preferiscono.

Il sistema del’hot desking si basa sull’idea di ottimizzazione degli spazi di lavoro, una tendenza che sempre più aziende scelgono di adottare al fine di aumentare la varietà degli ambienti e favorire una loro migliore fruizione.

Anziché assegnare a ciascun lavoratore una scrivania, attraverso l’hot desking si configura un sistema in cui le postazioni sono condivise e utilizzabili da chiunque, senza però possibilità di prenotazione.

hot desking

Nonostante questa modalità sia diventata popolare nel corso degli ultimi dieci anni, il concetto alla base si è sviluppato molto prima e in tutt’altro campo. Nelle organizzazioni militari, specie all’interno dei sottomarini, i posti letto vengono solitamente utilizzati a rotazione (c.d. “hot racking” o “hot bedding”); così chi lavora su turni si trova a spartire la branda con uno o più colleghi.

A cavallo fra gli anni ’80 e ’90 questa modalità di condivisione è stata introdotta anche negli uffici, non ottenendo però grandi consensi. Lo sviluppo di sistemi tecnologici sempre più all’avanguardia e il diffondersi dello Smart Working hanno certamente favorito la sua espansione a partire dal 2010.

Hot Desking vs. Desk Sharing

Spesso le modalità di lavoro hot desking e desk sharing vengono erroneamente considerate come sinonimi, in realtà presentano una importante differenza.

Hot Desking

L’hot desking è una formula di prenotazione delle scrivanie estemporanea, che non richiede una programmazione preventiva. Generalmente questo sistema viene introdotto in realtà o reparti che operano su turni (come società che offrono assistenza telefonica h24) o che lavorano prevalentemente all’esterno dell’azienda (commerciali, tecnici, etc.).

Desk Sharing

Anche nel desk sharing le postazioni di lavoro non sono fisse e assegnate. Tuttavia, nel sistema di desk sharing, è necessario prenotare la scrivania. Le persone, attraverso un apposito tools o, per le realtà più piccole, un foglio di lavoro condiviso, sono invitate a prenotare con anticipo la postazione che intendono utilizzare.

I benefici dell’Hot Sharing

L’hot desking è sicuramente una modalità di lavoro pratica, che può contribuire a migliorare i processi di lavoro e rendere più flessibile il sistema organizzativo. Qui di seguito i principali benefici che può apportare nelle aziende:

1) Maggior autonomia

I lavoratori, potendo scegliere dove e come lavorare all’interno dello spazio di lavoro, si sentono più liberi e autonomi. La flessibilità data dall’hot desking, dunque, influisce sul benessere delle persone, che si sentono più indipendenti.

2) Risparmio sui costi

Più scrivanie significa più spazio, più spazio vuol dire più costi. Adottando questa modalità di lavoro le aziende mettono a disposizione del personale un numero di scrivanie sufficiente a soddisfare la domanda media, eliminando lo spazio in eccesso o destinandolo ad altro (sala riunioni, area break, phone boot, etc.).

3) Aumento della collaborazione e della produttività

L’hot desking contribuisce ad aumentare la collaborazione e la produttività in quanto incentiva la creazione di spazi diversi, favorisce gli spostamenti delle persone e la loro interazione.

Come introdurre l’Hot Desking in azienda

Se state riflettendo sulla possibilità di introdurre un sistema di hot desking (o di desk sharing) all’interno della vostra organizzazione, è importante gestire in modo efficace il cambiamento. Delineare in modo chiaro le regole e le modalità di fruizione delle scrivanie è alla base di una corretta implementazione.

La nostra società si occupa di progettazione di spazi di lavoro, affiancando le aziende nei processi di change management volti all’adozione di sistemi di smart working che includono modalità di lavoro in desk sharing e hot desking. Per fissare una call conoscitiva è possibile compilare il format presente a questo link.

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