Sai quante delle tue scrivanie vengono usate davvero ogni giorno? Lunedì l’ufficio è quasi deserto, mercoledì non si trova una postazione libera, venerdì di nuovo silenzio. Capire l’occupancy degli uffici, ossia quante persone usano gli spazi, quando e come, è il primo passo per trasformare questa variabilità da problema a vantaggio.
La maggior parte delle organizzazioni sa quanti spazi e quanti desk hanno a disposizione, poche sono però a conoscenza di come vengano utilizzati e quando. Questa differenza, in termini di costi e di qualità degli spazi, è tutt’altro che trascurabile.
In questo articolo spieghiamo cos’è l’occupancy, come si misura e perché vale la pena tenerla sotto controllo.
Cos’è l’occupancy degli uffici
L’occupancy è la percentuale di spazio che viene effettivamente utilizzata rispetto a quella disponibile. Se un ufficio ha 100 postazioni e in un certo momento ne vengono occupate 40, l’occupancy è del 40%.
Spesso questo concetto viene confuso con un altro su cui è utile compiere una riflessione: l’utilization. L’occupancy risponde alla domanda “quante persone ci sono adesso?”, l’utilization, invece, risponde alla domanda “per quanto tempo questo spazio viene usato nel corso della giornata o della settimana?”.
La distinzione tra i due conta perché uno spazio può sembrare occupato nei momenti giusti, ma risultare inutilizzato per la maggior parte del tempo. La sala riunioni, per esempio, è spesso prenotata ma spesso anche vuota. Alta occupancy nelle agende, bassa utilization nella realtà.
Allo stesso modo, un ufficio con 150 persone può avere in media 100 postazioni occupate ogni giorno. Le altre 50 restano vuote, ma qualcuno le sta comunque pagando.
Perché l’occupancy degli uffici è diventata una priorità
Fino a qualche anno fa, sapere quante persone usavano l’ufficio era semplice: quasi tutti arrivavano al mattino e andavano via la sera. Con il lavoro ibrido questo schema non esiste più.
La presenza è diventata variabile: c’è chi viene tre giorni a settimana, chi due, chi quasi mai. I giorni di punta si concentrano a metà settimana, mentre lunedì e venerdì molti uffici restano semi-deserti. Il risultato è un utilizzo degli spazi molto meno uniforme di quanto appaia.
Secondo il 2026 Global Workplace & Occupancy Insights, che ha analizzato oltre 28 milioni di metri quadrati di uffici in tutto il mondo, l’occupancy media globale si attesta oggi al 53%: il valore più alto dal 2020, ma ancora lontano dall’obiettivo del 65% che la maggior parte delle aziende si è posta.
Nonostante questo, le decisioni sugli spazi continuano a essere prese sulla base di valutazioni soggettive. I dati sull’occupancy riescono a tradurre le informazioni in dati oggettivi utili a prendere decisioni strategiche.
Come si misura l’occupancy degli uffici
Esistono diversi modi per raccogliere i dati sull’utilizzo degli spazi. La scelta dipende dalle dimensioni dell’ufficio, dal budget disponibile e dal livello di dettaglio che si vuole ottenere.
Conteggio manuale
Contare manualmente le persone presenti è il metodo più semplice e non richiede nessuna infrastruttura tecnologica.
Badge di accesso
Il sistema di controllo accessi registra chi entra e chi esce dall’edificio, fornendo un dato utile per capire quante persone sono presenti in un giorno.
Software di prenotazione
I sistemi di desk booking e room booking tracciano le prenotazioni degli spazi e offrono una visione aggregata di come vengono pianificati gli spazi nel tempo.
Sensori di partenza
I sensori installati negli spazi rilevano la presenza in tempo reale, zona per zona, e permettono di misurare quante persone ci sono in un dato momento e per quanto tempo uno spazio viene utilizzato nel corso della giornata.
Come usare i dati di occupancy degli uffici per prendere decisioni strategiche
I dati sull’occupancy supportano decisioni concrete su più fronti. Ecco i principali.
Quanto spazio serve davvero
Sapere quante persone usano gli spazi e quando permette di trovare la dimensione giusta: quella che copre la presenza reale, picchi inclusi, senza tenere spazio che resta vuoto per giorni.
Come distribuire gli spazi
I dati per zona mostrano quali tipologie vengono usate e quali no. In molti uffici le postazioni dedicate sono sottoutilizzate, mentre le sale piccole sono sempre esaurite. L’occupancy permette di redistribuire in modo coerente con le esigenze reali.
Come calibrare le politiche di presenza
Se quasi tutti si concentrano spontaneamente a metà settimana, ha senso strutturare le giornate di presenza su quei giorni, favorendo la collaborazione senza vincoli che le persone non capiscono.
Come gestire i picchi
Identificare i momenti di sovraffolamento permette di intervenire prima che diventino un problema strutturale. Le persone vengono in ufficio per lavorare bene insieme, non per trovare caos e nessuna postazione libera.
Occupancy degli uffici e workplace strategy: il collegamento
Potremmo dire che se l’occupancy ci dice oggi dove siamo, la workplace strategy ci indica dove arrivare e la direzione da percorrere.
È esattamente questo il lavoro che facciamo in Workitect: dalla strategia alla progettazione degli spazi, fino all’accompagnamento delle persone nel cambiamento.
Se vuoi capire come vengono davvero utilizzati i tuoi spazi e come migliorarli, contattaci per un primo incontro con il nostro team.
