L’Office Hoteling è una strategia innovativa che sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono gli ambienti di lavoro. Sebbene il termine “hoteling” possa sembrare più affine al settore alberghiero, applicato agli uffici, rappresenta una soluzione efficace per ottimizzare l’uso degli spazi e migliorare l’efficienza organizzativa.
Che cos’è l’Office Hoteling? Definizione e processo di prenotazione
L’Office Hoteling, conosciuto anche come Desk Hoteling, è una strategia di gestione degli uffici che si ispira al modello di prenotazione degli alberghi.
Questo sistema permette ai dipendenti di prenotare una scrivania o uno spazio di lavoro per un determinato periodo di tempo, emulando il processo di prenotazione, check-in, soggiorno e check-out tipico degli hotel.
Le fasi del processo di Office Hoteling possono essere così sintetizzate:
- Prenotazione: i dipendenti utilizzano un sistema online o un’app per prenotare una scrivania o uno spazio.
- Check-in: all’arrivo, i lavoratori effettuano il check-in per confermare la loro presenza e occupare la postazione prenotata.
- Soggiorno: i dipendenti utilizzano lo spazio di lavoro per tutta la durata della prenotazione.
- Check-out: al termine del periodo di prenotazione, i lavoratori liberano lo spazio per la successiva prenotazione.
Questa pratica è utile per chi lavora sia da casa che in ufficio, offrendo la possibilità ai membri dell’organizzazione di scegliere dove lavorare in base alle esigenze quotidiane.
Office Hoteling vs Hot Desking: le differenze
L’Office Hoteling e l’Hot Desking sono due strategie di gestione degli spazi di lavoro che, sebbene simili, presentano due differenze sostanziali: la durata e il tipo di prenotazione.
Nell’Hot Desking non è prevista la possibilità di prenotare in anticipo. I dipendenti scelgono ogni giorno un posto disponibile sulla base del principio “first come, first served” (chi primo arriva, meglio alloggia). Questo metodo è ideale per uffici con molti lavoratori remoti o per aziende che desiderano massimizzare l’uso degli spazi con una maggiore rotazione dei posti.
L’Office Hoteling, invece, consente prenotazioni a lungo termine. I dipendenti possono riservare una scrivania o uno spazio per periodi più estesi (da alcuni giorni a diverse settimane o mesi).
Entrambi i sistemi contribuiscono a un uso più efficiente degli ambienti aziendali, riducendo i costi operativi e migliorando la flessibilità.
Le aziende possono scegliere l’approccio più adatto alle loro esigenze o combinare entrambe le strategie (ad esempio consentendo solo per determinati spazi una prenotazione a lungo a termine).
I vantaggi dell’Office Hoteling
L’Office Hoteling risponde efficacemente sia alle esigenze dell’organizzazione, sia a quelle dei lavoratori. Questa modalità di gestione strategica delle postazioni e degli uffici offre una serie di vantaggi specifici, tra cui:
Ottimizzazione degli Spazi
Come abbiamo detto, l’Office Hoteling permette di utilizzare in modo efficiente gli ambienti disponibili, riducendo i costi operativi legati agli uffici inutilizzati.
Le aziende possono così ridimensionare la quantità di spazio necessario in base all’effettiva presenza dei dipendenti, eliminando aree inutilizzate o trasformandole in nuovi ambienti (ad esempio: parte di un open space potrebbe diventare un’area break).
L’ottimizzazione degli spazi ufficio permette, inoltre, di minimizzare gli sprechi e ottenere significativi risparmi sulle bollette di luce e gas.
Maggiore flessibilità per i lavoratori
Un altro importante vantaggio dell’Office Hoteling riguarda la flessibilità e la libertà di scelta che viene offerta ai lavoratori.
Questi hanno infatti la possibilità di prenotare con una certa autonomia le postazioni e/o gli spazi che più si adattano alle loro esigenze e alla tipologia di attività che devono svolgere, contribuendo dunque a farle lavorare meglio.
Migliore Pianificazione e Gestione
L’Office Hoteling permette una migliore pianificazione delle attività e riduce i conflitti di utilizzo degli spazi.
Come ribadito nei precedenti paragrafi, i lavoratori possono prenotare le postazioni a seconda delle esigenze, consapevoli del fatto che ogni area ha delle specifiche caratteristiche e delle regole di utilizzo. Ad esempio: in ambienti riservati ad attività di concentrazione, come le library, non è possibile organizzare incontri; per riunioni o meeting one-to-one occorre prenotare altre tipologie di spazio.
Inoltre, grazie all’Office Hoteling le aziende hanno la possibilità di monitorare il flusso di prenotazioni in tempo reale. Questo permette loro di avere una visione più chiara dell’utilizzo degli uffici, implementando eventuali miglioramenti ove necessario.
Come implementare un sistema di Office Hoteling in azienda
Implementare l’Office Hoteling in un’azienda richiede una pianificazione accurata e un approccio strutturato. Semplificando, potremmo suddividere il progetto di implementazione in cinque fasi.
Fase 1: Analisi delle Esigenze e Coinvolgimento dei Dipendenti
- Valutazione Iniziale: per prima cosa occorre analizzare le caratteristiche e le esigenze dell’azienda e dei suoi membri. Questo include l’identificazione delle necessità operative e l’individuazione dei requisiti specifici che gli spazi dovrebbero avere.
- Coinvolgimento dei Dipendenti: è importante coinvolgere sin da subito i lavoratori, includendoli nel processo di cambiamento attraverso focus group e momenti di ascolto attivo.
Fase 2: Selezione delle Tecnologie e degli Strumenti appropriati
- Software di Prenotazione e Accesso: nella fase successiva occorre individuare il sistema di prenotazione delle postazioni e/o degli spazi. Questo dovrebbe essere facile da utilizzare e intuitivo.
- Sistema di Accesso: anche se non indispensabile, un sistema di monitoraggio degli accessi permette all’azienda di capire come i lavoratori utilizzano gli uffici, ottenendo informazioni preziose circa i giorni più frequentati e le aree maggiormente prenotate.
Fase 3: Pianificazione e Configurazione degli Spazi
- Progettazione degli uffici: introdurre un sistema di Office Hoteling necessita anche di una riconfigurazione degli spazi di lavoro e l’introduzione (o implementazione nel caso siano giò presenti) di aree specifiche per le diverse attività (come sale riunioni, open space, library, office pods, phone booth, etc.).
- Installazione delle Tecnologie: ogni ambiente deve essere dotato di connessione wifi e degli strumenti tecnologici necessari per lo svolgimento delle attività lavorative.
Fase 4: Formazione e definizione delle Regole di utilizzo
- Programmi di Formazione: l’introduzione di un sistema di Office Hoteling dovrebbe essere accompagnata da specifiche sessioni di formazione rivolte ai dipendenti sull’uso dei nuovi sistemi di prenotazione e utilizzo degli ambienti di lavoro.
- Definizione delle regole di utilizzo: consigliamo di predisporre il c.d. Galateo degli spazi, un vademecum contenente le regole di utilizzo delle postazioni e delle aree di lavoro.
Fase 5: Monitoraggio e Ottimizzazione
- Monitoraggio dell’utilizzo: una volta implementato il sistema di Office Hoteling, si passa alla fase successiva, ovvero quella di monitoraggio e ottimizzazione. L’azienda dovrebbe iniziare ad analizzare l’utilizzo degli ambienti lavorativi al fine di identificare eventuali aree di miglioramento.
- Feedback continuo: oltre a monitorare l’utilizzo, l’organizzazione dovrebbe anche invitare i lavoratori a fornire feedback, utili per apportare eventuali migliorei e/o implementazioni del sistema.
Le Aziende Ideali per l’Office Hoteling
L’Office Hoteling non è applicabile indistintamente a tutte le tipologie di aziende, ma è particolarmente utile per quelle realtà che sono pronte a cambiare la propria metodologia di lavoro in favore di un sistema di lavoro agile.
In base a questo principio, le aziende che possono trarre grandi benefici dall’implementazione di questa strategia sono:
Aziende che hanno l’esigenza di espandersi
Questa categoria include start-up e aziende in crescita. L’Office Hoteling consente di aumentare il numero di dipendenti senza dover necessariamente espandere fisicamente gli spazi di lavoro.
Utilizzando gli uffici in modo intelligente e consapevole, queste organizzazioni possono sostenere la loro crescita senza incorrere in costi aggiuntivi per l’affitto o l’acquisto di nuovi spazi.
Aziende che lavorano da remoto
Anche le aziende che operano quasi completamente da remoto possono beneficiare dell’Office Hoteling. Questo approccio permette infatti di ridurre gli uffici o comunque di massimizzare il loro utilizzo.
Aziende che vogliono ridurre i costi operativi
Come più volte ribadito in questo articolo, l’Office Hoteling permette alle aziende di gestire efficientemente gli uffici e, di conseguenza, di ridurre i costi legati all’energia, al riscaldamento e, volendo, anche all’affitto.
Conclusione
L’Office Hoteling è una strategia versatile che può apportare diversi benefici oltre che a un risparmio dei costi operativi. Adottare questa metodologia consente di ottimizzare l’uso degli uffici, migliorare la produttività e mantenere un ambiente di lavoro dinamico e flessibile.
Tuttavia, implementare l’Office Hoteling in modo autonomo può comportare diverse difficoltà, specie per quanto riguarda la gestione della transizione, l’integrazione dei nuovi sistemi e l’ottimizzazione degli spazi. Affidarsi a un partner qualificato rende il processo molto più semplice ed efficace.
In Workitect, progettiamo e realizziamo spazi di lavoro, affiancando le aziende nell’implementazione di sistemi di Desk Sharing e Office Hoteling. Se desideri ulteriori informazioni o hai domande sull’Office Hoteling e su come possiamo aiutarti a ottimizzare il tuo ufficio, compila il form che trovi nella pagina contatti.
