La pandemia da Covid-19 scatenatasi nel 2020 ha certamente avuto un impatto negativo sulla vita sociale delle persone e sull’economia mondiale ma, allo stesso tempo, ha aperto la strada a nuove sfide e opportunità.
Una delle più importanti riguarda certamente lo sdoganamento dello Smart Working: una modalità flessibile di organizzare il lavoro che permette ai dipendenti di svolgere le proprie mansioni in modo più autonomo e versatile, senza la necessità di una presenza fisica costante in ufficio.
Numerose aziende hanno così iniziato ad applicare modalità di lavoro agile, adottando piani di Smart Working e redigendo i relativi accordi individuali con i propri dipendenti.
Lo Smart Working ci sta perciò dimostrando come un nuovo modo di lavorare non sia solo possibile ma anche applicabile in settori e a figure professionali prima ritenuti incompatibili.
Dopo i picchi della pandemia ed una graduale riduzione negli ultimi due anni, nel 2023 i lavoratori in smart working sono 3.585.000. Nel 2024, si stima un leggero aumento a 3.650.000, come riportato negli ultimi dati diffusi dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.
Dopo aver parlato di che cos’è lo Smart Working e aver illustrato i benefici che esso comporta, vediamo ora come regolarlo in modo strategico per permettere alle aziende di trarre un reale vantaggio dal lavoro ibrido.
L’applicazione dello smart working senza un adeguato piano di smart working può comportare diversi rischi sia per i lavoratori che per le aziende.
Ad esempio, senza regolamentazioni adeguate, potrebbero sorgere disuguaglianze tra i dipendenti che lavorano esclusivamente in sede e quelli che lavorano anche da remoto. Potrebbero inoltre sorgere problemi relativi alla sicurezza dei dati e delle informazioni e nascere fraintendimenti circa gli orari di lavoro.
Come accennato prima, redigere un piano di smart working permette alle aziende di regolare ogni aspetto del lavoro agile. Il piano di smart working individua ad esempio le modalità attuative dello smart working, definisce le misure organizzative, i requisiti tecnologici, nonché i percorsi formativi del personale. Può contenere anche indicazioni circa la verifica periodica dei risultati conseguiti e della digitalizzazione dei processi.
Le fasi che precedono l’elaborazione di un piano di Smart Working e la predisposizione degli accordi individuali di Smart Working possono essere così divise:
Prima di tutto si parte dalla fase di analisi durante la quale vengono raccolte informazioni sulle attività svolte, sugli spazi disponibili e sul livello di digitalizzazione. Viene anche valutato il livello di predisposizione delle persone al modello ibrido nonché quello dell’azienda. Infine, vengono individuate le attività più importanti e ricorrenti svolti dai membri dell’organizzazione, il livello di remotizzazione massimo e l’importanza della presenza fisica in ufficio per le diverse attività.
Qualsiasi cambiamento all’interno di un’organizzazione genera incertezza nelle persone. Per questo motivo è importante organizzare dei momenti di ascolto, attraverso i quali si riesce a creare tra i dipendenti un senso di partecipazione al processo decisionale oltre a rendere maggiormente efficace e di successo l’applicazione del piano di Smart Working in azienda.
I risultati così ottenuti nella fase di analisi e i feedback raccolti attraverso i momenti di ascolto vengono condivisi con il top management e si traducono nell’elaborazione di diversi scenari di Smart Working. Una volta valutato l’impatto di ciascuno scenario sull’organizzazione e sugli spazi, viene definito il piano di Smart Working definitivo.
Infine, l'ultima fase è quella di attuazione del piano di Smart Working. In questa fase vengono promossi interventi in primo luogo formativi e in secondo luogo di comunicazione al fine di facilitare il processo di cambiamento.
In Workitect elaboriamo percorsi strutturati e su misura al fine di ad accompagnare e supportare le aziende nel cambiamento verso lo Smart Working.
Nello specifico i servizi che offriamo includono: analisi del grado di remotizzazione delle attività, definizione del modello e del piano di Smart Working, formazione sullo Smart Working e la gestione e promozione di un processo di Change Management.
Inoltre, ci occupiamo di redazione di policy aziendali e accordi individuali di Smart Working.
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