L'allargamento dell'azienda e il trasloco nella nuova U-House
Innovazione, strategia e personalità sono solo alcuni degli ingredienti che caratterizzano Uniting Group: un'agenzia creativa composta da 5 unit (All, KIWI, Flu, aBit, Freshhh), specializzate in comunicazione e marketing.
La crescita esponenziale del gruppo ha fatto emergere rapidamente tre temi principali:
Da qui, la decisione di cercare un nuovo ufficio e di affidarsi a Workitect per la realizzazione del progetto.
Progetto
Progettazione, Change Management e Realizzazione
Luogo
Viale Piero e Alberto Pirelli, 10 Milano
MQ
780 mq
La scelta della nuova sede è ricaduta sul BiM - Bicocca Incontra Milano - un importante progetto di rigenerazione urbana nel cuore di Bicocca, non troppo distante dai vecchi uffici. A quel punto ci è stato chiesto di realizzare uno studio di fattibilità per dare forma alle loro esigenze e stimare l’impatto economico.
Definita la planimetria e approvato il budget, siamo partiti con lo sviluppo del progetto preliminare.
Sin da subito, Uniting ha espresso la volontà di coinvolgere attivamente le persone nel processo: non bastava progettare spazi funzionali, serviva che fossero sentiti come propri.
Parallelamente alla fase di progettazione, abbiamo dunque organizzato un incontro laboratoriale - che abbiamo chiamato Workplace Café - durante il quale un rappresentante di ciascun team (definito “ambassador”) si è fatto portavoce delle esigenze e dei bisogni dell'intera popolazione aziendale.
Da questo lavoro, due richieste in particolare sono state poi riproposte nei nuovi uffici: uno spazio dove recuperare energie e uno polifunzionale dove organizzare, all'occorrenza, registrazioni e presentazioni. Sono nate così la Nap Room e la Sala Demo.
La Nap Room è stata concepita come uno spazio di decompressione in cui rilassarsi e stimolare la creatività. Un ambiente accogliente, caratterizzato da poltrone e tende per favorire l'intimità; una bolla per staccare la spina e riprendere il lavoro.
La Sala Demo, invece, risponde all'esigenza di un luogo polifunzionale all'interno del quale produrre contenuti e organizzare brainstorming. L'abbiamo posizionata adiacente alla Board Room - la sala dedicata alle riunioni formali - dando la possibilità di unire i due ambienti tramite una parete impacchettabile. In questo modo gli spazi possono fondersi e ospitare oltre 20 persone.
Con le idee del team raccolte e tradotte in funzioni concrete, il progetto ha iniziato a prendere forma negli spazi reali della nuova sede.
La nuova dimora Uniting è stata progettata e realizzata come un luogo confortevole in grado di garantire un forte senso di community. Partendo dalle richieste iniziali - creare spazi capaci di trasmettere calma e benessere - il nostro team ha realizzato degli spazi funzionali, accoglienti e rappresentativi del gruppo.
Il grande Open Space è composto da bench ad uso collettivo e dai lockers in cui poter riporre gli effetti personali. Qui lavora gran parte del team che, attraverso un sistema di desk sharing, può giornalmente prenotare la postazione di lavoro.
Al centro dello spazio abbiamo posizionato un cubo vetrato: una team room che ospita il reparto creativo e rappresenta il cuore pulsante dell’azienda. Le pareti trasparenti favoriscono una contaminazione continua con l’esterno, mentre i desk reclinabili e su ruote permettono di riallestire facilmente la sala durante le sessioni di brainstorming.
La reception, ispirata concettualmente all’estetica dell’edicola, è inserita all’interno di una struttura metallica; alle spalle del bancone, in alto, un grande schermo proietta informazioni sull’azienda e sui progetti seguiti per i clienti del gruppo.
Per rispondere alla necessità di avere un luogo silenzioso, dove poter svolgere attività di concentrazione, abbiamo inserito anche una Library.
I phone booth e i pod sono posti in giro per tutto l'ufficio e permettono di effettuare call e incontri informali senza interferire con il lavoro degli altri collaboratori ed essere disturbati.
Tutti gli spazi dell'ufficio sono stati progettati con un occhio alla sostenibilità e all'utilizzo di molti materiali riciclati. Nell'area break, ad esempio, sono stati utilizzati pannelli Gees Recycling, realizzati con materiali di scarto, riqualificati e compressi.
Gli ambassador coinvolti nel Workplace Café hanno avuto un ruolo importante anche una volta terminata la fase di costruzione degli uffici.
Li abbiamo coinvolti in un contest creativo per decidere il naming delle diverse aree e, sempre con loro, abbiamo lavorato all'individuazione delle regole di utilizzo degli spazi in un'ottica di co-costruzione.
Una volta approvate con il team HR, le nuove linee guida sono state condivise con tutta la popolazione aziendale attraverso una sessione online.
Infine, ultimo step del progetto: l’inaugurazione, che Uniting ha intitolato “Celebrate the Change”. Una serata coinvolgente e partecipata, con food truck, musica e spettacoli, durante la quale gli ambassador hanno vestito i panni di guide, accompagnando i colleghi - divisi in piccoli gruppi - alla scoperta della U-House. Anche il nostro team ha partecipato attivamente, raccontando il progetto a tutto il team, riunito in plenaria, attraverso un video composto da spezzoni di film famosi, per ripercorrerne le tappe.
Quello di Uniting è stato un percorso che ha messo al centro le persone, coinvolgendole in ogni fase dell'ideazione e realizzazione per far sentire il team parte integrante del cambiamento. Perché alla fine, un ufficio non è fatto solo di pareti e scrivanie: è fatto di coloro che lo abitano, delle storie che ci si costruiscono dentro, e della voglia di tornarci ogni giorno.
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