Quando si rinnova l’ufficio non mutano solo layout e arredi: cambiano anche abitudini e comportamenti di chi lo vive ogni giorno. E senza la giusta partecipazione da parte del team, può insorgere una certa resistenza al cambiamento.
Non è un mistero che le trasformazioni organizzative abbiano un impatto sulle persone, in particolare quando le decisioni vengono percepite come calate dall’alto.
Il coinvolgimento del team, l’accompagnamento al cambiamento e il co-design degli spazi sono solo alcuni degli interventi mirati a realizzare delle trasformazioni organizzative di successo.
L’efficacia del cambiamento è il risultato della collaborazione e di un adeguato workplace change management. Solo così si possono mitigare le resistenze e costruire spazi in grado di adattarsi alle esigenze delle persone, non il contrario.
Cosa porta le persone alla resistenza al cambiamento
I luoghi di lavoro non sono gli arredi contenuti in quattro mura. Le persone che abitano gli spazi dell’ufficio sono, allo stesso modo, coinvolte nei processi di trasferimento, ristrutturazione o riorganizzazione aziendale.
Le trasformazioni strutturali dei luoghi di lavoro sono dei momenti delicati per il team che, talvolta, può opporre resistenza al cambiamento. Le abitudini consolidate si rompono, insorge la paura dell’ignoto e la perdita del comfort della routine. Osservato come una minaccia, il cambiamento non piace sempre, anche quando comporta evidenti miglioramenti.
McKinsey sostiene che il compito principale della leadership sia la gestione del cambiamento, l’individuazione delle nuove realtà, e la promozione dell’adattamento.
I collaboratori che reagiscono con resistenza ai cambiamenti solitamente sono mossi da alcune motivazioni considerevoli:
- Incognita e insicurezza: ciò che non si conosce fa paura. I collaboratori nutrono, quindi, un sentimento di preoccupazione che il nuovo ambiente non possa soddisfare le proprie esigenze, che sia più scomodo e meno funzionale. O almeno, non come i vecchi spazi a cui avevano fatto l’abitudine.
- Rottura delle abitudini: il luogo di lavoro incarna delle routine consolidate e abitudinarie. Per questo la rottura dei rituali quotidiani crea disorientamento e frustrazione.
- Equilibri incrinati: i cambiamenti che riguardano la disposizione degli arredi possono influire sul benessere. Per esempio, cambiare la disposizione (come passare da una scrivania personale a una formula di desk sharing) può far sentire i collaboratori meno valorizzati, perdendo la gestione del proprio spazio.
- Interruzione delle reti sociali: quando la riorganizzazione implica un cambiamento nell’ecosistema organizzativo, il team ne risente ancora di più.
Per adattare l’organizzazione ai cambiamenti, i leader devono, quindi, ripensare gli strumenti tradizionali, adeguare le funzioni alle nuove modalità e comunicare il coinvolgimento dei collaboratori.
Come ridurre la resistenza al cambiamento in ufficio
La resistenza al cambiamento è una risposta oppositiva ad una situazione incompresa. I collaboratori a cui mancano gli strumenti e le informazioni per comprendere e accettare le trasformazioni del loro luogo di lavoro, faticano ad adattarsi.
Il change management richiede sempre un piano d’azione strutturato: esattamente come servono progetti architettonici per ripensare il design di uno spazio, anche il capitale umano va considerato nella trasformazione degli spazi.
Vediamo, di seguito, gli strumenti ideali per compiere un change management di successo e ridurre la resistenza al cambiamento.
Formazione aziendale
Lo step preliminare per ridurre la resistenza al cambiamento in ufficio è senza dubbio una corretta formazione aziendale.
Si tratta di un passaggio utile e cruciale per trasferire al team le ragioni del cambiamento. Non si tratta dell’impartizione di nozioni, quanto più di un processo psicologico e strategico di coinvolgimento del personale.
Prima di avviare il cambiamento bisogna formare le persone a gestire l’incertezza.
Attraverso un adeguato piano di formazione aziendale è possibile facilitare questa transizione, permettendo di superare le resistenze, chiarire nuovi comportamenti attesi e rendere le persone protagoniste del cambiamento.
Comunicazione nel workplace per ridurre la resistenza al cambiamento
La comunicazione fa da ponte tra la visione aziendale e la quotidianità delle persone.
Comunicare in modo trasparente è una prerogativa dell’onboarding: la fase in cui vengono definiti obiettivi, messaggi e strumenti che guideranno l’intero processo innovativo.
Per ridurre la resistenza al cambiamento bisogna definire le fasi della comunicazione interna: chiarire chi parla, con quali canali e tempi, per creare un ambiente coerente ammortizzando il rischio di incomprensioni.
Una leadership empatica capace di creare una roadmap di comunicazione condivisa assicura che tutti i dipendenti ricevano messaggi consistenti e tempestivi, rafforzando fiducia e partecipazione.
Senza questa chiarezza iniziale, ogni fase successiva rischia di essere compromessa.
Ascoltare il team
La comunicazione efficace non è mai unidirezionale. L’ascolto attivo dei bisogni del team permette di implementare il coinvolgimento e validare i feedback del gruppo.
Per compiere un change management di successo e ridurre significativamente la resistenza al cambiamento si possono adottare alcuni strumenti pratici:
- Focus group: momenti di confronto collettivo per raccogliere percezioni e aspettative.
- Survey: questionari quantitativi per misurare trend e preferenze.
- Interviste individuali: approfondimenti qualitativi per dare voce a specifiche esigenze.
Questo approccio è cruciale per rafforzare il senso di appartenenza e coinvolgimento e individuare eventuali criticità prima che diventino resistenze consolidate.
Si tratta di un passo indispensabile in ogni strategia di gestione della transizione al nuovo ufficio.
Co-design: creare uno spazio co-costruito con le persone
Come abbiamo detto in precedenza, la realizzazione di un nuovo luogo di lavoro non deve essere percepita come un’imposizione calata dall’alto.
Uno strumento che l’organizzazione può utilizzare per coinvolgere il team e ridurre la possibilità che insorga una resistenza al cambiamento, è l’adozione di un modello di co-design.
Si tratta della pratica di co-costruzione degli spazi in grado di tradurre i bisogni emersi da indagini condotte sulla popolazione che abita gli uffici. I collaboratori vengono, così, coinvolti direttamente nella progettazione del luogo che abiteranno.
Questa attività permette di rafforzare la cultura aziendale e rende il progetto più efficace.
La facilitazione e l’accompagnamento al cambiamento
Al termine dei lavori di progettazione dei nuovi spazi, il change management è tutto fuorché terminato. Questo momento è indubbiamente il più ostico: l’ingresso nei nuovi uffici può costituire una sfida per i collaboratori che devono ritrovare il proprio equilibrio dopo i cambiamenti avvenuti.
In questa fase del percorso è utile, quindi, predisporre un programma di facilitazione e di accompagnamento al cambiamento.
Le Space Rules
Nella transizione ai nuovi spazi, è cruciale guidare le persone ad apprendere come utilizzarli correttamente e come trarre il meglio da essi.
In questo senso, può essere utile organizzare workshop interni, pillole video e linee guida per mostrare i nuovi spazi e orientare i nuovi comportamenti. Qui, perché tutto fili senza complicazioni, è utile stilare delle Space Rules: l’insieme di norme comportamentali condivise per una pacifica convivenza nei nuovi spazi.
Queste regole chiare evitano conflitti e incomprensioni, garantendo un utilizzo equilibrato delle risorse e rafforzando il senso di comunità.
Monitoraggio change management
Il cambiamento non termina con la redazione delle regole. È importante prevedere una fase di follow up per raccogliere feedback e correggere eventuali criticità: questo momento non è esente dalla possibilità che insorga una certa resistenza al cambiamento.
Qui, il monitoraggio ricopre un ruolo fondamentale: i risultati permettono di verificare che le regole siano state comprese e rispettate, e apportare eventuali aggiustamenti per rendere l’esperienza migliore per tutti.
Anche in questa fase è importante dare valore a ciò che pensano e vivono le persone all’interno degli spazi di lavoro. Il follow up è una grande occasione per instaurare un dialogo continuo e proficuo con i collaboratori al fine di migliorare, sempre più, l’esperienza lavorativa nel suo complesso.
L’attenzione nei confronti delle persone ripaga: solo così si può rendere l’ufficio un ambiente vivo e in grado di evolvere al passo con l’organizzazione.
Conclusione: il cambiamento come leva strategica
Il cambiamento è indubbiamente un percorso complicato, costellato di difficoltà che facilitano l’insorgere di una resistenza da parte delle persone. Gli strumenti e i mezzi giusti possono fare la differenza.
Il workplace change management rappresenta un’occasione unica per rafforzare identità e cultura aziendale. Le trasformazioni efficienti sono in grado di consolidare i valori, stimolare comportamenti innovativi e rafforzare il senso di appartenenza.
Capita a volte che una complicazione si trasformi in un’occasione positiva. Così il cambiamento si fa leva strategica in grado di generare benessere e coesione organizzativa.
