Come progettare una sala riunioni funzionale e di design: soluzioni per il lavoro ibrido

Indice dei contenuti

Con l’aumento del lavoro ibrido, le sale riunioni non possono più essere considerate semplici spazi formali destinati a incontri fisici. Invece, devono permettere l’organizzazione di diverse tipologie di meeting, dalla riunione formale al brainstorming creativo, prevedendo anche la possibilità che questi incontri prevedano la partecipazione di persone online.

Una sala riunioni ben progettata contribuisce a rendere più efficaci le riunioni, incentivando il lavoro di squadra, la creatività e la produttività all’interno dell’azienda.

In questo articolo parleremo di come progettare una sala riunioni, combinando funzionalità ed estetica, per creare uno spazio che faciliti lo svolgimento dei meeting e dei focus group. Scopriremo come trasformare questi ambienti in luoghi che soddisfano le esigenze pratiche e riflettono l’identità aziendale.

L’importanza di arredi flessibili per la progettazione della sala riunioni

La chiave per massimizzare l’efficacia di una sala riunioni è l’adozione di arredi flessibili. La capacità di riconfigurare rapidamente lo spazio per adattarsi alle diverse esigenze consente di sfruttare al meglio ogni meeting, rendendo la sala utile non solo per riunioni formali, ma anche per attività più creative, come i focus-group.

Per essere considerata efficace, una sala riunioni dovrebbe:

  • rendere più fluida la comunicazione : un layout sala riunioni adattabile facilita la comunicazione, permettendo ai partecipanti di interagire meglio in base al tipo di incontro, che sia formale o creativo.
  • aumentare la produttività: la flessibilità dello spazio favorisce la partecipazione attiva e un utilizzo più efficiente del tempo poiché consente di allestire la sala rapidamente in funzione delle esigenze del momento.
  • creare un’impressione positiva su clienti, fornitori e partner: una sala riunioni versatile trasmette professionalità e attenzione ai dettagli, migliorando la percezione dell’azienda da parte di visitatori esterni.
consigli per arredare la sala riunioni
Sala riunione progettata da Workitect per Givaudan

Soluzioni di arredo per una sala riunioni flessibile

Per creare una sala riunioni versatile e funzionale, occorre scegliere arredi che consentano di trasformare lo spazio in base alle esigenze. La flessibilità dell’arredamento, oltre a facilitare la riconfigurazione della sala, migliora anche l’esperienza complessiva dei partecipanti.

Di seguito, alcune soluzioni di arredo che possono contribuire a ottimizzare la flessibilità e l’efficacia della sala.

Tavoli modulari e pieghevoli 

I tavoli modulari sono ideali per sale riunioni che necessitano di essere riorganizzate frequentemente. Questi tavoli possono essere uniti per creare superfici più grandi o divisi per sessioni di lavoro in piccoli gruppi. 

I tavoli pieghevoli, invece, sono facili da riporre quando non sono necessari, liberando spazio per altre attività, come i focus-group.

Sedie ergonomiche e facilmente movibili 

Le sedie con rotelle e regolazioni ergonomiche permettono di essere spostate rapidamente, risultando al contempo più comode per i partecipanti. 

Le sedute impilabili o riponibili in modo compatto sono un ulteriore vantaggio per le sale che devono essere riorganizzate spesso.

sala riunioni realizzata in UCB Pharma
Sala riunioni progettata da Workitect per UCB Pharma

Pareti divisorie e pannelli mobili 

Con le pareti divisorie mobili è possibile creare più ambienti, separati tra loro, permettendo di condurre attività diverse contemporaneamente. Questi elementi possono anche essere utilizzati come lavagne o superfici su cui appendere materiale di presentazione.

Soluzioni di illuminazione per sale riunioni adattabile 

Una buona illuminazione per sale riunioni permette di creare un ambiente confortevole e stimolante, influenzando positivamente l’umore e la concentrazione dei partecipanti. 

La possibilità di regolare l’intensità della luce aiuta a rispondere a diverse esigenze, che si tratti di una videoconferenza che richiede una luce soffusa o di una presentazione che necessita di un’illuminazione brillante e direzionale.

Soluzioni acustiche per migliorare la qualità delle riunioni 

Come l’illuminazione, anche l’acustica della sala riunioni gioca un ruolo di grande importanza per il comfort e l’efficacia degli incontri. Rumori e riverberi possono compromettere la qualità delle conversazioni e distrarre le persone, soprattutto durante le videoconferenze. 

Per migliorare l’acustica, è possibile adottare soluzioni fonoassorbenti, come pannelli acustici sulle pareti o sul soffitto, che riducono l’eco. Anche l’uso di tappeti e tende aiuta a smorzare i suoni, contribuendo a creare un ambiente più silenzioso e focalizzato.

Dimensioni ideali per una sala riunioni 

Le dimensioni ideali della sala riunioni variano in base al tipo di utilizzo, allo spazio disponibile e al numero di partecipanti massimo che si prevede al suo interno. 

In generale, è consigliabile prevedere almeno 2,5-3 metri quadrati per persona per garantire uno spazio adeguato e confortevole. 

Per sale più grandi che ospitano più di 12 persone, una superficie di almeno 25-30 metri quadrati è raccomandata per permettere un’adeguata disposizione dei mobili e un buon flusso di movimento. 

Considerare le proporzioni tra tavoli, sedie e spazi liberi è fondamentale per ottimizzare l’uso dello spazio.

Tecnologia e sistemi multimediali per sale riunioni moderne 

Una sala riunioni moderna e funzionale non può prescindere dalla tecnologia. La dotazione di sistemi multimediali avanzati, come schermi interattivi, impianti audio di qualità e soluzioni per la connettività wireless, permette di supportare efficacemente la comunicazione e la collaborazione, soprattutto in contesti ibridi. 

Secondo una ricerca condotta da Gensler nel 2024, la principale sfida delle riunioni ibride riguarda la difficoltà per i partecipanti remoti di comunicare e interagire allo stesso livello di chi è presente fisicamente. 

La soluzione per ovviare a questo problema è dotare la sala riunione di tecnologie avanzate come schermi interattivi, sistemi audio-video di qualità e dispositivi touchless. Questi strumenti migliorano l’accesso e la comunicazione per tutti, garantiscono che anche chi partecipa da remoto possa interagire efficacemente.

come progettare una sala riunioni
Sala riunioni progettata da Workitect per Harpaceas

Sala riunioni e identità aziendale 

Quando si progetta una sala riunioni, è importante che il design rifletta l’identità aziendale e i suoi valori. Questo significa creare uno spazio che oltre ad essere funzionale, incorpori elementi estetici che richiamano la cultura dell’organizzazione. 

La scelta di colori, materiali e finiture dovrebbe essere coerente con il brand, e gli arredi dovrebbero rispecchiare l’immagine dell’organizzazione, attraverso l’utilizzo di dettagli che comunicano lo stile e l’approccio dell’azienda.

L’arredamento come investimento strategico 

Investire in arredi flessibili per la sala riunioni rappresenta un investimento strategico che può generare benefici a lungo termine per l’azienda. La capacità di adattare rapidamente l’ambiente alle diverse esigenze permette di facilitare lo scambio di idee, aumentare la produttività e ottimizzare l’uso degli spazi.

Spesso ci viene chiesto quanto costa arredare una sala riunioni, ma la risposta dipende innanzitutto dal budget disponibile. Partendo da questo, è possibile proporre soluzioni personalizzate che soddisfano le esigenze aziendali. 

Inoltre, non è sempre necessario sostituire tutti gli arredi: alcuni elementi possono essere ri-adattati, spostati o modificati, ad esempio cambiando il colore tramite rivestimenti adesivi (c.d. wrapping).

Come progettare una sala riunioni di design

Implementare una sala riunioni efficace richiede una progettazione strategica e un approccio strutturato. Per garantire che lo spazio risponda alle esigenze specifiche dell’azienda e ai cambiamenti futuri, è necessario comprendere il tipo di attività che vengono svolte all’interno dell’azienda, coinvolgendo attivamente i lavoratori nel processo di ideazione.

In particolare, la progettazione della sala riunioni dovrebbe considerare la versatilità dell’arredamento e l’integrazione di soluzioni tecnologiche. Adottare un layout sala riunioni adattabile con arredi modulari, illuminazione regolabile e pannelli mobili permette di ottimizzare lo spazio, garantendo la flessibilità necessaria per evolversi con le esigenze aziendali. 

Anche la valutazione dell’acustica della sala riunioni e l’installazione di sistemi multimediali moderni migliorano notevolmente l’efficienza delle riunioni.

Picture of Simone Casella
Simone Casella
Architetto e co-founder di Workitect, dal 2010 si occupa di progettazione di spazi ufficio per aziende multinazionali in Italia e all'estero come Panasonic, Gellify, Fondazione Telethon e Thales Alenia Space.
Picture of Simone Casella
Simone Casella
Architetto e co-founder di Workitect, dal 2010 si occupa di progettazione di spazi ufficio per aziende multinazionali in Italia e all'estero come Panasonic, Gellify, Fondazione Telethon e Thales Alenia Space.
Webinar Space Rules
Giovedì 13 febbraio, ore 12:00

Che anarchia in ufficio! Perché servono regole di utilizzo degli spazi di lavoro

Come ottimizzare gli ambienti aziendali e promuovere innovazione, produttività e benessere? Partecipa al webinar gratuito con Vittoria Olivieri e Andrea Rosetti.

Webinar gratuito, posti limitati