Le tecniche di facilitazione permettono di guidare in modo non direttivo un gruppo di lavoro, creando un ambiente capace di stimolare la partecipazione attiva e il confronto costruttivo tra i partecipanti.
Il facilitatore sostiene questo processo, promuovendo dinamiche inclusive ed efficaci che trasformano le riunioni in momenti di scambio e co-creazione.
Ma chi è esattamente il facilitatore e quali sono alcune delle tecniche più utilizzate? Vediamolo nel dettaglio.
Il ruolo del facilitatore e come diventarlo
Il facilitatore è un professionista che, attraverso specifiche tecniche di facilitazione, sostiene e migliora le interazioni all’interno di un gruppo.
Agendo come un “responsabile del metodo“, il facilitatore crea le condizioni ideali per un dialogo efficace e uno scambio proficuo tra i membri del team.
A differenza del formatore, che trasmette conoscenze e competenze, il facilitatore favorisce il processo di esplorazione e condivisione, aiutando il gruppo a esprimere idee, esperienze, dubbi o tensioni.
Egli non impone decisioni, ma aiuta le persone a strutturare il pensiero collettivo, valorizzando i diversi punti di vista.
Competenze chiave del facilitatore
Per svolgere efficacemente questo ruolo, un facilitatore deve possedere diverse competenze:
- Ascolto attivo: saper comprendere profondamente le comunicazioni verbali e non verbali dei partecipanti.
- Empatia: stabilire un rapporto di fiducia e comprensione reciproca con il gruppo.
- Gestione dei conflitti: affrontare e risolvere tensioni o divergenze in modo costruttivo.
- Neutralità: mantenere un atteggiamento imparziale, facilitando il processo senza influenzare i contenuti.
Percorso per diventare facilitatore
In Italia, la figura del facilitatore non è regolamentata da un percorso formativo unico. Tuttavia, esistono diverse scuole e associazioni che offrono formazione specifica in tecniche di facilitazione.
Ad esempio, alcuni colleghi del team hanno frequentato il Master Facilitatori presso la Scuola Superiore di Facilitazione.
Vediamo ora alcune tecniche di facilitazione particolarmente efficaci, che in Workitect utilizziamo sia nelle nostre riunioni interne, sia nei focus group organizzati con i clienti per guidare processi decisionali e di co-progettazione.
Check-in round e patto d’aula: creare fiducia per un confronto autentico
Ti è mai capitato di entrare in una riunione e percepire un’atmosfera rigida, in cui i partecipanti sembrano trattenersi dal parlare apertamente? Oppure di assistere a discussioni dominate da poche persone, mentre le altre restano in silenzio?
Uno degli elementi chiave per il successo di una riunione è la creazione di un ambiente collaborativo, dove ogni partecipante si senta libero di esprimersi senza timori.
Ecco perché il check-in round e il patto d’aula sono due tecniche di facilitazione molto utili.
Check-in round: tecnica di facilitazione per rompere il ghiaccio e connettersi
Il check-in round è un semplice giro di presentazione che permette a tutti di entrare gradualmente nella conversazione.
Si tratta di un momento in cui ogni partecipante condivide brevemente come si sente o cosa si aspetta dall’incontro. Può essere fatto in modo libero o con una domanda guida, come ad esempio:
- Con una parola, come ti senti oggi?
- Cosa vorresti portarti a casa da questa riunione?
Questo aiuta a rompere il ghiaccio, a creare connessioni tra i partecipanti e a far emergere eventuali stati d’animo che potrebbero influenzare la discussione.
In Workitect ne organizziamo di tutti i tipi, utilizzando anche strumenti come palle o corde, e coinvolgendo ogni volta il team in modo divertente e partecipativo.
Patto d’aula: stabilire regole condivise
Subito dopo il check-in, il patto d’aula serve a definire le regole del confronto. Viene stabilito insieme ai partecipanti: si decidono le regole di comportamento da tenere, anche le più semplici, come ad esempio se nel gruppo ci si vuole rivolgere con il “tu” o con il “lei”.
Questo passaggio contribuisce a creare un clima di fiducia e apertura verso gli altri, evitando autocensure e dinamiche negative che spesso limitano il potenziale di una riunione.
Il metodo Fish-Bowl: confronto dinamico e inclusivo
Il Fish-Bowl (letteralmente “acquario”) è una tecnica di facilitazione che permette un confronto strutturato e partecipativo. A differenza delle discussioni tradizionali, in cui solo alcuni parlano e altri ascoltano, la Fish-Bowl garantisce che tutti possano contribuire attivamente.
Il gruppo viene suddiviso in due cerchi: un cerchio interno, in cui siedono i partecipanti attivi nella discussione, e un cerchio esterno, dove siedono gli osservatori. Una sedia del cerchio interno rimane sempre vuota per permettere a chi sta all’esterno di entrare nel dibattito.
Come funziona:
- I referenti dei vari gruppi si siedono nel cerchio interno e iniziano la discussione.
- Chi è all’esterno può partecipare prendendo posto nella sedia vuota.
- Dopo aver contribuito, si ritorna al cerchio esterno per lasciare spazio ad altri.
- Il facilitatore guida il processo per mantenere il focus e il rispetto dei turni.
Questa tecnica favorisce il confronto e la partecipazione di tutti, evitando che il dibattito sia dominato solo da alcuni.
1-2-4-All: una tecnica di facilitazione per far emergere le idee in modo partecipativo
La 1-2-4-All è una tecnica di facilitazione che aiuta a far emergere idee in modo strutturato, portando progressivamente il gruppo a selezionare quelle più rilevanti.
Il metodo si sviluppa in quattro fasi progressive:
- Riflessione individuale: ogni membro si prende un momento per pensare in autonomia alla domanda proposta, senza interruzioni. Questo aiuta a raccogliere pensieri chiari e personali prima di confrontarsi con gli altri.
- Confronto a coppie: i partecipanti si accoppiano e condividono le proprie idee.
- Discussione in gruppi di quattro: le coppie si uniscono ad altre due persone e il confronto si amplia, portando nuove prospettive e affinando le idee emerse nelle fasi precedenti.
- Plenaria con tutto il gruppo: ogni gruppo condivide con il resto del team le intuizioni più rilevanti emerse durante il processo, contribuendo alla costruzione di una visione collettiva.
Questa tecnica dà spazio a tutti, evitando discussioni caotiche e dispersive.
Closing Round: come valorizzare il momento finale della riunione
Molte riunioni terminano in modo affrettato, senza dare ai partecipanti la possibilità di esprimere le proprie ultime considerazioni o di consolidare ciò che è emerso. Questo può portare a una mancata condivisione delle percezioni individuali e a una chiusura poco efficace del processo di lavoro.
Il Closing Round permette a ciascun partecipante di avere l’ultima parola prima di terminare l’incontro. È un momento in cui ognuno può esprimere un pensiero, una sensazione o un impegno che porterà con sé dopo la riunione.
Il facilitatore invita ogni partecipante a condividere una breve riflessione finale.
A seconda del contesto della riunione, si può chiedere ai partecipanti di rispondere a una domanda come:
- Qual è la cosa più importante che porti via da questa riunione?
- Cosa ti ha colpito maggiormente della discussione di oggi?
- Qual è un piccolo passo concreto che farai dopo questo incontro?
Durante il Closing Round, tutti ascoltano senza commentare.
Dopo l’ultimo intervento, il facilitatore può fare un breve riepilogo o ringraziare i partecipanti, chiudendo ufficialmente l’incontro.
Questa tecnica di facilitazione dà valore alla voce di tutti, permettendo di chiudere in modo inclusivo e aiutando i partecipanti a interiorizzare i punti chiave della riunione.
Tecniche di facilitazione: un impatto concreto
Le tecniche di facilitazione sono strumenti utili per garantire che una riunione produca risultati utili e concreti.
Nella maggior parte delle riunioni, il tempo non è ottimizzato. I meeting aziendali non sono facilitati e non è previsto che qualcuno copra tale ruolo o che si presti attenzione a questi aspetti.
Integrare queste tecniche nelle riunioni aziendali le trasforma in un’opportunità di crescita, apprendimento e decisioni condivise.
