Workplace Design: creare ambienti che migliorano produttività e benessere

L’ufficio è più di un luogo in cui svolgere attività operative: si tratta di un motore di crescita che incide direttamente sulle performance individuali e collettive. Per questo, la progettazione degli spazi di lavoro ha un significativo impatto sulla produttività, il benessere e la creatività delle persone.

In questo articolo, analizzeremo come il Workplace Design può rendere l’ufficio un catalizzatore di performance, benessere e innovazione, trasformando il modo di lavorare e favorendo un ambiente più efficiente e stimolante.

Che cos’è il Workplace Design?

Il Workplace Design è un approccio alla progettazione degli spazi finalizzato a migliorarne funzionalità, efficienza e qualità dell’esperienza lavorativa. 

L’evoluzione dei modelli di lavoro ha trasformato gli uffici in ambienti più flessibili, capaci di supportare diverse modalità operative, dalla concentrazione individuale alla collaborazione del team. Il concetto di ufficio statico sta finalmente lasciando spazio a soluzioni dinamiche, che permettono ai lavoratori di scegliere il luogo più adatto in base all’attività da svolgere.

Ripensare gli spazi significa anche tenere conto del benessere delle persone e dell’impatto dell’ambiente sulla qualità della vita lavorativa.

Qualità della vita lavorativa e Workplace Design

Come scrive Luca Brusamolino nel suo libro “Gli spazi di lavoro nell’era dello smart working“, gli uffici devono essere intesi come ecosistemi dinamici che favoriscono collaborazione, concentrazione e creatività.

Per trasformare lo spazio di lavoro in un luogo di connessione, capace di attrarre le persone, occorre considerarlo come un asset strategico dell’azienda, e non solo come un costo.

Questo approccio, in linea con la metodologia di Workitect, può essere espresso con il concetto di qualità della vita lavorativa, ovvero l’insieme di condizioni ambientali, organizzative e psicologiche che determinano il benessere dei dipendenti e la loro capacità di esprimere il massimo potenziale sul lavoro.

Essa include:

• Comfort funzionale: inteso come capacità dello spazio di rispondere ai bisogni dei lavoratori in modo efficace.

• Benessere psicologico: la qualità degli spazi incide sulla motivazione e sulla percezione del valore del proprio lavoro.

• Sicurezza e salute: elementi come illuminazione, qualità dell’aria e temperatura influenzano direttamente la produttività.

Il comfort funzionale e il suo impatto sulla produttività

L’ergonomia e la disposizione degli spazi devono adattarsi alle necessità lavorative delle persone. La tendenza attuale nel Workplace Design non è più quella di garantire una scrivania per ogni lavoratore, ma di progettare spazi che soddisfino le necessità concrete di chi lavora, sfruttando il desk sharing e ottimizzando lo spazio.

Un ulteriore passo avanti è rappresentato dal modello dell’Activity-Based Working (ABW), secondo il quale gli uffici devono avere diverse tipologie di ambienti in funzione delle attività da svolgere.

Il lavoratore può quindi scegliere lo spazio più adatto, come ad esempio il phone booth se ha bisogno di partecipare a un meeting online o chiamare qualcuno e la library se deve svolgere un lavoro che richiede silenzio e concentrazione.

Oltre alla varietà di ambienti e all’adozione del desk sharing, vi sono altri elementi che contribuiscono a migliorare il comfort funzionale, tra cui:

• Illuminazione naturale: riduce l’affaticamento visivo e migliora la concentrazione.

• Acustica e insonorizzazione: ridurre il rumore di fondo migliora il focus e il benessere.

• Temperatura e qualità dell’aria: il comfort climatico ha un impatto diretto sulla produttività e sulla salute.

L’impatto del Workplace Design sull’interazione e la collaborazione

Un ufficio ben progettato dovrebbe favorire la creazione di community interne, incentivando lo scambio di conoscenze e il networking.

La socialità rappresenta oggi un valore centrale: per questo, la progettazione degli spazi non deve limitarsi ai soli ambienti operativi, ma includere altresì aree dedicate alla condivisione informale e alla collaborazione spontanea.

Ad esempio, l’introduzione di zone lounge, informal meeting e aree break offre alle persone la possibilità di rilassarsi e incentiva le interazioni spontanee, che possono generare nuove idee e, perché no, anche opportunità di business.

Il ruolo dell’ergonomia e del design biofilico nel Workplace Design

Un Workplace Design efficace non si limita all’estetica, ma punta a creare ambienti funzionali e accoglienti. L’ergonomia gioca un ruolo fondamentale in questo processo, favorendo una postura corretta, riducendo l’affaticamento visivo e cognitivo e contribuendo a mantenere livelli ottimali di concentrazione durante l’intero arco della giornata lavorativa.

Sedute regolabili, scrivanie elevabili in altezza e monitor aggiuntivi aiutano a prevenire tensioni muscolari e stress visivo.

L’attenzione al benessere fisico si estende anche all’ambiente: il biophilic design, elemento sempre più presente nel Workplace Design, integra elementi naturali negli spazi di lavoro per favorire il legame con l’ambiente esterno e migliorare la qualità della vita.

Secondo uno studio pubblicato su Human Spaces, gli ambienti che incorporano elementi naturali possono aumentare la produttività fino al 15% e la creatività fino al 15%.

Ecco alcuni esempi concreti per implementare efficacemente il biophilic design negli ambienti di lavoro:

• Utilizzare materiali naturali come il legno e la pietra per rendere gli ambienti più accoglienti.

• Integrare piante che migliorano la qualità dell’aria e contribuiscono a ridurre lo stress.

• Massimizzare l’accesso alla luce naturale, che riduce significativamente l’affaticamento visivo.

• Incorporare elementi d’acqua o suoni naturali per creare ambienti più rilassanti.

Spazi inclusivi per tutti i dipendenti

Un Workplace Design efficace deve considerare le diverse esigenze di tutti i lavoratori. Per creare spazi davvero inclusivi, occorre tenere conto di diversi aspetti, tra cui:

• Accessibilità fisica: garantire che tutti gli ambienti siano fruibili da persone con disabilità motorie, attraverso l’eliminazione delle barriere architettoniche, l’installazione di rampe di accesso, porte automatiche e servizi igienici adeguatamente attrezzati. Anche elementi come l’altezza delle scrivanie regolabili e la disposizione degli arredi devono facilitare la mobilità per tutti.

• Neurodiversità: creare aree a bassa stimolazione sensoriale per chi soffre di ipersensibilità, con particolare attenzione all’acustica, all’illuminazione regolabile e a zone di tranquillità. 

• Accessibilità cognitiva: rendere gli ambienti comprensibili e intuitivi per tutti, attraverso una segnaletica chiara, mappe visive, colori distintivi per orientarsi meglio e interfacce digitali semplici da usare.

Secondo una ricerca di Deloitte, le organizzazioni con spazi di lavoro progettati secondo principi inclusivi registrano un incremento significativo nella retention dei talenti e nell’attrattività per nuovi candidati, dimostrando come un design attento alle diversità si traduca in concreti vantaggi competitivi.

Spazi di lavoro e tecnologia intelligente

L’adozione di tecnologie intelligenti per la gestione dello spazio di lavoro permette di migliorare l’esperienza dei dipendenti e ottimizzare l’utilizzo delle risorse aziendali.

Ecco alcuni esempi:

• Gestione dinamica dello spazio: sistemi di prenotazione smart e sensori IoT ottimizzano l’uso di postazioni, sale riunioni e phone booth, riducendo sprechi e migliorando la flessibilità.

• Esperienza personalizzata: regolazione automatica di illuminazione, temperatura e qualità dell’aria per un ambiente più salutare e adatto alle diverse attività.

• Integrazione digitale: strumenti cloud, lavagne interattive e realtà aumentata facilitano la collaborazione tra lavoro in presenza e remoto.

• Sostenibilità e salute: monitoraggio della qualità dell’aria, ventilazione automatizzata e gestione energetica riducono impatti ambientali e migliorano il benessere.

Conclusione

Il futuro degli uffici è legato alla loro capacità di rispondere alle esigenze delle persone. Un Workplace Design efficace deve tenere conto sia delle necessità dell’organizzazione che di quelle dei lavoratori, mettendo al centro il loro benessere psico-fisico.

Come dimostrato da numerosi studi, investire in un workplace strategico significa migliorare le performance aziendali, attrarre talenti e promuovere un’innovazione sostenibile.

La sfida per le organizzazioni è costruire ecosistemi lavorativi che bilancino efficacemente produttività, benessere e sostenibilità, con un approccio centrato sull’essere umano e supportato da dati concreti.