Che cosa significa progettare un ufficio a prova di Smart Working?

La progettazione di un ufficio non è mai stata semplice, ma oggi più che in passato, in un mondo del lavoro sempre più liquido e virtuale, realizzare luoghi di lavoro ​​​​attrattivi e funzionali è diventata un’attività cruciale per ogni organizzazione.

L’alternanza tra presenza in sede e attività da remoto tipica del lavoro ibrido mette le aziende nella condizione di dover ripensare i propri uffici valutando picchi di occupazione e necessità differenti in base alla tipologia di attività. 

Se prima il luogo di lavoro era un semplice spazio pieno di scrivanie, oggi progettare l’ufficio smart è diventato un processo molto più articolato e complesso. 

Oggi per creare uno spazio ufficio funzionale, è importante una prima fase di analisi che permetta di identificare gli spazi adatti alle esigenze dei vari reparti e alle attività individuali o di gruppo che i dipendenti svolgono durante la giornata lavorativa.

La progettazione dello spazio deve tener conto di queste esigenze per garantire che sia funzionale e soddisfi le diverse esigenze aziendali. Una volta svolta l’analisi ci sono degli elementi su cui potremo andare a lavorare per progettare il nostro ufficio. 

Ecco 5 cose a cui bisogna prestare attenzione per realizzare un ufficio a prova di Smart Working:

1. Utilizza molte aree informali e modulari. 

Per creare spazi di lavoro moderni e funzionali, è importante utilizzare aree informali e modulari che supportino la collaborazione e l’incontro tra i dipendenti. 

Devono mostrarsi come luoghi accoglienti che stimolino il lavoro sinergico di gruppo, fornendo:

  • Aree di incontro per riunioni formali e informali
  • Postazioni di lavoro libere da usare tra un incontro e un altro senza occupare una scrivania
  • Sale relax, zone lounge o salottini (perfette per le pause e network)

2. Offri comfort ed ergonomia ai lavoratori.

In passato il lavoratore era obbligato a venire in ufficio, oggi per molte professioni è quasi diventata una scelta. Per invogliare il personale a venire in ufficio dobbiamo rendere l’ambiente il più confortevole possibile, a partire dalle cose semplici come sedie ergonomiche con supporti lombari e scrivanie con altezza regolabile, continuando con spazi riservati per telefonate e videocall. Attraverso l’interior design e giocando con le finiture e gli arredi arredi possiamo far percepire alle persone che in ufficio si possa trovare la stessa sensazione e lo stesso comfort che si trova  a casa. 

3. Utilizza e ottimizza la tecnologia.

Se vuoi mantenere un buon livello di produttività dovrai fornire alle persone della tua organizzazione, siano essi in ufficio o in smart, tutti gli strumenti tecnologici necessari. La mancanza di tecnologia di buona qualità può impattare negativamente sulle attività. Strumenti non aggiornati, lenti o inefficienti possono non solo far perdere tempo o causare problemi, ma anche rendere i propri collaboratori meno ingaggiati e stimolati. 

Ecco cosa non può mancare:

  • Fornire a tutti i dipendenti laptop, telefono, tablet di qualità e ogni altro device necessario alla propria attività 
  • Ottimizzare sistemi di gestione in cloud per permettere l’accesso ai dati aziendali in sicurezza, flessibilità e tempestività
  • Utilizzare piattaforme per la collaborazione a distanza (Office 365 o Google Workspace) e applicazioni per la gestione dei progetti a distanza come Asana o Trello.

In questo modo, darai la possibilità ai tuoi collaboratori tutti di lavorare più facilmente e con maggiore efficacia.

4. Non sottovalutare i colori e luci del tuo ufficio.

Il colore è un fattore importante che influenza il nostro umore e la percezione degli ambienti di lavoro. Secondo le neuroscienze, i colori possono avere un impatto su come ci sentiamo, sulla nostra produttività e sul nostro comportamento. Ad esempio, uno studio del 2008 pubblicato su “Environmental Science & Technology” e condotto da Nancy Kwallek ha scoperto che i colori caldi, come rosso e arancione, possono aumentare la nostra energia e vitalità, mentre i colori freddi, come blu e verde, possono aiutarci a calmare e ridurre lo stress.

Per creare un ambiente di lavoro che sia piacevole per i lavoratori ibridi, è importante che tu scelga i colori con attenzione. 

Un designer professionista può aiutarti a trovare il giusto equilibrio tra i colori nelle varie sale ufficio, combinando colori caldi e freddi per supportare sia la produttività che il benessere dei dipendenti.

5. Costruisci un piano di comunicazione strutturato anche per i lavoratori full remote

Il lavoro in full remote può essere una sfida per la comunicazione, ma con un piano ben strutturato puoi aiutare tutti i tuoi collaboratori a sentirsi supportati e parte della squadra.

In primo luogo, assicurati che i lavoratori sappiano dove trovare aiuto quando ne hanno bisogno. Designa un punto di contatto, come un manager o un membro senior dello staff, a cui i dipendenti possono rivolgersi per domande o richieste di supporto e incoraggia questi contatti perché siano con maggiore frequenza. Soprattutto per la fase di onboarding di una nuova figura in azienda è fondamentale integrarla da subito nell’organizzazione.

Costruire una cultura di comunicazione interna solida e offrire le giuste tecnologie (come spiegato nei paragrafi precedenti) sarà fondamentale per mantenere i lavoratori smart felici e produttivi. 

6. Infine, non dimenticarti di monitorare l’impatto dello Smart Working sulla tua attività

Se agiamo mettendo in atto iniziative, allora dovremo essere in grado di misurarne i risultati. 

Un sistema di monitoraggio adeguato al tipo di organizzazione (dimensione, business, internazionalizzazione, etc) ed alla tipologia di worker (personas), permette di misurare l’impatto delle azioni ed identificare criticità e vantaggi delle iniziative adottate.

L’utilizzo di strumenti analitici consente una valutazione oggettiva e permette di porre in essere azioni correttive attraverso comunicazioni efficaci, training specifici ed interventi mirati.

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