Nel corso degli ultimi anni, l’interesse mediatico sul tema consulenza Smart Working è cresciuto in modo esponenziale. Complice la pandemia da Covid-19, che ha sicuramente esteso il fenomeno, ma anche di un incremento di consapevolezza da parte delle aziende, che vedono nel lavoro agile un’opportunità di sviluppo organizzativo.
Prima di addentrarci in modo più approfondito nel mondo dello smart working, è importante avere una chiara comprensione di cosa sia. In breve, lo smart working (detto anche lavoro agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che si caratterizza per l’assenza di vincoli di orario e di spazio e per un’organizzazione del lavoro in fasi, cicli e obiettivi.
Si tratta dunque di una modalità di lavoro che consente ai dipendenti di svolgere le proprie mansioni anche in luoghi diversi dall’ufficio tradizionale e che si basa su un uso intelligente della tecnologia.
Abbiamo detto che lo smart working offre ai lavoratori più libertà e flessibilità, tuttavia può anche portare a un senso di isolamento. Il rischio che i dipendenti possano sentirsi distanti dai colleghi è concreto proprio per via della minore interazione sociali che l'ufficio tradizionale offre. Inoltre, la comunicazione rischia di diventare più complessa. Per questi motivi affidarsi a un consulente Smart Working può aiutare le aziende a sviluppare strategie ad hoc per mitigare l'isolamento e migliorare l’interazione e la collaborazione tra i membri del team
Lo smart working richiede una gestione del tempo più autonoma da parte dei dipendenti. Questa autonomia può rappresentare una sfida per coloro che non sono abituati a pianificare il proprio lavoro in modo indipendente. La consulenza smart working fornisce strumenti e tecniche per aiutare i dipendenti a gestire il proprio tempo in modo efficiente, pianificare in anticipo e imparare a dare le priorità.
La protezione dei dati aziendali è una priorità cruciale per le aziende; lo smart working può aumentare il rischio di violazioni della sicurezza. Uno dei servizi offerta dai nostri consulenti smart working è l’implementazione delle politiche e delle procedure atte a garantire la sicurezza delle informazioni sensibili durante il lavoro remoto, compresi gli aggiornamenti sulla sicurezza informatica e la formazione per i dipendenti.
Dopo aver parlato delle sfide e dei rischi che una non corretta gestione dello smart working può comportare se non si ricorre a una consulenza smart working ad hoc, vediamo ora l’impatto positivo che lo Smart Working può avere sulle organizzazioni e sui dipendenti.
Come emerso da una ricerca condotta da Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, si può stimare che l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Smart Working vada dal 15 al 20%.
Del resto la modalità di lavoro agile consente:
Come abbiamo detto, ri-organizzare e ri-pensare le attività lavorative in ottica Smart Working con l’obiettivo di migliorare la produttività e il flusso di lavoro è possibile solo attraverso un’accurata analisi e una consulenza Smart Working svolta da professionisti del settore e rispondente alle reali esigenze e necessità dell’azienda.
Attraverso la consulenza Smart Working si creano, infatti, iniziative coerenti e congiunte, che includono:
L’azienda deve obbligatoriamente stilare i singoli accordi di Smart Working, che devono essere redatti in forma scritta e trasmessi in via telematica utilizzando l’apposita piattaforma del Ministero del Lavoro. Agli accordi di Smart Working è sempre consigliabile affiancare un regolamento aziendale che disciplini aspetti come: l’orario flessibile, la prenotazione delle postazioni e/o delle aree di lavoro, la reperibilità, i luoghi dove è possibile svolgere le attività da remoto, etc.
All'interno di una consulenza Smart Working occorre anche ridefinire gli spazi fisici, per offrire al team luoghi adeguati alla nuova modalità lavorativa. Per questo è sempre consigliabile riqualificare gli uffici, creando un layout polifunzionale, in grado di accogliere e agevolare il personale nello svolgimento delle attività.
Una consulenza Smart Working include anche un piano di formazione ad hoc per introdurre l’iniziativa e veicolare i valori che l’azienda intende promuovere attraverso il cambiamento. È altresì importante dedicare dei momenti di ascolto delle eventuali difficoltà riscontrate dal team, per supportare le persone in caso di bisogno.
Le tecnologie sono un fattore abilitante fondamentale per lo Smart Working in quanto permettono alle persone di lavorare in sicurezza e in modo efficace, sia dentro che fuori l'ufficio. Implementare la struttura tecnologica è quindi un passaggio obbligato per tutte le aziende che vogliono implementare il sistema di lavoro ibrido.
In Workitect aiutiamo le aziende a trovare il giusto equilibrio tra lavoro in ufficio e da remoto, accompagnandole nel processo di trasformazione verso un nuovo modo di lavoro e definendo il giusto piano di Smart Working in qualità di consulente Smart Working.
La sfida che abbiamo deciso di cogliere è quella di offrire una consulenza Smart Working rispondente ai bisogni dell’azienda e delle persone che ci lavorano.
Nello specifico, in qualità di consulente Smart Working, ci occupiamo di: analisi del grado di remotizzazione delle attività, definizione del modello di Smart Working, formazione sullo Smart Working e la gestione e promozione di un processo di Change Management, redazione di policy aziendali e accordi di Smart Working.
