Il 31 marzo scade la deroga dello Smart Working semplificato. Torna quindi l’obbligo degli accordi individuali Smart Working, come previsto dalla normativa di riferimento, la Legge 81/2017. Dunque, cosa devono fare le aziende sprovviste degli accordi e del regolamento di Smart Working?
Nei prossimi paragrafi vi spieghiamo, punto per punto, cosa occorre fare e cosa è invece consigliabile fare per essere in regola e non trovarsi impreparati.
Gli accordi individuali Smart Working
Fino al 31 marzo le comunicazioni di Smart Working nel settore privato vanno effettuate attraverso la procedura semplificata, per la quale non occorre allegare l’accordo individuale, attraverso l’apposito portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Dal primo aprile, invece, verranno meno le deroghe e tonerà in vigore la procedura standard. Vediamo insieme che cosa prevede.
Cosa deve contenere l’accordo individuale di Smart Working
L’accordo individuale di Smart Working deve innanzitutto essere redatto in forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova.
Esso può essere a tempo indeterminato o a tempo determinato. In quest’ultimo caso, il recesso può avvenire un preavviso non inferiore a 30 giorni. Nel caso di lavoratore disabile, il termine di preavviso del recesso da parte del datore di lavoro non può essere inferiore a 90 giorni.
In presenza di un giustificato motivo, ambo le parti possono:
- accordo a tempo determinato: recedere prima della scadenza del termine prefissato;
- accordo a tempo indeterminato: recedere senza preavviso.
Così come disposto dall’art. 19, comma 1, della Legge 81/17, l’accordo individuale di Smart Working deve disciplinare l’esecuzione della prestazione di lavoro all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto anche delle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e degli strumenti utilizzati dal dipendente.
In particolare, l’accordo individuale di Smart Working deve regolamentare:
- durata dell’accordo (a tempo determinato o indeterminato);
- tempi di riposo del lavoratore;
- forme e limiti dell’esercizio del potere direttivo del datore di lavoro;
- strumenti utilizzati nell’esecuzione della prestazione di lavoro;
- misure tecniche ed organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore;
- condotte connesse all’esecuzione della prestazione di lavoro all’esterno dei locali aziendali che danno luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari;
- eventuale diritto all’apprendimento.
Il lavoratore che opera in modalità agile ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato, in attuazione dei contratti collettivi, ai lavoratori che svolgono le stesse mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.
Modalità di trasmissione dell’accordo individuale di Smart Working
Una volta redatto e stipulato, l’accordo di Smart Working deve essere trasmesso in via telematica utilizzando la piattaforma creata dal Ministero del Lavoro. La comunicazione deve contenere:
- dati del datore di lavoro e del lavoratore;
- indicazioni relative al rapporto di lavoro (data di assunzione, tipologia contrattuale, etc.)
- copia dell’accordo individuale di Smart Working sottoscritto.
È consentivo l’invio massivo delle comunicazioni per le aziende che devono trasmettere più accordi.
È possibile accedere al portale attraverso una delle seguenti credenziali: SPID, CIE (Carta d’identità elettronica), eIDAS, cittadini esteri no eIDAS; utenti PA.
Infortuni e malattie professionali
Ricordiamo che gli Smart Worker hanno diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche per quelle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività.
Il regolamento aziendale di Smart Working
Seppur la legge non preveda alcunché sul punto, molte aziende decidono di predisporre anche un regolamento di Smart Working.
Esso contiene le linee guida e le norme che regolano lo Smart Working all’interno dell’azienda e viene utilizzato come base per la redazione degli accordi individuali Smart Working.
A titolo esemplificativo, il regolamento aziende di Smart Working può contenere indicazioni su:
- obiettivi e finalità dello Smart Working;
- campo di applicazione: chi può lavorare in modalità agile;
- modalità di accesso alla prestazione agile;
- strumenti di lavoro;
- disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
- canali di comunicazione;
- disposizioni in materia di sicurezza informativa e protezione dei dati;
- diritti e doveri dei lavoratori;
- durata, revoca e recesso;
- condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari.
Protocollo nazionale di Smart Working
Il 7 dicembre 2021, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e le Parti sociali hanno sottoscritto il Protocollo nazionale Smart Working al fine di:
- definire le linee di indirizzo per la contrattazione collettiva (nazionale, aziendale e territoriale) sul lavoro agile nel settore privato;
- facilitare l’accesso allo Smart Working per lavoratori fragili e con disabilità;
- sviluppare strumenti di welfare aziendale a supporto degli Smart Worker.
Dunque, tutte le aziende che, a partire dal primo aprile, intendono mantenere lo Smart Working, dovranno attenersi anche a quanto indicato nel Protocollo nazionale Smart Working.
Smart Working Kit: come possiamo aiutarti
Le aziende che non avranno predisposto gli accordi individuali entro il 31 marzo, saranno costrette a far tornare in sede i propri lavoratori 5 giorni su 5. Per venire incontro a tutti coloro che non si sono ancora adeguati alla normativa, noi di Workitect abbiamo pensato a una soluzione: lo Smart Working Kit.
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