Come pianificare al meglio la nostra vita e il lavoro?

La pianificazione è un processo di riflessione sulle attività necessarie per raggiungere un obiettivo desiderato.

A me piace pensare che pianificare sia anche un modo per migliorare la nostra qualità di vita. Ci permette di evitare di strafare per aderire a standard impossibili di produttività e al contrario di gestire con calma lavori con scadenze che non avremo più con il fiato sul collo nell’immediato. 

Meglio imparare a programmare in modo realistico (si, questa la chiave del successo) tutti gli impegni che richiedono la nostra attenzione e, come avrai capito se mi leggi da un po’, sai bene che non mi riferisco solo agli impegni di lavoro.


É importante conoscere le attività che ci piacciono e a cui non vogliamo rinunciare, non solo pensare a meeting lavorativi ma immaginare e progettare le nostre giornate e le nostre settimane in modo più integrato facendo coesistere ogni giorno con lo stesso valore gli impegni di lavoro, quelli personali, la famiglia, gli hobby e anche la cura della casa.

Io mi trovo benissimo con quella che ho battezzato pianificazione a 4 livelli.

Un metodo più semplice di quanto tu possa pensare.

Ecco come funziona:

1. Pianificazione annuale.

Ti aiuta ad avere una visione generale su tutto l’anno. Io trovo utilissima la vista annuale per segnare tutte le scadenze tipo tasse da pagare, bollo e assicurazione auto, spese condominiali, l’abbonamento della palestra ecc. Tutto quello che è importante fare entro una certa data senza correre il rischio di dimenticarsene.

A questo livello macro inserisco solo le scadenze che necessitano una mia azione o comunque una verifica che sia andato a buon fine, nel caso abbia automatizzato il pagamento.

Mi piace utilizzare un semplice file xls (che stampo e tengo sulla scrivania in modo da averlo sempre a portata di mano), 3 colonne suddivise per: mese, specifica e importo, stop.

Il vantaggio è quello di non dover tenere a mente le varie scadenze e avere già una parziale previsione delle spese in uscita mese per mese in modo da organizzarsi. 

Ogni fine anno è sufficiente dedicare massimo un’oretta ad aggiornare le scadenze dell’anno che sta per cominciare, eliminare quelle che non ci saranno nel nuovo anno e aggiungere eventuali nuove voci.

2. Pianificazione mensile

Con la pianificazione mensile si va un pochino più nel dettaglio ma mantenendo sempre uno sguardo generale.

La pianificazione mensile serve ad avere uno sguardo ampio su quello che sta per accadere nel mese ed evitare di dimenticare o sovrapporre impegni.

Cosa è utile segnare:

  • Visite ricorrenti o quelle prenotate mesi prima
  • Appuntamenti personali 
  • Incontri con gli insegnanti
  • Incontri con i clienti
  • Riunioni ricorrenti

Il mio suggerimento è anche aiutarti con i colori, ad esempio segnati in azzurro le attività personali, in verde ciò che riguarda tuo figlio (se ne hai due o più figli meglio distinguere gli appuntamenti con colori diversi), in viola le riunioni programmate, in arancione gli appuntamenti dal cliente ecc

Questo tipo di vista è utile anche per evitare di sovrappopolare la tua agenda con un numero impossibile di impegni lo stesso giorno, permetterti di gestire eventuali imprevisti, fosse solo più traffico del previsto per andare da un posto all’altro.

Per questo livello, a malincuore, ho smesso di usare l’agenda cartacea perché non riusciva a stare dietro ai diversi cambi di programma e sono passata ad utilizzare il semplice calendario del cellulare e tutta la sua vasta gamma di colori.

3. Pianificazione settimanale

Terzo livello, pianificazione settimanale. Con la vista settimanale si inizia a fare sul serio e ad entrare nel vivo dell’operatività.

Per me questo è il livello più importante e prezioso, quello che ci permette di partire dalla to do list che abbiamo compilato per raggiungere i nostri obiettivi e non semplicemente spuntare voci dalla lista.

Non si tratta semplicemente di annotare la scadenza di una certa consegna, ma segnare tutto quello che è necessario fare prima per arrivare puntuali e senza affanno a quella consegna.

Nella pianificazione settimanale inserirai per prime le voci della vista mensile per quella settimana (visite, incontri e riunioni già fissate ecc) e il mio consiglio spassionato è quello di mettere subito dopo il tempo per fare qualche cosa che per te è importante e rigenerante, che forse ha poco a che fare con il lavoro ma ti aiuta ad essere una persona più centrata, produttiva e soddisfatta.

Io ad esempio non manco mai (mai!) di inserire gli slot per delle attività sacre come palestra e yoga in modo da far ruotare il resto degli impegni intorno a quelle attività che ritengo fondamentali per il mio benessere.

Se non facessi così, lo sai meglio di me, il rischio è quello di sacrificare queste attività per rispondere a urgenze (spesso non nostre) o procrastinare e pensare lo faccio do-mai e alla fine ritrovarsi a dire “non ho mai tempo per me”.

Come potrai immaginare ci sono tantissimi strumenti che ti possono aiutare, per quanto mi riguarda sono rimasta fedele alla carta e pianifico ogni settimana rigorosamente a mano su un planner da tavolo. Un vezzo, un’abitudine, un piacere.

4. Pianificazione giornaliera

Infine arriva la pianificazione giornaliera, è quella che traccia le nostre attività ora per ora, ci deve guidare, deve essere rigorosa e al tempo fluida per gestire gli imprevisti che si presenteranno… perché sai meglio di me che il punto non è se si presenteranno, ma quando.

Come dicevo prima se non hai stipato la tua settimana di impegni sarà più facile spostare le caselle nel momento in cui le cose ti cambiano sotto al naso senza sentirti sopraffatto.

Meglio ancora se riesce a tenere conto del nostro bioritmo, in modo da inserire gli impegni più faticosi nel momento di picco della nostra produttività e concentrazione e dovrebbe essere l’insieme degli impegni di lavoro ma anche degli impegni personali e di famiglia.

Questa dovrebbe essere la prima cosa che guardiamo la mattina e l’ultima che aggiorniamo la sera prima di spegnere tutto e goderci del meritato riposo.

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