La scrivania non è il posto migliore per svolgere tutte le attività lavorative.
Nell’organizzazione degli spazi in ufficio, un termine sempre più centrale è il cosiddetto desk sharing. La traduzione letterale è “condivisione della scrivania” ma questa definizione non riesce a riassumere la portata del cambiamento che propone.
Oggi l’ufficio è sempre più un luogo di incontro in cui condividere non solo lo spazio, ma soprattutto le esperienze. Su questa filosofia si fonda l’approccio del desk sharing.
In questo articolo, vediamo insieme i suoi vantaggi e le strategie per implementarlo con successo in azienda.
Il co-sharing e l’Activity Based Working
Con il desk sharing, il layout aziendale non si basa più sull’assegnazione delle singole scrivanie, bensì sulla loro condivisione.
In assenza di postazioni nominative, i collaboratori sono invitati a prenotare giornalmente la propria postazione in base all’attività specifica che devono svolgere.
Questa soluzione, integrata allo smart working, costituisce un approccio sempre più adottato in ambito aziendale e basato sull’idea del co-sharing.
Del resto, viviamo in un’epoca in cui la tendenza preponderante è quella di condividere beni e servizi: dall’auto (pensiamo al car pooling) agli abbonamenti streaming.
Ma sfatiamo subito un mito: desk sharing non significa “perdere la propria postazione”, bensì adottare una modalità di lavoro più flessibile che amplia le possibilità di scelta.
Nel corso della giornata lavorativa, ognuno di noi svolge attività diverse: conversazioni telefoniche, riunioni formali, incontri brevi, lavori di alta concentrazione, focus-group.
Secondo il modello dell’Activity Based Working, possiamo catalogare queste attività in quattro pilastri:
- Concentrazione,
- Collaborazione,
- Contemplazione,
- Comunicazione.
Il luogo di lavoro diventa così un organismo flessibile al servizio delle esigenze degli occupanti, e non il contrario.
La modalità di desk sharing si inserisce perfettamente in questo contesto: le persone possono scegliere lo spazio più adatto alle loro necessità immediate migliorando performance e benessere.
Da dove nasce il desk sharing
Alla base del desk sharing c’è il concetto di hot bunking (noto anche come “hot racking” o “hot bedding”): una pratica nata nelle organizzazioni militari, in particolare nelle unità operanti in sottomarini.
Qui, data la scarsità di spazio, una parte delle cuccette viene solitamente destinata a più persone che, lavorando su turni, le utilizzano in momenti diversi del giorno.
Nell’ambito aziendale, l’evoluzione iniziale è stata l’hot desking: il termine indica l’uso di postazioni di lavoro non assegnate dove i membri di un’organizzazione occupano il primo posto libero.
Il moderno desk sharing evolve ulteriormente questo concetto, aggiungendo la possibilità di riservare con anticipo la postazione che si intende occupare.
Le modalità di prenotazione variano di azienda in azienda: nelle organizzazioni più strutturate si utilizzano software e app dedicate, mentre per le realtà più piccole è sufficiente un foglio di lavoro condiviso.
L’introduzione di questa modalità di condivisione all’interno dell’ufficio avviene intorno agli anni ’80 e ’90 ma il vero boom è più recente e ricondotto a sistemi tecnologici più performanti e all’aumento di formule di lavoro sempre più ibride.
Vantaggi del desk sharing in ufficio
Dopo aver spiegato da dove nasce e in cosa consiste il desk sharing, vediamo insieme i vantaggi che promuove questo nuovo approccio all’ufficio.
I benefici del desk sharing possono essere sintetizzati in 4 punti essenziali:
Ottimizzazione del desk sharing
La condivisione della scrivania ottimizza l’uso dello spazio negli uffici significativamente. Grazie al desk sharing – e a un piano mirato di smart working – è possibile ridurre lo spazio disponibile e introdurre ulteriori ambienti di lavoro diversi.
Non tutti i collaboratori sono presenti in ufficio contemporaneamente. Per questo, il luogo di lavoro può essere organizzato con un numero inferiore di scrivanie riducendo significativamente lo spazio richiesto.
Così, le risorse liberate possono essere riconvertite in zone collaborative, aree di pensiero creativo o spazi comuni migliorati. Una soluzione intelligente in pieno stile co-sharing che rende l’ambiente più efficiente e aumenta il benessere e la produttività degli occupanti.
Socializzazione
Lavorare a fianco di colleghi sempre diversi rompe i “silos” aziendali.
Questo agevola la conversazione anche tra membri di reparti differenti e accresce il confronto diretto. Una nuova dinamica vantaggiosa a rafforzare la collaborazione e lo scambio costruttivo.
Flessibilità
Avendo la possibilità di scegliere dove lavorare, le persone si sentono più produttive e stimolate.
Il concetto di scrivania condivisa è ideale per un modo di lavorare agile promuovendo flessibilità e creatività.
Ottimizzazione dei costi
L’uso efficiente dello spazio permette di ottimizzare i costi, generando un beneficio diretto sulla gestione delle risorse economiche aziendali.
Il desk sharing riduce significativamente lo spazio necessario per il numero di occupanti: in questo modo le aziende possono razionalizzare meglio i mq e ridurre il consumo di risorse, come elettricità, riscaldamento o apparecchiature per ufficio.
Le criticità da non sottovalutare
Come ogni cambiamento organizzativo significativo, anche il desk sharing porta con sé alcune sfide che è bene conoscere in anticipo per gestirle con efficacia.
La prima riguarda il senso di appartenenza e il territorio.
La scrivania fissa è spesso vissuta come uno spazio personale: toglierla può generare un senso di perdita, disorientamento e resistenza. Queste reazioni sono comprensibili e vanno affrontate con trasparenza e coinvolgimento, non ignorate.
Una seconda criticità riguarda la gestione degli oggetti personali. In un sistema di desk sharing, ogni collaboratore deve poter riporre le proprie cose al di fuori della scrivania. È quindi indispensabile dotare gli spazi di locker individuali, così da garantire ordine e continuità.
Infine, c’è la curva di adattamento. I primi mesi di transizione sono i più delicati: le persone hanno bisogno di tempo per interiorizzare le nuove abitudini. Un buon piano di formazione e una policy di desk sharing chiara possono fare la differenza.
Come introdurre il desk sharing in azienda?
Introdurre la modalità di desk sharing può rappresentare una grande sfida per un’azienda tradizionale perché comporta un cambiamento delle abitudini, della filosofia lavorativa e della gestione del personale.
Anche se sono comprovati i vantaggi di questo approccio, quando il cambiamento viene calato dall’alto o introdotto con modalità troppo radicali, rischia di incontrare forti resistenze.
L’implementazione di questo sistema necessita senza dubbio di una pianificazione strategica degli spazi e un’attenta analisi delle attività lavorative svolte.
Per una transizione efficace, è fondamentale seguire quattro step:
Formazione
Sia responsabili che dipendenti devono essere correttamente formati e informati circa i cambiamenti che l’azienda sta mettendo in atto. I responsabili di funzione devono acquisire conoscenze e competenze che li aiutino ad accompagnare il team durante il processo di trasformazione e, successivamente, a coordinarlo.
La formazione non deve limitarsi agli aspetti pratici (come prenotare una postazione o dove riporre gli oggetti personali), ma deve toccare anche la dimensione culturale del cambiamento: cosa significa lavorare in uno spazio condiviso, quali comportamenti sono attesi e come cambia il senso di responsabilità individuale verso l’ufficio.
È anche importante dotarsi di una desk sharing policy, un documento che definisce le regole condivise per l’utilizzo degli spazi. Ne parleremo in dettaglio nel quarto step.
Piano di smart working
Come abbiamo detto, una strategia di desk sharing, perché sia efficace, deve essere accompagnata da un piano di smart working e da un’analisi accurata del grado di remotizzazione delle attività svolte dai vari team.
Solo in questo modo è possibile individuare lo scenario migliore per l’azienda e rispondere in modo ottimale alle esigenze dei collaboratori.
Un elemento chiave in questa fase è la definizione del desk ratio, ovvero il rapporto tra il numero di scrivanie disponibili e il numero totale di persone che potrebbero utilizzarle. Calcolare correttamente questo indicatore è fondamentale per evitare che il desk sharing diventi fonte di stress anziché di benessere.
Riprogettazione degli spazi
Dopo aver individuato le diverse attività svolte in ufficio, occorre rivedere gli attuali spazi inserendo, a seconda delle esigenze, luoghi di incontro informali, aree break, sale meeting grandi e piccole, luoghi adibiti alla concentrazione e qualsiasi altro spazio di supporto alle attività ordinarie.
In questo modo si incontrano le esigenze degli occupanti e le si realizza concretamente apprendendo che gli ambienti di lavoro permettono il corretto svolgimento delle mansioni e aiutano a creare un diffuso senso di soddisfazione e benessere.
In questa fase è utile dotarsi anche degli strumenti tecnologici per gestire la prenotazione delle postazioni.
Esistono software e app dedicati che permettono di visualizzare la mappa degli spazi, prenotare una scrivania ed effettuare il check-in tramite QR code.
Desk sharing policy
Perché il desk sharing funzioni davvero, non basta ridisegnare gli spazi: occorre anche definire le regole condivise che ne governano l’utilizzo quotidiano. È qui che entra in gioco la desk sharing policy, un documento che chiarisce aspettative, comportamenti e responsabilità per tutti coloro che utilizzano gli spazi in condivisione.
Senza di essa, il rischio è che possono nascere incertezze su chi ha accesso alle postazioni e quando, aumentare il senso di disorientamento e generarsi conflitti difficili da gestire.
Una buona policy copre in genere i seguenti aspetti:
- le modalità di prenotazione delle postazioni;
- le regole per lasciare la scrivania in ordine a fine giornata (la cosiddetta clean desk policy);
- gli standard minimi di attrezzatura garantiti in ogni postazione;
- i ruoli e le responsabilità di dipendenti, team leader e reparto IT;
- le eventuali eccezioni per profili o esigenze specifiche;
- i meccanismi di monitoraggio e raccolta di feedback nel tempo.
Più che un insieme di regole imposte dall’alto, la desk sharing policy è una guida operativa: definisce un perimetro chiaro entro cui le persone possono muoversi con autonomia, consapevolezza e rispetto reciproco.
Conclusione
Come abbiamo visto, adottare il desk sharing non significa semplicemente ridurre il numero di scrivanie, ma evolvere verso un’idea di ufficio come hub relazionale e dinamico. Si tratta di un investimento strategico che trasforma la cultura aziendale rendendola più aperta, sostenibile e orientata ai risultati piuttosto che alla mera presenza fisica.
Noi di Workitect aiutiamo le aziende a instaurare l’equilibrio necessario tra le mura dell’ufficio. Insieme possiamo creare dei luoghi adatti alle esigenze del tuo team e accompagnare ogni collaboratore nel percorso verso il cambiamento.
Per approfondire il desk sharing, scarica gratuitamente la nostra guida al desk sharing.
