La scrivania non è il posto migliore per svolgere tutte le attività lavorative.

Desk sharing significa letteralmente condivisione della scrivania. Si tratta di un’organizzazione delle postazioni dell’ufficio non più basata sull’assegnazione delle singole scrivanie, bensì sulla loro condivisione. 

I dipendenti non hanno più la loro scrivania e la loro sedia personale, ma prenotano giornalmente la propria postazione attraverso appositi tools e, a seconda dell’attività lavorativa che devono svolgere, possono selezionare una determinata area.

Questa soluzione, che sempre più di frequente le aziende decidono di adottare, si basa sull’idea di co-sharing. 

Del resto viviamo in un’epoca in cui la tendenza sempre più preponderante è quella di condividere con altri beni e servizi: dalla macchina (pensiamo a Bla Bla Car) all’abbonamento streaming. 

Ma sfatiamo subito un mito: desk sharing non significa “perdere la propria postazione” bensì adottare una modalità di lavoro più flessibile, che amplia le possibilità di scelta.

Nel corso della giornata lavorativa, ognuno di noi si trova a svolgere attività diverse: conversazioni telefoniche, riunioni formali, incontri informali, lavori di concentrazione, focus-group, etc. 

Attività che possiamo catalogare in quattro diversi gruppi: concentrazione, collaborazione, contemplazione e comunicazione (modello Activity-based working).

La modalità di desk sharing si inserisce perfettamente in questo contesto: le persone possono prenotare e lavorare negli spazi che meglio si adattano alle loro necessità e, di conseguenza, lavorare meglio. 

Da dove nasce il desk sharing

Il concetto alla base del desk sharing è l’hot bunking (anche conosciuto con il nome di “hot racking” o “hot bedding”), che nasce e si sviluppa all’interno delle organizzazioni militari, in particolare nei sottomarini.

Qui, data la scarsità di spazio, una parte delle cuccette viene solitamente destinata a più persone, le quali, lavorando su turni, si trovano a utilizzarle in momenti diversi del giorno. Ecco l’idea di assegnare a più persone la stessa cuccetta.

L’introduzione di questa modalità di condivisione all’interno dell’ufficio avviene intorno agli anni ‘80 e ‘90 ma il vero boom si sta verificando in questo ultimo periodo, complici i sistemi tecnologici sempre più performanti.

Vantaggi del desk sharing

Dopo aver spiegato il concetto del Desk Sharing e aver condiviso qualche cenno storico, parliamo dei vantaggi che la condivisione delle scrivanie può portare. 

I benefici del desk sharing possono essere sintetizzati in 3 punti: 

1. Ottimizzazione: grazie al Desk Sharing – e a un piano mirato di Smart Working – è possibile ridurre lo spazio disponibile e/o introdurre ulteriori e diversi ambienti di lavoro.
2. Socializzazione: con la condivisione delle scrivanie, le persone hanno modo di lavorare al fianco di colleghi sempre diversi, creando nuove opportunità di collaborazione.
3. Flessibilità: avendo la possibilità di scegliere dove lavorare, le persone risultano essere più produttive.

Come introdurre il desk sharing in azienda?

Introdurre la modalità Desk Sharing può rappresentare una grande sfida per un’azienda in quanto comporta un cambiamento delle abitudini, della filosofia lavorativa e della gestione del personale.

Vero è che, a causa della pandemia, il legame che prima avevamo con la nostra scrivania si è fortemente allentato (pensate ai lavoratori che da febbraio dello scorso anno lavorano solo da casa) e quindi questo è certamente uno dei migliori periodi per cogliere la palla al balzo.

L’implementazione di questo sistema necessita senza ombra di dubbio di una pianificazione strategica degli spazi e un’attenta analisi delle attività lavorative svolte. È quindi fondamentale:

• formare e informare il personale e i loro responsabili;
• predisporre un piano di Smart Working;
• riprogettare gli spazi ufficio, inserendo ambienti adatti alle diverse tipologie di spazi.

Formazione

Sia responsabili che dipendenti devono essere correttamente formati e informati circa i cambiamenti che l’azienda sta mettendo in atto. I responsabili di funzione devono acquisire conoscenze e competenze che li aiutino ad accompagnare il team durante il processo di trasformazione e, successivamente, a coordinarlo.

Piano di Smart Working

Come abbiamo detto, una strategia di Desk Sharing, per essere efficace, deve essere accompagnata da un piano di Smart Working e da un’analisi accurata del grado di remotizzazione delle attività svolte dalle Business Unit. Solo in questo modo è possibile individuare lo scenario migliore per l’azienda.

Riprogettazione degli spazi 

Appurato che le attività che svolgiamo sono diverse e che gli ambienti di lavoro devono permettere il loro corretto svolgimento, occorre rivedere gli attuali spazi inserendo, a seconda delle esigenze, luoghi di incontro informali, aree break, sale meeting grandi e sale meeting più piccole, luoghi adibiti alla concentrazione, etc. 

Workitect aiuta le aziende a trovare l’equilibrio tra lavoro da casa e in sede, definendo il giusto piano di Smart Working e riprogettando gli spazi di lavoro.