In questi due ultimi anni di pandemia, piattaforme di videochiamata come Zoom, Google Meet e Teams sono entrate a far parte del nostro quotidiano. Abbiamo iniziato a usarle con sempre maggiore frequenza, prendendo familiarità con essere e abituandoci a mostrare ambienti domestici o parte di essi.

Perché l’ambiente che mostriamo in videocall è importante

Questa nuova modalità di comunicazione espone inevitabilmente la nostra sfera privata agli occhi esterni. Per questo abbiamo bisogno di regole di galateo digitale e di un’accurata progettazione di ciò che mostriamo, partendo proprio da quello che il nostro interlocutore vede alle nostre spalle. 

A volte le piattaforme VoIP ci aiutano con sfondi virtuali per nascondere quello che realmente c’è. Nella mia esperienza di formatrice e psicologa del lavoro, ho notato come questi vengano molto apprezzati dalle persone: c’è chi vuole nascondere il disordine, evitando così, 30 secondi prima della videochiamata, di lanciare fuori dall’inquadratura tutto ciò che è inappropriato, e chi semplicemente desidera non mostrare a estranei il proprio ambiente domestico.

A mio parere, un contatto “vero” anche con l’ambiente, seppur meno bello, è preferibile rispetto all’inserimento di sfondi fittizi, che potrebbe rimanere come soluzione da adottare solo in caso di estrema esigenza.

In ogni caso, non possiamo nascondere il fatto che lo sfondo dietro di noi gioca un ruolo molto importante. Ruolo che spesso, però, viene sottovalutato.

L’ambiente da cui ci colleghiamo rappresenta un aspetto cruciale nella comunicazione digitale.

Di frequente, infatti, prestiamo poca attenzione all’ambiente inquadrato dalla webcam perché lo riteniamo superficiale. Non ci accorgiamo, però, quanto questo rappresenti un fattore comunicativo rilevante, che parla per noi e sul quale il nostro interlocutore si concentrerà svariate volte nel corso della videochiamata.

Del resto la cornice contribuisce a cambiare la percezione che abbiamo del quadro.

Come curare il nostro sfondo online

Visto che anche le ricerche dimostrano come qualsiasi elemento che mostriamo ha un impatto sulle dinamiche comunicative, può essere utile seguire alcuni facili accorgimenti per ciò che viene inquadrato durante una videocall in modo da avere dei ritorni positivi anche nei nostri scambi comunicativi. 

Giorgio Nardone, psicologo e psicoterapeuta, nel suo libro “Pragmatica della Comunicazione Digitale” suggerisce una lista fattori a cui prestare attenzione per costruire un setting efficace per le sedute terapeutiche online.

Ho provato quindi a riprendere alcuni dei suoi consigli, a mio parere riadattabili anche per le videochiamate di lavoro.

Luminosità dell’ambiente

È fondamentale impostare un gioco di luci per restituire un’immagine nitida di noi in videochiamata. Evitiamo quindi gli ambienti troppo bui o con fonti di luce posizionate in modo che mettano in ombra parte del nostro volto.

Serve una via di mezzo tra un eccesso di luminosità e di oscurità. Cosa buona quindi è fare delle prove e una volta trovato il giusto set non spostare più le fonti di luci. È possibile acquistare delle luci diffuse, simili a quelle utilizzate per le riprese video, a poche decine di euro.

Elementi riflettenti

Sarebbe meglio evitare di avere alle nostre spalle finestre, specchi, pareti di vetro o qualsiasi cosa che possa riflettere in maniera anche minima le immagini, specie in ambienti domestici.

Porte aperte

Stesso discorso vale per le porte. È consigliabile evitare di posizionarci davanti a porte o ambienti aperti al passaggio.

Per quanto possiamo essere sicuri che nessuno ci interromperà, la cosa migliore è posizionarci il più possibile vicino a una parete in modo da non essere sorpresi “alle spalle”.

Vicinanza della webcam

Non ci sono regole rigide a proposito della distanza dalla quale dobbiamo essere ripresi. Sicuramente meglio evitare tutte le posizioni che risultano poco armoniose o troppo artificiali.

Anche in questo caso la miglior cosa è fare delle prove e trovare la giusta misura che valorizzi la nostra immagine, senza essere né troppo vicini né troppo lontani.

Posizionamento rispetto all’inquadratura

Molto spesso durante le videochiamate si osservano soggetti inquadrati male, troppo a destra o sinistra rispetto all’inquadratura.

Meglio prediligere una ripresa centrale in cui il volto non rischi di essere tagliato fuori dall’inquadratura, danneggiando fortemente l’impatto della nostra comunicazione. 

Sfondo

Anche se disponiamo di una stanza o di uno studio arredato molto bene, dobbiamo focalizzarci esclusivamente sul segmento ripreso dalla webcam.

Dietro di noi potrebbe essere posizionato un mobile che si intona benissimo all’ambiente ma che online sembra un pensile da cucina. Non trascuriamo quindi il fatto che online anche arredi bellissimi potrebbero risultare inappropriati.

Inoltre, meglio evitare addobbi troppo vistosi o fuori contesto. 

Puntualità

La puntualità in ambito digitale è un elemento cruciale e dovrebbe essere rispettata il pià possibile. Se dal vivo, secondo alcune teorie del Management degli anni ‘80 e ‘90, far aspettare l’interlocutore era sinonimo di potere, per gli incontri online l’attesa è vista in modo pessimo.

L’essere puntuali online è sinonimo di professionalità e affidabilità. Far aspettare il nostro interlocutore davanti a un monitor non è la stessa cosa di farlo aspettare nella sala d’attesa di uno studio o nella reception di un’azienda.

Nel caso in cui fossimo davvero in ritardo, la miglior cosa è avvertire tempestivamente, anche tramite un semplice messaggio.

In un mondo sempre più veloce e sempre più connesso, il rispetto del tempo altrui diventa la colonna portante della professionalità.

Controlli tecnici

Un altro elemento da non sottovalutare è la padronanza nell’uso della piattaforma VoIP che utilizziamo. Prendere familiarità con lo strumento e fare pratica è un buon modo per imparare a risolvere eventuali problemi tecnici.

L’obiettivo è sempre quello di rendere il più naturale possibile l’interazione digitale, evitando gli intoppi.

Essere presenti al 100%

Può accadere che, in virtù del fatto che gli interlocutori in videocall possono vederci solo parzialmente, ci riteniamo autorizzati a svolgere attività diverse, come scrivere un messaggio, controllare una notifica o addirittura scrivere un’email.

La maggior parte delle volte queste attività non passano inosservate. Per questo consiglio di non farlo

A prescindere dalla perdita di credibilità, il consiglio è di non farlo sia per una forma di rispetto verso l’altro sia per non rischiare di perdere l’attenzione.

L’incontro virtuale ha la stessa valenza di un incontro dal vivo, e dal vivo non ci metteremmo (almeno si spera) a guardare il cellulare mentre l’altro sta parlando.

In sintesi, seppur è evidente che comunicare a distanza è più faticoso rispetto al farlo in presenza (per approfondire leggi l’articolo su Zoom Fatigue), cerchiamo di mostrare all’altro un ambiente che ci rappresenti tenendo bene a mente che ciò che abbiamo alle nostre spalle parla per e di noi. Selezioniamo con accuratezza quindi cosa voglia che comunichi.