Le tecnologie abilitano nuovi modi di lavorare in cui il tempo e lo spazio non rappresentano più vincoli, bensì possibilità. I luoghi di lavoro si emancipano dallo spazio ufficio e i tempi in cui essere connessi si dilatano, potenzialmente all’infinito. Eppure oggi più che mai è fondamentale per le aziende che intendono garantirsi elevati livelli di engagement e performance, investire nella creazione di spazi di lavoro che promuovano il benessere dei dipendenti partendo dall’attenzione per alcune variabili fondamentali tra cui il comfort acustico, l’ergonomia, le fonti luminose e il microclima.

Benessere e performance

In un mercato sempre più competitivo, uno degli obiettivi principali delle aziende è quello di aumentare la produttività, concentrandosi sui fattori più importanti che la influenzano così da incrementare la performance dei collaboratori. Per dare il massimo, una persona deve star bene a 360 gradi, deve essere motivata, coinvolta, stimolata. Le aziende non devono fare altro che lavorare sul benessere, identificando prima di tutto i possibili fattori che lo possono minare.

Primo tra tutti, lo stress. Lo stress sul luogo di lavoro può influire in modo negativo sulla nostra salute, sia mentale che fisica, portare al burnout e, soprattutto, ha un impatto negativo sulla performance. Secondo un recente studio dell’ American Psychological Association, il 42% delle persone sostiene che il proprio livello di stress è notevolmente aumentato negli ultimi 5 anni. I fattori che lo possono causare sono svariati e uno di quelli molte volte poco considerati è l’ambiente lavorativo. Un luogo di lavoro che non favorisce il benessere incide in modo negativo sull’engagement [Engagement and the Global Workplace 2016], avendo così forti ripercussioni sulla performance. Lo stress inoltre incrementa fenomeni quali l’assenteismo e il meno conosciuto presenteismo, ossia l’andare al lavoro mentre si è malati o non completamente “engaged”. Il solo presenteismo, infatti, costa alle aziende americane più di 150 miliardi di dollari l’anno.

Molti cercano di affrontare il problema aumentando i benefit legati ai servizi sanitari aggiuntivi ai propri dipendenti. Ma è davvero questa la via da percorrere? Forse sarebbe meglio investire nella prevenzione partendo dal luogo in cui avviene il lavoro, ovvero l’ufficio.

Vediamo allora quali sono i principali aspetti che rendono un ambiente di lavoro il luogo che abilita il benessere.

Benessere e luogo di lavoro

Nella progettazione di uno spazio di lavoro, occorre considerare che esistono vari elementi che incidono positivamente o negativamente sul benessere delle persone, e quindi che hanno un impatto sulla performance.

Privacy e densità degli spazi

Dagli anni ‘80 il modello di layout predominante diventa l’open-space, che aumenta la densità degli spazi diminuendo i metri quadri per persona, con un risparmio sugli oneri di locazione, di manutenzione e di gestione in genere dell’edificio. Un modello che al vantaggio sui costi aggiunge una miglior comunicazione e trasparenza, ma che porta con sé delle grandi insidie, come ad esempio rumore e privacy. La privacy è uno degli aspetti maggiormente sentiti; pensiamo ad esempio alla scrittura di un documento che contiene dati sensibili con il vicino di scrivania che può leggere lo schermo (privacy visiva) o dover fare una telefonata riservata all’interno di uno spazio aperto e affollato da più persone.

Vedremo poi come, grazie allo smart working e al nuovo modello activity based degli spazi di lavoro, si riescono a contenere i metri quadri necessari ampliando però i confini della sede all’esterno e allo stesso tempo dando più varietà di ambienti.

Il controllo del rumore / Comfort acustico

Il rumore è quasi sempre il primo aspetto indicato da chi lavora in ufficio come l’elemento che maggiormente genera un impatto negativo sul proprio lavoro, è causa di stress e disturbi fisici come ad esempio il mal di testa e riduce quindi produttività e performance fino al 40% [Benway 2012].

A livello acustico esistono vari accorgimenti che possono mitigarne la percezione:

• Assorbire il rumore negli spazi aperti e senza pareti utilizzando materiali fonoassorbenti come moquette, pannelli, o arredi.
• Bloccare il rumore utilizzando pareti, porte e box acustici per quegli ambienti dove è necessaria una maggiore concentrazione e creare una varietà di spazi a seconda dell’attività da svolgere, introducendo anche delle policy di utilizzo degli spazi.
• Mascherare il rumore attraverso l’emissione di suoni (white noise) che coprono quei rumori che possono creare disturbo.

E’ importante notare però che a livello cognitivo le variabili demografiche e fisiche incidono sulla percezione del rumore come elemento di disturbo ed inoltre, per il completamento di alcune attività di routine, essere “interrotti” può essere addirittura di stimolo e aiuto.

Ergonomia e movimento

Uno dei nemici principali del benessere è la sedentarietà e la scorretta postura, tanto che, secondo uno studio dell’Unione Europea, ogni anno si perdono 7 giornate lavorative per problemi all’apparato muscoloscheletrico.

Il primo accorgimento è quello di attrezzare la postazione del comfort necessario, con sedute regolabili dotate di supporto lombare e schienale in rete; anche una scrivania elevabile in altezza può essere di grande aiuto per dare la possibilità di lavorare anche in piedi.

Oltre a questo, un ufficio con varietà di spazi e varietà di arredi incoraggia il movimento all’interno degli ambienti. Per stimolare la creatività e l’efficienza di alcune riunioni può essere d’aiuto organizzare meeting in piedi o walking meeting.

Microclima e benessere termico

Il comfort termico è dato dalla giusta combinazione tra temperatura, ricircolo dell’aria ed umidità. L’equilibrio tra questi elementi è essenziale per un il benessere fisico nell’ambiente di lavoro. Soprattutto negli open space è però difficile trovare il compromesso tra le esigenze di tutti: da uno studio dell’Università di Maastricht in Olanda, pubblicato su Nature Climate Change, si scopre che per le donne la condizione termica ideale sarebbe di 24,5 gradi mentre per gli uomini 22 gradi.

Gli edifici tecnologicamente più avanzati hanno però un controllo centralizzato della temperatura e un ricircolo meccanico dell’aria, non permettendo agli utenti di aprire le finestre o controllare direttamente la temperatura. Esistono tuttavia dei sensori che misurano il comfort della postazione in termini di temperatura, umidità, e “pulizia” dell’aria e comunicano direttamente con i sistemi Building Management System (BMS) per consentire automatismi per la regolazione e l’attivazione degli impianti.

Luce colori e varietà sensoriale

Le persone in genere preferiscono essere circondate da un ambiente naturale che regali emozioni sensoriali diverse nello spazio e nel tempo. La presenza di luce naturale, la variabilità dei colori e la possibilità di essere a contatto con elementi naturali aumenta il benessere migliorando il ritmo cardiaco e il ciclo del sonno, diminuendo le situazioni di stress. Oltre a questo, variare il colore all’interno dell’ambiente può essere d’aiuto per identificare le differenti aree e vie di circolazione.

Varietà di spazi e possibilità di scelta. L’activity based working

Abbiamo accennato in precedenza ad un nuovo modello di riferimento per la progettazione degli uffici: l’activity based working. Un ufficio in cui a seconda dell’attività da svolgere viene creato un ambiente dedicato e funzionale per concentrarsi, comunicare, collaborare e contemplare [Myerson, le 4 C dell’activity based working].

Questo cambia il paradigma dello spazio ufficio, che passa da un modello basato sulla presenza alla propria scrivania ad un modello caratterizzato dalla varietà di spazi non assegnati, in cui le persone possono scegliere a seconda delle necessità dove lavorare.

E’ proprio la possibilità di scelta che influisce maggiormente sul benessere; infatti, avere un grado di controllo su una situazione riduce lo stress connesso ad essa. Concretamente: per una telefonata riservata c’è un phone booth insonorizzato in cui chiamare in estrema privacy, per concentrarsi vengono create delle aree simili a biblioteche in cui si lavora in silenzio, l’angolino in cui veniva messa la macchinetta del caffè diventa un’area lounge, più ampia ed informale, in cui rilassarsi, socializzare e incontrare clienti o colleghi per meeting informali.

Il lavoro oggi

Grazie alle nuove tecnologie, si amplia il concetto di Activity Based Working, aumentando la possibilità di scelta in termini di luoghi di lavoro. La flessibilità si espande, e rompe addirittura il binomio ufficio/casa, permettendo alle persone di poter lavorare in luoghi terzi (bar, aeroporti, coworking).

In particolare i coworking sono uno dei simboli di questa rivoluzione. Nati dall’esigenza dei free-lance di avere un ambiente di lavoro funzionale, hanno poi proliferato con il boom delle start-up aumentando anche i servizi offerti (eventi, workshop, networking). L’alto tasso di innovazione spinge quindi le aziende ad interessarsi ai coworking e a farli sperimentare ai propri collaboratori

Il remote working inoltre, permette di abbattere anche le barriere temporali. Controllare le mail la mattina mentre si è sul treno o finire un report prima di andare a letto sono azioni che ormai rientrano nella normalità. Vengono meno così i vincoli spaziali e temporali del lavoro.

Questi cambiamenti trovano una spinta soprattutto nelle nuove generazioni, prima su tutte i Millenials, che sono cresciuti utilizzando fin da subito la tecnologia. Secondo un sondaggio di OnePoll 3 giovani su 5, nella scelta del proprio lavoro futuro, ritengono essenziale la possibilità di lavorare da remoto.

Tuttavia, la tendenza si sta sempre più spostando anche verso le altre fasce d’età; oggi tutti utilizziamo un tablet o uno smartphone nel nostro quotidiano, avendo la possibilità di essere connessi da ogni luogo e questo si riflette di conseguenza sul luogo di lavoro.

Workplace 4.0 : da residenza a esperienza

Considerando quindi i cambiamenti radicali nei nuovi modi di lavorare, a cosa serve l’ufficio nell’era dello smart working?

Le persone possono scegliere di svolgere le loro attività in qualsiasi luogo, quindi investire sullo spazio fisico di lavoro acquista senso se la sede aziendale si trasforma in un luogo di incontro, di identità e di innovazione. L’essere umano è una creatura sociale ed il sentirsi parte di una comunità incide positivamente con il benessere individuale ed organizzativo.

Investire quindi nel design di un ufficio che rafforzi cultura aziendale e valori, e crei delle occasioni di incontro, è cruciale per quelle aziende che fanno della collaborazione e della creatività i propri punti di forza.

In un contesto globale dove i cambiamenti sono sempre più repentini, la capacità di attrarre nuovi talenti assume un’importanza fondamentale. Ed è anche per questo che le multinazionali stanno investendo molto nella creazione di luoghi di lavoro che facciano sentire le persone parte di vere e proprie comunità

Non solo spazi fisici dunque, ma servizi che permettano di vivere una vera e propria esperienza a tutto tondo, con occasioni di crescita lavorativa e soprattutto personale; corsi di teatro, palestre, possibilità di organizzare mostre ed eventi, sono solo degli esempi di quello che dev’essere l’obiettivo delle risorse umane, che sempre di più si occupano di spazi di lavoro: trasformare l’ufficio da “residenza a esperienza”.