Hai mai sentito parlare della metodologia 5S?

La metodologia 5S  è utilizzata prevalentemente nelle aziende produttive e racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative.

Trae le sue origini nella tradizione giapponese dell’eliminazione di tutto ciò che è spreco.

L’obiettivo è quello di rimuovere tutto ciò che non è strettamente funzionale all’attività svolta, indipendentemente dall’attività stessa.

Molte sono le aziende che hanno implementato e ottenuto successo grazie alla metodologia delle 5S garantendosi uno spazio più funzionale, permettendo il miglioramento delle attività produttive e anche una maggior soddisfazione dei dipendenti sul posto di lavoro.

Se questa metodologia è in grado di portare numerosi benefici sul posto di lavoro perché non provare a sfruttarla anche per i nostri spazi e per la nostra soddisfazione?

Iniziamo a capire cosa sono queste 5 S e vedere come sfruttarle nel nostro quotidiano.

Seiri – Separare: 

Il primo passo da compiere per la messa a punto del sistema riguarda la capacità di individuare ciò che è necessario nel lavoro quotidiano, ciò che serve saltuariamente e rimuovere ciò che non servirà mai più. 

La sua applicazione è perfetta è utilissima anche per la nostra scrivania, per riorganizzare l’armadio o la dispensa della cucina.

In azienda la corretta applicazione di questo punto permette la riduzione di problemi e interferenze nel flusso lavorativo, una maggiore qualità dei prodotti e un aumento della produttività.

A noi può aiutare a non perdere tempo a cercare cose che non si trovano e a diminuire o stress per l’eccessivo disordine ottenendo una miglior fruibilità dei nostri spazi.

Seiton – Riordinare:

Il secondo passo delle 5S è Sistemare e Organizzare.

In questa fase gli oggetti devono essere disposti in maniera tale che siano facili da identificare, utilizzare e riporre. Questo è molto importante in quanto permette di eliminare numerosi sprechi di tempo nello svolgimento delle attività produttive.

Esattamente lo stesso che desideriamo dal nostro armadio, no?

L’applicazione di questa fase nell’intimo della nostra casa richiede una certa consapevolezza delle proprie esigenze e la capacità di ottimizzare l’uso dello spazio per rispondere al vecchio motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”.

Seinso – Pulire a fondo:

Il terzo passo è controllare l’ordine e la pulizia creati.

Questa attività prevede che tutto sia ordinato e pulito, così che tutti gli oggetti/attrezzi siano sempre disponibili e pronti all’uso.

Un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che “non nasconde” le inefficienze e quando questo terzo principio non viene applicato, si possono creare diversi problemi tra i quali: diminuzione del morale degli operai, rischi per la salute e aumento del numero dei prodotti difettosi.

Suona familiare? Allo stesso modo in una casa poco pulita si vive peggio, gli oggetti si accumulano, e come in un circolo vizioso c’è sempre meno voglia di pulire, talvolta anche con piccoli rischi per gli abitanti della casa, soprattutto se allergici alla polvere.

Se è chiaro il punto, la pulizia assume tutto un altro scopo nelle aziende come in casa e allora forse tutti collaboreranno con più entusiasmo.

Seiketsu – Standardizzare:

Il quarto passo è il risultato della corretta applicazione delle prime tre procedure – Separare, Riordinare, Controllare l’ordine e della pulizia creati. 

Lo scopo principale della standardizzazione è evitare la mancata applicazione dei tre processi precedenti, al fine di renderli un’abitudine quotidiana, e assicurare che siano mantenuti e migliorati nel tempo.

Imparare a rispettare giorno per giorno le nuove regole e controllare che tutti, in azienda o in famiglia, si attengano ad esse.

Shitsuke – Diffondere 

Il quinto passo, è quello di far sì che le procedure messe in atto diventino un’abitudine e vengano mantenute da tutti nel corso del tempo. Non importa quanto bene siano stati applicate le prime quattro procedure, ma il sistema non può funzionare a lungo se non viene mantenuto.

Quest’ultimo passaggio è la vera messa a regime delle attività. Un aspetto che ritengo fondamentale.

Molto spesso la capacità di sostenere nel tempo il cambiamento si rivela come la sfida più grande, sia che si tratti del reparto produttivo di un’azienda che dello spazio sulla nostra scrivania.