Con lo Smart Working siamo ormai tutti diventati esperti di meeting online.

Se all’inizio della pandemia facevamo più fatica, ora ci districhiamo con una certa padronanza tra le innumerevoli piattaforme di videoconference, da Google Meet a Teams, da Zoom a Skype.

La fatica dietro i meeting online

Pur se abbiamo raggiunto una certa dimestichezza, non per questo i meeting online rappresentano in generale uno strumento di facile utilizzo. In un altro articolo abbiamo parlato di “Zoom fatigue”, una nuova forma di stress legata alle riunioni online che in questo periodo più che mai hanno riempito le nostre agende.

Secondo un’indagine svolta dal National Bureau of Economic Research, infatti, nel 2020 si è registrato un aumento a livello globale del numero di meeting online giornalieri – e del numero di partecipanti – per ogni lavoratore. Tale meeting overload, testimoniata da più di 20.000 organizzazioni, rappresenta una situazione che sta diventando negativa e controproducente per persone e organizzazioni.

Uno dei motivi per cui questa fatica si accentua potrebbe essere legato anche ad una cattiva gestione delle riunioni. Infatti, molti esperti di management suggeriscono che per ridurre tale vissuto usurante bisognerebbe migliorare la preparazione e l’organizzazione dei meeting.

Definire prima un ordine del giorno, invitare solo i partecipanti indispensabili, definire un orario e rispettarlo, non uscire fuori topic, strutturare un verbale sono solo alcune delle indicazioni che, se rispettate, hanno innumerevoli ritorni positivi. Due tra tutti: il calo considerevole del numero di meeting e la riduzione drastica della loro durata.

A prescindere dal luogo, quando una riunione è percepita come davvero utile? 3 (+1) strategie efficaci

Quante volte ci troviamo impegnati in riunioni a cui dobbiamo partecipare, ma nei confronti delle quali ci sentiamo parecchio insofferenti?

A prescindere dal luogo e dalle modalità in cui vengono svolte, ciò che troppo spesso accomuna ogni riunione è la ridotta, se non assente, percezione di utilità. I meeting passano dall’essere strumenti di lavoro molto potenti al diventare secondo la maggior parte dei partecipanti solo grandi perdite di tempo. 

Lo si intuisce già dal fatto che spesso accostiamo il verbo “dovere” con la possibile partecipazione: “dobbiamo fare una riunione”, “devo andare a una riunione”.

Come possiamo fare in modo, allora, che questo strumento venga percepito effettivamente come utile e quali sono i criteri di funzionamento perché una riunione aziendali risulti efficace?

Pre-riunione: pianificazione e preparazione

Una buona riunione va certamente pianificata e preparata, altrimenti il rischio di perdere tempo o di far percepire una perdita di tempo agli altri diventerebbe molto alto.

Salvo eccezioni, come nel caso di un brainstorming, per cui un’eccessiva programmazione rischierebbe di irrigidire alcune dinamiche, in una riunione aziendale nulla va lasciato al caso. Se vogliamo far fruttare al meglio le risorse che vi impieghiamo, dobbiamo evitare di lasciare troppo margine alla casualità.

È opportuno, quindi, svolgere una serie di compiti che ci permettano di arrivare al momento della riunione in maniera assolutamente adeguata rispetto all’obiettivo che è stato prefissato. 

• Stabilire i contenuti da discutere, le questioni ritenute prioritarie da dover trattare.

• Definire il tempo a disposizione, si va dai cosiddetti “sprint meeting” di 15-30 minuti a riunioni di massimo 3 ore, generalmente la durata congrua è tra l’1 e le 2 ore.

• Fare qualche ipotesi su cosa potrebbe accadere, obiettivi che mi propongo, possibili difficoltà e ostacoli che posso ritrovarmi a gestire durante la riunione.

• Stendere l’ordine del giorno, inserendo solo i punti ritenuti prioritari e che siano realistici rispetto al tempo a disposizione; si consiglia di diffonderlo prima, in modo tale che i partecipanti arrivino già un minimo preparati.

In riunione: bravura del facilitatore

Una riunione non è un assembramento autogestito, ma è un momento di lavoro che va condotto e deve essere guidato sia dal punto di vista del contenuto che del metodo.

Alcuni punti di attenzione sono:

• Favorire la partecipazione dei collaboratori

In caso, infatti, non ci interessino feedback od opinioni da parte di questi, l’email sarebbe sicuramente lo strumento più efficiente. Se invece il desiderio è quello di rendere i collaboratori davvero dei partecipanti attivi, allora si dovrebbe certamente costruire un ambiente di lavoro con un clima valorizzante e inclusivo, che favorisca l’emergere dei contributi altrui; ad esempio, manifestando apprezzamento nei confronti di idee anche se non del tutto conformi al proprio pensiero. Non c’è niente di peggio che essere stroncati in pubblico durante una riunione!

• Una buona gestione dei tempi

Non va mai sottovalutato che con 2 ore di tempo e 10 partecipanti, riuscire a far esprimere tutti è un’ambizione alquanto irrealistica.

• Sostenere il ritmo, senza perdere troppo tempo

Vanno stimolate le persone ad arrivare preparate alla riunione portando il loro contributo. Chi conduce una riunione aziendale, pur di non rimanere in silenzio, spesso riempie i vuoti trasformando la riunione in un monologo. Si potrebbe pensare di organizzare magari alcuni interventi preordinati, sempre senza esagerare. 

Post-riunione: la verbalizzazione

Quante volte, in chiusura di una riunione, avete vissuto la sensazione di aver dimenticato tutte le questioni affrontate e le decisioni prese durante? Ciò che ci salva in questi casi è la stesura di un verbale.

Redigere un verbale ha un duplice scopo: consentire la memoria storica della riunione, perché anche cose molto preziose tendono a scappare e fuggire, ma soprattutto rendere utilizzabile ciò che è emerso nella riunione, cioè effettivamente funzionale allo scopo. 

La riunione non si esaurisce nel momento in cui si conclude. C’è anche un dopo, rappresentato dall’attuazione di ciò che è stato deciso durante, ed è proprio grazie alla verbalizzazione che si ottiene in qualche modo il trait d’union tra il durante e il dopo.

Non serve fare la cronaca della riunione, una dettagliata descrizione, basta lasciare a tutti i partecipanti un segno di ciò che è stato fatto insieme. Il verbale quindi deve essere leggibile e non superare mai le due pagine.

Cosa deve contenere? Una ricapitolazione sintetica per titoli di tutti i temi effettivamente trattati, senza tralasciare le decisioni prese sia relativamente ai compiti e alle responsabilità, sia ai tempi, le scadenze e le modalità di realizzazione.

Eventualmente potrebbe essere utile instaurare momenti di verifica successivi per vedere se i punti affrontati siano effettivamente stati portati avanti o no.

(+1) Solo riunioni davvero utili

L’innovazione tecnologica ha contribuito ad aumentare le possibili strade percorribili in termini di comunicazione interna e di collaborazione, anche a distanza. Oltre ai meeting, esistono numerosi tool o canali di condivisione che possono rivelarsi più adeguati ed efficaci a seconda dei casi e degli obiettivi prefissati, anche molto più delle riunioni.

Quanti sono i meeting durante l’arco della settimana in cui siamo immersi solo con lo scopo di essere informati sullo stato di avanzamento di un determinato progetto?

Spesso l’introduzione di piattaforme di project management che rendono pubblico ai diretti interessati lo stato delle attività di ogni membro del team e l’intero workflow del progetto possono rappresentare un ottimo sostituto a questo tipo di riunioni informative, che potremmo in qualche modo risparmiarci.

Così come i tool di pm, possono rivelarsi utili anche altri strumenti di interazione asincrona, come board, chat aziendali dedicate, stanze virtuali, documenti condivisi, ecc.

Insomma chiediamoci sempre, prima di fissare una riunione, se davvero ne valga la pena e se forse non sia il caso di affidarci ad un altro strumento di collaborazione che può farci risparmiare un po’ del nostro tempo e della nostra fatica.