Luca Brusamolino per Punto e Virgola di Easy Welfare

La rivoluzione digitale ha modificato in modo dirompente gli aspetti più importanti della nostra società; viaggiamo con airbnb, pedaliamo con bykemi, lavoriamo nel coworking: siamo nella sharing economy.

La tecnologia rompe inoltre il legame tra attività, spazio e tempo permettendo di lavorare ovunque indipendentemente dalla presenza fisica e dalla contemporaneità.

Si chiama smartworking ma non necessariamente si fa da casa anzi inizia dall’ufficio. E’ un cambio di paradigma che permette alle organizzazioni di ripensare al proprio spazio fisico di lavoro, che passa dall’essere uno statico contenitore di scrivanie e sedie ad un luogo aperto che stimola l’incontro e la collaborazione e facilita l’innovazione.

Dal desk based all’activity based working

Il modello di uffici classico si basa su tre tipologie di spazio principali, uffici chiusi per i manager, postazioni in open space per lo staff, e sale riunioni per fare incontri in genere pianificati. Questo modello basato sulla postazione assegnata in cui si svolgono tutte le attività (Desk based working) è ancora predominante nelle aziende italiane ma crea delle inefficienze nell’utilizzo dello spazio e degli effetti che influiscono sulla produttività. Le persone sono sempre più mobili quindi gli uffici e le scrivanie sono spesso vuote (40% occupancy media), inoltre la contemporaneità di attività differenti nello stesso ambiente genera degli effetti quali rumore, mancanza di privacy, impossibilità di concentrarsi.

Fortunatamente la tecnologia ci permette di lavorare in mobilità internamente ed esternamente all’ufficio e di rompere quindi la catena virtuale che ci lega alla scrivania. Si passa quindi da un modello basato sulla postazione assegnata a un modello basato sulle attività da svolgere

Questo modello è chiamato activity based working e sintetizza in 4c (Jeremy Myerson) le attività prevalenti che avvengono al lavoro ovvero :

• Concentrazione
• Collaborazione
• Comunicazione
• Contemplazione

Le persone non hanno più una postazione assegnata ma si muovono all’interno e all’esterno dell’ufficio in base all’attività da svolgere, che hanno un luogo dedicato.

Questo modello ha diversi vantaggi, tra cui quello di risolvere in parte il problema del rumore o della privacy. La possibilità di muoversi all’interno dell’ufficio permette ai dipendenti di avere controllo sul rumore semplicemente spostandosi in un’area più silenziosa e ne mitiga gli effetti negativi. Stesso discorso per la privacy, fare una video call in un’area attrezzata migliora la comunicazione e permette il giusto grado di riservatezza con il grande vantaggio di non disturbare gli altri. Ci sono poi luoghi come l’area break, che diventa il cuore pulsante dell’ufficio, e zone in cui fare meeting informali. Attività e luoghi pensati per incoraggiare la collaborazione e lo scambio, che sono alla base del processo di innovazione di un’azienda.

Le organizzazioni sono inoltre sistemi sempre più aperti e cercano quindi di diventare dei poli attrattivi di professionalità e di talenti. Per questo motivo sempre più aziende creano delle zone coworking all’interno dei propri uffici con l’obiettivo di contaminarsi con freelance, startup, fornitori, clienti, studenti.

Stiamo vivendo quindi un cambiamento epocale: cambiano i comportamenti e cambiano le necessità di chi lavora, il tutto ad un ritmo sempre più veloce.

Lo spazio di lavoro deve cambiare alla stessa velocità ed essere uno strumento che aiuti le persone a lavorare in un modo nuovo e che faciliti il cambiamento.