La to do list è lo strumento di produttività personale più semplice ed efficace che io conosca.

Gli elenchi di cose da fare sono meravigliosi perché ci danno la possibilità di mettere un punto fermo in mezzo alla tempesta di attività che ci si scatena addosso ogni giorno e ci consentono di dare forma ai mille pensieri che ci passano per la testa e reclamano la nostra attenzione.

La to do list, inoltre, è uno strumento indispensabile per raggiungere i nostri obiettivi e rispettare le scadenze, sia nella vita privata che in quella professionale. Ma è bene fare i conti fin da subito con il fatto che è pur sempre uno strumento, a noi la responsabilità di capire come sfruttarla nel modo più efficace, in caso contrario, potrebbe lasciarci addirittura più stressati di quanto fossimo prima di farla.

Per questo ti propongo 5 suggerimenti per compilare una to do list infallibile. Sono consigli semplici, ma non banali, che forse già conosci, ma che probabilmente continui a non applicare.

Curioso di scoprirli?

Scrivi una sola lista di riferimento

È necessario stabilire un unico posto ben preciso in cui tenere traccia delle attività che devi portare avanti.

Puoi scegliere un supporto cartaceo o digitale, decidi tu, ma una volta stabilito tieni fede a quel singolo posto e fai in modo di averlo sempre a portata di mano in modo da evitare di ritrovarti nuovamente sommerso da post it vaganti.

Utilizza una grafia comprensibile

Nonostante viviamo in un mondo (troppo) digitalizzato, io resto una fedele sostenitrice di carta e penna, un po’ perché non tradiscono mai e un po’ perché dato che, coinvolgono le stesse regioni del cervello coinvolte nel pensiero, facilitano l’aspetto emozionale e della memorizzazione.

Ma attenzione a utilizzare ad utilizzare una grafia che sia ben leggibile e che ti eviti di perderete tempo e pensare “ma che diavolo ho scritto qui?”, perché, spoiler, compilare la to do list è solo in punto di partenza.

Scrivi tutto

Cosa bisogna scrivere nella to do list? Io sono della scuola di pensiero che nella to do list vadano segnate tutte le attività che richiedono la nostra attenzione, sia attività che hanno a che fare con il nostro lavoro che cose personali, un po’ come se fosse “lo svuota tutto” del tuo cervello.

Metterle nero su bianco come primo vantaggio ti eviterà di scordare e ti darà subito un immediato senso di leggerezza mentale.

Contrariamente a quello che puoi pensare, il nostro cervello non è un enorme hard disk fatto per conservare informazioni, anzi chiedendogli di fare questo lo stiamo sottoponendo ad un enorme sforzo per cui non è nato.

Compila la sera prima

Con l’esperienza – si sa che sbagliando si impara – ho capito che il momento migliore per compilare la to do list è la sera (e non la mattina come molti fanno) principalmente per due motivi. 

Il primo è che compilare la lista a fine giornata ti aiuta a fare il punto di quanto fatto e di quanto ancora da fare, verificare se sono cambiate le priorità e, in questa epoca di smart working dove lavoro e vita privata coesistono nello stesso spazio è un po’ come chiuderti la porta dell’ufficio alle spalle e non pensarci più.

Secondo perché quando la mattina successiva ti siedi alla tua postazione di lavoro hai già ben chiaro da dove iniziare senza il rischio di perderti via fra mail e stupidaggini varie.

Pianifica le attività segnate

Come ti dicevo prima, la to do list è solo il punto di partenza della tua organizzazione. Il più grande errore che quasi tutti commettono è quello di utilizzare la to do list iniziando a svolgere le attività in base all’ordine in cui sono scritte.

Ma lo sai anche tu che la prima attività segnata non è detto che sia la più importante, è solo la prima che ti è venuta in mente. Quindi utilizza la tua to do list per pianificare le attività in base a priorità (per te) e scadenze.

Il mio suggerimento è quello di procedere prima con una pianificazione settimanale e “spalmare” le attività segnate sui prossimi sette giorni, tenendo ben a mente che le attività richiedono tempo per essere portate a termine. Per questa ragione non è sufficiente indicare in calendario la dead line, ma anche pianificare il tempo che dedicheremo al completamento di questa attività.

Se inizi anche tu ad applicare questi 5 semplici suggerimenti ne ricaverai subito un’immediata lucidità, smetterai di perdere tempo, eviterai le dimenticanze e il disordine, e ti sentirai fin da subito più efficiente e più felice!