Lo smart working è ormai una realtà consolidata per molti lavoratori in Italia e i numeri sono in continua crescita. Questo nuovo modo di lavorare presuppone anche un nuovo approccio al lavoro, a partire proprio dalla gestione dello spazio che ci circonda e anche della scrivania.

Lo spazio di lavoro è un tema che solitamente non si prende molto in considerazione, ma uno spazio di lavoro male organizzato e poco funzionale, costa tantissimo sia in termini di produttività che di immagine.

Al contrario poter contare su uno spazio di lavoro pulito e organizzato può incidere profondamente sulla nostra capacità di restare concentrati e sulla probabilità di:

• trovare subito ciò che ci serve;
• evitare di sprecare tempo;
• portare a termine i nostri obiettivi con successo e soddisfazione.

Prima di proseguire nella lettura ti propongo un gioco:

Se in questo momento sei seduto alla tua scrivania concediti qualche minuto per osservarla e descriverla con 3 aggettivi. Poi, sempre con 3 aggettivi, descrivi la tua scrivania ideale.

Se gli aggettivi che hai utilizzato per descrivere come è il tuo spazio di lavoro in questo momento sono gli stessi che hai utilizzato per descrivere come lo vorresti, sono molto felice per te perché è importante che il luogo in cui lavoriamo ci regali sensazioni piacevoli; se invece ti sei accorto che gli aggettivi che hai utilizzato per descriverla sono l’opposto di quelli della scrivania dei tuoi sogni, devi assolutamente proseguire nella lettura.

È provato che il disordine:

• aumenta lo stress;
• riduce l’attenzione; 
• è stancante;
• ci fa perdere un sacco di tempo;
• ci fa lavorare male (anzi malissimo).

La parola guida deve essere decluttering, ovvero imparare a eliminare il superfluo, rimuovere la confusione e il disordine dalla nostra postazione di lavoro.

Se ancora non lo fai, impara a prenderti del tempo per eliminare dalla tua scrivania quello che è superfluo, vecchi appunti, pratiche da archiviare, tutto ciò che non ha a che vedere con il tuo lavoro. Vai direttamente all’essenza di ciò che ti serve perché funzionale alle tue attività o perché ti fa stare emotivamente bene. 

Tolto l’eccesso e recuperata la vera essenza dello spazio guadagnerai in funzionalità, serenità e, perché no, anche in estetica.

Fai in modo che sulla tua scrivania non ci sia nulla che non abbia direttamente a che fare con il compito che stai svolgendo in questo momento. Il pc ok, penne e carta se ti serve prendere appunti, ma via il cellulare se in quel momento non è a supporto dell’attività, via la tazzina del caffè vuota, la carta dei biscotti e tutto ciò che non ha ragione di essere.

Mettere le cose in ordine ti aiuterà a prendere delle decisioni e ad andare avanti con più chiarezza, fermezza e lucidità. 

Una volta compreso e stabilito cosa non dovrebbe stare sul nostro piano di lavoro, come facciamo a capire cosa tenere?

Secondo me la dotazione essenziale per il piano di lavoro dovrebbe comprendere: 

• il computer (monitor, tastiera e mouse);
• un blocco o, ancora meglio, un planner per scrivere e pianificare i compiti da gestire;
• un porta penne, ma solo con penne e matite che scrivono;
• una lampada;
• il telefono, ma solo se ci serve per svolgere un determinato compito, altrimenti è solo fonte di distrazione;
• acqua e caffè all’occorrenza.

La regola del bersaglio

Il modo migliore per posizionare questi oggetti è quello di seguire la regola del bersaglio.

Senza alzarti dalla sedia immagina di disegnare intorno a te 2 cerchi concentrici. Questo è lo spazio del bersaglio e comprende tutto ciò che puoi raggiungere.

Il primo cerchio, il più vicino al centro di un diametro di circa 50 cm, deve contenere solo gli elementi assolutamente indispensabili al tuo lavoro: 

• ci sarai ovviamente tu, seduto alla tua sedia
• il computer
• ed eventualmente la pratica a cui stai lavorando in questo esatto momento

Se il tuo lavoro é fare telefonate (penso ad esempio a chi si occupa dell’area commerciale e di fissare appuntamenti), il tuo cerchio piccolo comprenderà anche il telefono, le cuffie ed eventualmente un blocco per appunti.

Il secondo cerchio, un po’ più grande, con un diametro di circa 70 cm, comprende tutti quegli oggetti che usi con buona frequenza e che quindi è bene tenere a portata di mano 

• penne, matite, evidenziatori;
• un blocco per appunti;
• la tua to-do-list ;
• l’agenda.

Al di fuori di questo secondo cerchio, ha senso posizionare tutti quegli oggetti che usi più raramente ma che comunque desideri avere a portata di mano come per esempio la pinzatrice, la calcolatrice, caricabatteria del cellulare e la stampante.

Tieni a mente che non è solo uno spazio di lavoro: è il TUO spazio di lavoro!

Sia che si tratti della scrivania in ufficio o dell’angolo che ti sei ritagliato in casa deve essere funzionale e organizzato, ma deve essere anche accogliente e darti sensazioni piacevoli.

Se vuoi iniziare le tue giornate pensando “non vedo l’ora di sedermi alla mia scrivania“, rendi il tuo spazio di lavoro un luogo d’ispirazione e non di disperazione!