Il mondo del lavoro negli ultimi 10 anni è cambiato radicalmente, la rivoluzione tecnologica da una parte ed un mercato del lavoro più flessibile dall’altra hanno portato all’incremento di figure professionali con nuove competenze ed indipendenti dalle aziende: i freelance. Il coworking nasce proprio dalla necessità di questi professionisti di avere un luogo dedicato al proprio lavoro e creare un network di scambio e collaborazione con persone con professionalità diverse ma con la stessa esigenza di mantenere la propria indipendenza.
Inizialmente questi ambienti di lavoro condivisi offrivano essenzialmente scrivanie, sale riunioni ed una connessione ad internet ma con la nascita del fenomeno delle start up e la conseguente crescita del numero di utenti, i coworking cominciano a proliferare ed aumentano sempre di più i servizi offerti a membri e non tra cui eventi aperti all’esterno, formazione e consulenza. Da semplice edificio fisico il coworking prende vita e diviene una comunità di persone, unite da un forte senso di membership ed identità, che collaborano su progetti condivisi o lavorano individualmente e che alimentano e si nutrono al tempo stesso dell’innovazione che si innesca all’interno degli spazi.
Perché le aziende entrano nei coworking?
Parallelamente in azienda parole chiave come collaborazione, flessibilità ed innovazione sono da tempo in agenda, le stesse evoluzioni tecnologiche ed organizzative permettono di poter lavorare ovunque in modo smart e le persone spingono per avere un miglior bilanciamento tra vita e lavoro, senza però rischiare di isolarsi all’interno delle proprie case. Così poco a poco le aziende cominciano a bussare alle porte dei coworking. Proviamo ad elencare i vantaggi e le barierre all’utilizzo dei coworking da parte delle aziende.
I vantaggi per le aziende con il coworking
Flessibilità: il coworking permette di offrire ai propri dipendenti degli spazi collaborativi diffusi sul territorio con grande flessibilità sugli asset immobiliari grazie alla formula dello space as a service
Attrarre/trattenere i Talenti: scovare e trattenere i migliori talenti è uno degli aspetti chiave per il successo di un’organizzazione. I millenials cercano spazi attrattivi, collaborativi, in un ambiente ricco di stimoli e connessioni ed al tempo stesso vogliono essere mobili e flessibili. Il coworking può essere una delle risposte a questo tipo di persone.
Servizi: i classici servizi offerti sono il wifi, le postazioni e la possibilità di incontrare clienti in sale riunioni o in lounge informali. Inoltre il coworking può essere un buon modo di esternalizzare ed ampliare alcuni dei servizi del “welfare” aziendale come nido, palestra, bar, ristorante, ma anche consulenze fiscali o servizi alla persona.
Innovazione e networking: l’atmosfera creativa, la contaminazione con le start up, la collaborazione con i freelance creano per l’azienda l’accesso a nuove idee, nuovi processi, e nuove tecnologie. Un ambiente di lavoro collaborativo è un grande generatore di innovazione.
Riduzione costi: inserire i coworking virtualmente nel proprio portafoglio immobiliare permette di avere grande flessibilità di gestione, di ridurre i costi fissi e rendere più efficiente l’utilizzo dello spazio. In un mercato dove la riduzione di spazi e costi è uno degli elementi primari nella gestione dei real estate aziendali il coworking può essere il compromesso tra saving e service.
Accessibilità e diversity management: avere potenzialmente una sede in ogni città a costo fisso zero è possibile utilizzando la capillarità dei coworking. Questo permette l’accessibilità ad una platea di persone più ampia indipendentemente dalla loro distanza dalla sede principale o dalla difficoltà di raggiungere la sede di lavoro per motivi fisici o famigliari .
Change management: il coworking può essere utilizzato come pilota per un progetto di riorganizzazione degli spazi o dei modi di lavorare sul modello dell’activity based working. Prima di intervenire ristrutturando la sede, i lavoratori possono abituarsi ad utilizzare spazi più collaborativi e condivisi. Saranno così più pronti nel caso di un re layout e maggiormente consapevoli nelle scelte in fase di co-progettazione
Gli ostacoli
Privacy: lavorare in uno spazio condiviso da altri prevede delle accortezze da parte dei fruitori e delle procedure per mitigare il rischio di perdere informazioni e la proprietà intellettuale. Ad esempio se una conversazione tratta dati sensibili occorre prenotare una sala riunioni, inoltre i classici rumors da macchinetta del caffè vanno limitati in quanto all’interno dello spazio non ci sono solo membri della propria organizzazione.
Sicurezza: legato alla privacy c’è il tema della sicurezza informatica dei dati. Le aziende si stanno sempre più spostando verso il cloud ma in questa fase di transizione il rischio di accesso da parte di utenti non autorizzati al di fuori della rete aziendale è uno dei pericoli che più preoccupano gli IT delle aziende.
Cultura: una cultura aziendale e manageriale basata sul controllo e sul presenzialismo non facilità lo smart working e quindi il coworking, che è anche osteggiato da una cultura italiana basata su proprietà e possesso. In questo la sharing economy sta portando ad un cambiamento dirompente.
Identità: la sede di un’azienda è da sempre un grande simbolo identitario, un luogo che trasmette i valori, la storia, e la cultura di un’organizzazione. Un processo di parziale smaterializzazione o “esternalizzazione” del luogo fisico di lavoro deve essere gestito con consapevolezza dal management e dal Hr aziendale per mantenere una forte identità aziendale attraverso anche i nuovi strumenti digitali (social network).
Costi: i costi possono essere considerati un vantaggio, perché passano da fissi a variabili. Ma se l’utilizzo del coworking non è inserito in una completa revisione dei processi e degli spazi i costi si sommano agli altri asset immobiliari e non si sostituiscono. Inoltre, un’azienda ha anche la possibilità di utilizzare l’home working con un notevole risparmio, perdendo però tutti i vantaggi del coworking.
Usa, il domani è oggi
Tanti sono gli esempi soprattutto negli Usa di corporation che utilizzano i coworking come parte integrante dei propri asset immobiliari con tutti i vantaggi che abbiamo visto in precedenza, ad esempio Microsoft dove tra New York, Atlanta, Portland e Philadelfia quasi il 30% dei dipendenti ha una membership in WeWork (colosso del settore con sedi in tutto il mondo), la strategia dell’azienda di Seattle è infatti quella di continuare a contaminarsi con le startup presenti fornendo i propri strumenti informatici ed in cambio entrare in contatto con talenti, idee e prodotti innovativi. Microsoft non è però l’unico caso, le grandi aziende presenti in WeWork ed in altri coworking sono centinaia e dei settori più disparati, da GE ad AirBnB e Spotify, da SalesForce alle big della consulenza come KPMG ed EY.
E in Italia?
Il fenomeno in Italia è meno consistente ma esistono dei casi molto interessanti che mostrano come anche da noi il trend si sia avviato e che le aziende cominciano a sperimentare l’utilizzo del coworking come spazio di lavoro per i propri collaboratori.
Un evento che negli ultimi tre anni ha fatto scuola ed ha aiutato molto a fare cultura sul tema dello smart working è la giornata del lavoro agile promossa dal comune di Milano. All’interno di questa iniziativa nel 2016 è stata svolta una sperimentazione per favorire l’uso del coworking in cui circa un centinaio di lavoratori di Milano e provincia hanno lavorato dallo spazio più comodo per loro invece che recarsi in azienda o lavorare da casa. Dalla survey condotta a seguito dell’iniziativa emergono due dati molto interessanti, l’87% degli intervistati reputa il coworking una valida alternativa al lavoro da casa e lo preferisce nel 41% dei casi contro il 16%, indifferente il 41%. Quest’ultimo dato è ancora più interessante se si pensa che per il 91% degli intervistati era la prima volta che lavoravano in un coworking (i dati della survey sono disponibili sul sito www.lavoroagile.it).
Molto interessante è anche il caso della Bassilichi di Pisa, dove a seguito di una ristrutturazione aziendale, per evitare il trasferimento nella sede di Firenze che avrebbe potuto costituire un peggioramento delle condizioni di vita e di lavoro dei dipendenti e delle loro famiglie, 35 dipendenti hanno trovato spazio nella sede pisana di Talent Garden. «E’ l’inizio di un percorso che il gruppo Bassilichi incrementerà sulle varie funzioni, se le persone lo vorranno fare», ha affermato Leonardo Bassilichi, amministratore delegato del gruppo.
Al contrario esistono anche aziende che mettono parte dei propri spazi in esubero a disposizione di fruitori esterni all’azienda; freelance, start up o anche i cittadini del quartiere. A Milano un esempio di successo è quello di Mikamai, agenzia digital che oltre a mettere a disposizione scrivanie condivise per programmatori e creativi è diventata il punto di incontro dei geek milanesi grazie ad una programmazione serrata di eventi sulle innovazioni tecnologiche accogliendo tra le sue mura numerosi nuovi clienti.
Organizzazione 4.0
La terziarizzazione e l’esternalizzazione dei processi e delle funzioni aziendali è un trend che comincia a svilupparsi dagli anni ’70 con il post-fordismo ed accelera fortemente con l’avvento della globalizzazione a metà anni ’90. Oggi, a causa di un mercato del lavoro più flessibile, si assiste all’estremo di questo fenomeno ovvero la terziarizzazione delle prestazioni: crescono continuamente i cosiddetti solopreneur oltre ai freelance ed ai professionisti: in Usa i lavoratori autonomi sono già il 40% e entro il 2020 arriveranno al 50%. Questo fenomeno porta ad un cambiamento dirompente dal punto di vista organizzativo dato che rompe uno dei cardini base del modello : il rapporto di subordinazione diretto tra lavoratore e imprenditore. Considerato che su questo rapporto si basano anche i modelli di welfare degli stati (pensioni, malattia, maternità) si capisce che siamo solo all’inizio della rivoluzione.
Le aziende quindi avranno ancora senso di esistere per come le conosciamo noi? Dal mio punto di vista il coworking può diventare da esempio per le organizzazioni ed i workplace del futuro. Spazi, servizi, identità ma anche flessibilità, indipendenza, creatività; tutti aspetti che abbiamo visto essere fondanti la filosofia del coworking e da cui l’azienda 4.0 dovrà prendere spunto per mantenere il proprio senso di esistere e competere sul mercato. Ma questo è un altro capitolo della storia che vale la pena di approfondire in seguito.
Da Office Layout #168 Marzo 2017
