L’enfasi sull’efficienza e sulla riduzione dei costi ha portato ad un continuo aumento della densità negli spazi lavorativi ed ha di fatto obbligato architetti e progettisti ad utilizzare sempre più diffusamente un modello di layout aperto che richiede meno spazio rispetto a modelli con uffici chiusi e che teoricamente dovrebbe migliorare la comunicazione tra i dipendenti.

L’elevato livello di interazioni dato dalla prossimità tra i dipendenti e dall’assenza di barriere fisiche porta però con sé un grave rischio che mina la produttività : il rumore.

Performance e rumore

E’ dimostrato che il rumore percepito genera disturbo incidendo sul livello di concentrazione e sulla performance (Baron 1994; Rashid & Zimring 2009), sul tasso di assenteismo, sulla frequenza di ritardi e sul livello di turnover (Douglas, Oldham, Rathert 2005) e risulta inoltre uno degli elementi negativi più ricorrenti che emerge dalle indagini scientifiche che studiano la enviromental satisfaction ovvero il benessere percepito dai lavoratori legato all’ambiente di lavoro (Davis, 2011; Leaman & Bordass 2005).

Per un’azienda il costo del personale in media rappresenta tra 80% ed il 90% del bilancio, avere quindi dipendenti non produttivi, o che si assentano spesso dal lavoro è una perdita altissima dell’investimento in capitale umano da parte dell’organizzazione; occorre quindi affrontare i rischi legati al rumore non solo da un punto di vista fisico, utilizzando materiali fonoassorbenti o modulando gli spazi, ma anche da un punto di vista delle risorse umane, andando ad intervenire sulle pratiche, sui processi e sulla cultura organizzativa.

Analisi organizzativa

Qualsiasi intervento organizzativo finalizzato al cambiamento presuppone un’analisi dello stato attuale dell’organizzazione; nel nostro caso è fortemente consigliata un’azione coordinata tra risorse umane e facility accompagnati da consulenti esterni in modo da poter valutare gli aspetti hard e soft legati alla percezione del rumore.

Elementi da considerare in un’analisi organizzativa:

  • Caratteristiche dell’azienda – Dimensioni, settore, attività, mission, cultura.
  • Analisi struttura organizzativa – Organigramma, gerarchia, dipartimenti, funzioni.
  • Analisi demografica dipendenti – Genere, età, anzianità, scolarità.
  • Analisi dei processi organizzativi – Tipi di attività per funzione, interazioni.
  • Analisi delle pratiche organizzative – Orari/flessibilità, mobilità interna/esterna.
  • Analisi degli spazi – Tipologia uffici, adiacenze, dotazioni, pratiche di utilizzo.

All’interno di questa cornice di analisi occorre approfondire gli aspetti direttamente connessi al tema del rumore.

Le caratteristiche dell’azienda

Considerare le caratteristiche dell’azienda e cioè capire chi sono le persone, ed in quale contesto esse lavorano ci può aiutare a capire quali azioni correttive intraprendere, tenendo ad esempio conto del tasso di innovazione del settore, della cultura e della struttura gerarchica come indicatori per valutare la propensione al cambiamento dell’organizzazione.

In aggiunta è importante sapere che a livello cognitivo la percezione del rumore è soggettiva e può dipendere da caratteristiche demografiche e fisiche quali età, background, cultura, salute; ad esempio un giovane percepisce meno il rumore come fastidio e distrazione rispetto ad una persona di età più avanzata (Becker 2001). Se prendiamo quindi il caso di una start up digitale in cui l’età media dei dipendenti è sotto ai 30 anni il brusio generato dallo squillo dei telefoni, o dalle chiacchiere tra colleghi può non essere percepito come un problema ma come sinonimo di energia e generare entusiasmo e team-building.

Funzioni e adiacenze

Un’analisi dei processi aziendali sarà fondamentale per comprendere le tipologie delle attività(task) svolte dalle varie funzioni, e definirne la complessità, il grado di interazione ed il rumore potenzialmente generato e dove possibile, rivedere i processi.

Infatti, un aspetto molto importante da considerare è legato al rapporto tra la complessità delle attività da svolgere e la percezione di rumore: è provato che interruzioni dovute al rumore durante lo svolgimento di attività semplici e monotone (es. data entry, archiviazione) possano essere di stimolo e migliorare la produttività, mentre in attività ad elevato livello di complessità (es. lettura di documenti, calcoli) tali interruzioni risultino dannose (Zijlstra, Roe 1999) in quanto indagini psicologiche dimostrano che di norma occorrono 15 minuti ad un individuo per riottenere un livello ottimale di concentrazione a seguito di un’interruzione (Mawson 2002).

Prendiamo ad esempio due funzioni : customer service e amministrazione.

Questo schema è molto sintetico ma serve per intuire come analizzare le funzioni per determinare le adiacenze. In questo caso ad esempio le due funzioni, non interfacciandosi in maniera continua, non necessitano di essere poste in prossimità ma anzi, il rumore prodotto dalle telefonate del customer service potrebbe disturbare il lavoro dell’amministrazione che spesso necessita di un alto livello di concentrazione.

Utilizzare questo modello, completandolo in maniera molto più approfondita per tutte le funzioni, ci aiuta a conoscere la natura del lavoro delle persone che abitano lo spazio e ci permette di capire come disegnare le adiacenze tra i vari uffici ponendo in prossimità le persone in base alla funzione ed alle attività svolte, in modo così da ridurre il disturbo e le distrazioni legate al rumore percepito

Comportamenti, pratiche organizzative e leadership

Sapere quali sono le attività che generano più rumore ci suggerisce un’altra azione organizzativa efficace che riguarda la creazione di policy comportamentali legate all’utilizzo degli spazi.

I nuovi ambienti di lavoro non sono più l’espressione di un singolo modello bensì la combinazione di varie tipologie di spazio (uffici, aree relax, aree meeting, ecc.), si va a configurare un ufficio integrato dove in base alla tipologia di attività ed alle preferenze personali del soggetto, l’utente possa utilizzare uno specifico layout.

Inoltre, per ridurre il livello di rumore, può essere utile spiegare ai dipendenti come utilizzare i diversi ambienti attraverso l’introduzione di linee di condotta e regole di utilizzo per ogni tipologia di spazio; ad esempio imponendo il mantenimento di un tono basso della voce negli open-space, spingendo ad organizzare meeting solo nelle apposite aree, o creando delle “quiet room” in cui venga inibito l’utilizzo di telefoni o addirittura di qualsiasi tipo di conversazione.

E’ importante però che il management adotti strategie ed azioni che incoraggino l’utilizzo diversificato dello spazio, adottando in prima persona modelli flessibili di lavoro ed assecondando le propensioni dei dipendenti. Infatti la possibilità di scelta influisce positivamente sulla percezione del rumore e sul livello di distrazione, avere un grado di controllo su una situazione riduce lo stress connesso ad essa.

Per fare questo occorre però un profondo cambiamento nella cultura organizzativa e nei modelli di leadership che dovrebbero abbandonare vecchi metodi di valutazione legati alla presenza ed al controllo ed abbracciarne di nuovi legati a progetti, obiettivi e responsabilizzazione dei dipendenti. Le persone, per essere a proprio agio e non subire stress esterni devono poter scegliere, in accordo con le esigenze dell’azienda, come e dove lavorare in base alle proprie necessità. L’azienda dovrà quindi dotarle metaforicamente di un telecomando virtuale, con cui possano controllare le distrazioni come il rumore abbassando il volume o semplicemente cambiando canale.

Luca Brusamolino www.workitect.it da Office Layout #159 Dic. 2014

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