Metodo Kanban: che cos’è e perché applicarlo in ufficio

metodo kanban

Forse avete già sentito parlare del metodo Kanban in ufficio, anche conosciuto come il metodo dei “3 stati”, una tecnica di organizzazione del flusso di lavoro introdotta per la prima volta a fine anni ’50 nel sistema di pianificazione della produzione just-in-time di Toyota.

Kanban è una parola giapponese che significa “insegna”. Si dice che in un lontano passato i negozianti giapponesi fossero soliti esporre dei cartelli pubblicitari lungo le strade, allo scopo di promuovere le offerte del giorno e informare quindi i clienti.

Questo sistema, che consiste nella rappresentazione visiva del lavoro in corso attraverso l’utilizzo di una “board”, ha come obiettivo quello di agevolare la rilevazione dei problemi e indurre le persone a riflettere più profondamente sul loro lavoro.

I principi su cui si basa questo metodo

Attraverso il metodo Kanban è possibile visualizzare l’insieme dei lavori da svolgere al fine di rendere il flusso di lavoro il più trasparente e chiaro possibile. I principi su cui il metodo Kanban si basa sono tre: visibilità, esecuzione, skills.

  1. Visibilità: il flusso di lavoro deve essere visibile a tutto il team.
  2. Esecuzione: i task devono essere assegnati alle persone tenendo conto delle attività che stanno già eseguendo e che dovranno eseguire nell’immediato futuro.
  3. Skills: i task devono essere assegnati anche sulla base della capacità delle persone di eseguirie. 

Inoltre, sempre secondo il metodo Kanban, i nuovi lavori si accodano ai già esistenti, i quali devono essere sempre ordinati per priorità e per importanza.

Metodo Kanban in ufficio: come gestire il flusso di lavoro

Per impostare in ufficio il metodo Kanban e gestire quindi il flusso di lavoro dovrai creare la cosiddetta Kanban Board, ovvero uno schema a 3 colonne (ad esempio su una lavagna o su una parete) sul quale andrai a posizionare post-it o schede magnetiche.

Le tre colonne dovranno essere così suddivise:

  • prima colonna: “Lavoro richiesto”;
  • seconda colonna: “Lavoro in esecuzione”;
  • terza colonna: “Lavoro eseguito”.

Come potrai notare, ogni colonna di questo schema fa riferimento a un passaggio all’interno del flusso di lavoro. Le diverse attività dovranno essere riportate sui post-it (o schede magnetiche) e ordinate per priorità e importanza.

Kanban board

Nella colonna “Lavoro richiesto” andranno posizionati i lavori che devono ancora essere eseguiti, nella colonna “Lavoro in esecuzione” i lavori che si stanno svolgendo e che sono ancora aperti. Una volta terminati, i lavori andranno posizionati nella colonna “Lavoro eseguito”.

Perché mantenere la colonna “Lavoro eseguito” anziché eliminare il task?

Il metodo Kanban ha anche un altro aspetto positivo: dà uguale importanza sia alle attività da intraprendere e in svolgimento che a quelle concluse. 

È importante dare valore al lavoro svolto: così facendo si sottolineano e si premiano gli sforzi e l’impegno delle persone per portarli a compimento. 

Regole e buone pratiche del Kanban metodo

Il modo più efficace per ottenere un miglioramento continuo è monitorare costantemente il flusso di lavoro e le attività svolte. 

Il metodo Kanban funziona all’interno dell’ufficio se, specie nella fase introduttiva, ogni membro del team svolge un’attività per volta. Si passa all’attività successiva solo dopo che quella precedente è stata completata.

Nella definizione delle priorità occorre sempre porsi le seguenti domande:

  • perché lo sto facendo?
  • qual è il vantaggio che l’organizzazione ne trarrà?
  • è urgente?

Ricordati di applicare miglioramenti incrementali e non radicali e di rispettare (e far rispettare) ruoli e processi. Incoraggia i comportamenti di leadership – indipendentemente dal livello gerarchico della persona – e i feedback.

Per concludere, la Kanban Board che abbiamo descritto nei paragrafi precedenti, può anche essere sostituita con un Kanban software di gestione delle attività, come ad esempio Trello e Asana

Ti consigliamo comunque di iniziare a prendere prima dimestichezza con la Kanban board fisica per poi integrarla con tools online (che si adattano meglio alle organizzazioni nelle quali viene applicato lo Smart Working).

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