Avete mai sentito parlare della “tecnica del pomodoro“? Un metodo di gestione del tempo tanto semplice nella sua applicazione quanto efficace, ideato negli anni ottanta da Francesco Cirillo, all’epoca studente universitario e oggi imprenditore, consulente aziendale e coach.

Facendo molta fatica a concentrarsi sugli studi, Cirillo decise di utilizzare il timer da cucina (a forma di pomodoro) per focalizzarsi sui libri per almeno 10 minuti. Questo episodio diede così il via all’elaborazione della tecnica del pomodoro, utilizzata oggi in tutto il mondo da studenti e lavoratori per essere più produttivi e concentrati sulle attività da svolgere.

Tecnica del pomodoro: come applicarla

La suddivisione del lavoro in intervalli è il principio che sta alla base della tecnica del pomodoro. Ogni intervallo, chiamato “pomodoro”, ha una durata di 25 minuti e prevede lo svolgimento di una (o più) attività. Gli intervalli sono separati da delle brevi pause e, ogni 4 intervalli (che l’autore definisce come un “set”) è possibile concedersi una pausa più lunga.

Ricapitolando, la tecnica del pomodoro prevede i seguenti passaggi:

1. decisione dell’attività da svolgere;
2. impostazione del timer (durata 25 minuti);
3. svolgimento dell’attività;
4. pausa breve di non più di 5 minuti (quando il timer suona);
5. ripresa dell’attività o inizio di una nuova attività;
6. pausa lunga da 15 a 30 minuti ogni 4 intervalli di tempo.

Tecnica del pomodoro: funziona?

L’obiettivo di questa tecnica è ridurre il più possibile l’impatto delle interruzioni, sia interne che esterne, favorendo la concentrazione e quindi il flusso di lavoro. Come abbiamo detto, si tratta di un metodo che funziona proprio per via della sua semplicità e che è utile a tutti coloro che:

• si distraggono facilmente o subiscono spesso interruzioni;
• vogliono lavorare in modo produttivo;
• lavorano su attività che potenzialmente possono assorbire molte energie.

Affinché sia efficace, la tecnica del pomodoro prevede inoltre il rispetto di tre regole fondamentali:

Scomporre progetti complessi

Se un’attività richiede più di 4 pomodori, deve essere suddivisa in passaggi più piccoli e, quindi, meglio attuabili. 

Raggruppare le micro task

Qualsiasi attività che richiede meno di un pomodoro deve essere raggruppata con altre micro attività semplici. Ad esempio: fissare un appuntamento e leggere un articolo sono due task che possono essere eseguite nel corso della stessa sessione di lavoro.

Mantenere la concentrazione

Una volta che il timer è stato impostato, occorre concentrarsi sull’attività senza lasciarsi distrarre (o interrompere) da email, notifiche o messaggi.

Nel caso in cui si verifichino delle interruzioni inevitabili (come l’arrivo di un collega), Cirillo consiglia di applicare il meccanismo “informa, negozia e richiama” che consiste nel:

1. informare la persona che ha causato l’interruzione del fatto che si sta svolgendo un’attività;
2. negoziare rapidamente un altro momento per discutere la questione;
3. richiamare la persona.

Tecnica del pomodoro: migliorare la pianificazione

Molto probabilmente, le prime volte che si proverà ad applicare questo metodo, non si otterranno risultati soddisfacenti. L’errore più comune è infatti quello di sottostimare le attività e, quindi, programmarne troppe.

Applicandosi con costanza, però, si avrà modo di stimare meglio il tempo che occorre a completare i task, riuscendo a pianificare in modo più efficiente e realistico le attività da eseguire.

Per aiutarvi a stilare la lista delle attività, consigliamo di utilizzare strumenti di work management come Asana o Trello o, per i nostalgici di carta e penna, un semplice foglio bianco.