L’ufficio non è più un semplice contenitore di scrivanie: è un asset strategico che sostiene benessere, collaborazione e innovazione, riflettendo identità e valori aziendali. Per funzionare davvero, però, deve essere usato nel modo giusto. Non basta riprogettare gli spazi: è fondamentale stabilire come comportarsi in ufficio, attraverso regole chiare e condivise che guidino l’utilizzo degli ambienti.
In questo articolo spieghiamo l’importanza di comunicare come comportarsi in ufficio, come usare gli spazi e il valore aggiunto di co-progettare le regole di utilizzo, per trasformare ogni ambiente in una leva organizzativa e culturale per l’azienda.
L’importanza di sapere come comportarsi in ufficio
Ti è mai capitato di assistere a una call in pieno open space, a riunioni improvvisate nelle aree destinate al silenzio o a sale meeting occupate senza prenotazione? Sono situazioni comuni, esempi di un utilizzo poco funzionale degli ambienti di lavoro.
Anche quando le aziende investono ingenti risorse nella realizzazione di nuovi uffici, questi spesso non vengono valorizzati appieno. Ripensare gli spazi è un passaggio fondamentale per favorire produttività e benessere, ma da solo non basta.
È indispensabile accompagnare il cambiamento fisico con la definizione di regole in ufficio condivise e percorsi formativi che aiutino le persone a comportarsi in modo corretto, consapevole e rispettoso.
Quando mancano le regole in ufficio, cosa accade?
Numerose ricerche dimostrano che la mancanza di regole in ufficio chiare e condivise sull’uso degli spazi di lavoro può generare comportamenti disfunzionali, ridurre la produttività e compromettere il benessere generale dei dipendenti.
Senza regole chiare, si finisce spesso per adottare comportamenti spontanei e poco funzionali. Ad esempio:
- ognuno agisce secondo le proprie abitudini, senza considerare il contesto o le esigenze degli altri;
- si diffonde l’idea che “chi prima arriva, meglio alloggia”, con conseguente occupazione impropria degli spazi più comodi o silenziosi;
- viene a mancare una distinzione netta tra attività che richiedono collaborazione e quelle che richiedono concentrazione, creando confusione su come comportarsi nei diversi momenti;
- gli spazi comuni iniziano a essere vissuti come “posti personali”, limitando la condivisione e l’equità;
- si normalizzano comportamenti disfunzionali, che col tempo diventano parte della cultura informale dell’ufficio.
Definire regole non significa soffocare la spontaneità, ma abilitare comportamenti virtuosi che rispettino le esigenze di tutti.
Le regole in ufficio facilitano il lavoro, non lo ostacolano
La ricerca condotta dalla Cambridge University “The Spatial Context of Organizations” evidenzia come gli spazi di lavoro, se non inseriti in un contesto normativo e culturale condiviso, rischiano di perdere la loro efficacia simbolica e organizzativa.
Anche gli ambienti più innovativi e ben progettati necessitano di una governance comportamentale chiara, che ne guidi l’uso in modo consapevole e coerente con le finalità aziendali.
Le regole di utilizzo degli uffici non devono essere viste come una limitazione, ma come uno strumento per:
- valorizzare ogni ambiente per la funzione per cui è stato pensato;
- favorire comportamenti coerenti con la cultura aziendale;
- responsabilizzare le persone nell’uso condiviso degli spazi comuni;
- prevenire conflitti e malintesi legati all’uso degli ambienti.
Pensiamo a un gioco da tavolo: anche il più semplice diventa impossibile se tutti si muovono a caso. Lo stesso accade in ufficio: senza regole, anche il miglior layout perde efficacia.
Space Rules: la proposta concreta di Workitect
Consapevoli dell’importanza di costruire una cultura dell’uso consapevole degli spazi, in Workitect abbiamo sviluppato Space Rules, un servizio pensato per aiutare le organizzazioni a definire, implementare e comunicare le regole di utilizzo dei propri ambienti di lavoro.
Un percorso di co-costruzione che parte dall’ascolto delle persone, analizza le attività svolte quotidianamente e traduce il tutto in linee guida concrete, accessibili e condivise.
I vantaggi di Space Rules
Con Space Rules abbiamo aiutato numerose organizzazioni nell’allineare i comportamenti quotidiani agli obiettivi culturali e organizzativi, attraverso pratiche d’uso chiare e condivise degli spazi.
Del resto, i benefici vanno ben oltre l’efficienza operativa:
- costruzione di una cultura aziendale basata sulla fiducia: si passa dal controllo all’autonomia responsabile;
- inclusione: i membri dell’organizzazione contribuiscono alla definizione delle regole;
- innovazione organizzativa: si crea un ecosistema più flessibile, pronto ad accogliere nuove sfide.
Il cambiamento funziona solo se è profondo, sistemico e condiviso. Ecco perché Space Rules non solo mette ordine, ma contribuisce a trasformare il modo stesso di vivere e usare l’ufficio.
Best practice: esempi di come comportarsi in ufficio
Per rendere efficaci le regole in ufficio, è importante che ogni ambiente abbia una funzione chiara e condivisa. Un modo utile per farlo è associare a ciascuna area un’etichetta d’uso che indichi il tipo di attività per cui è pensata.
Questo approccio si basa sui principi dell’Activity Based Working (ABW), secondo cui il lavoro non si svolge più in un’unica postazione fissa, ma in spazi diversi progettati per supportare attività diverse. Le attività vengono generalmente suddivise in quattro categorie, note come le 4C:
- Collaborazione, per il lavoro di gruppo e i progetti condivisi;
- Comunicazione, per riunioni, call e interazioni rapide;
- Concentrazione, per le attività individuali che richiedono focus e silenzio;
- Contemplazione, per la riflessione, la lettura o il recupero di energia.
Attribuire a ogni spazio una funzione specifica aiuta le persone a orientarsi meglio, scegliere dove lavorare in base a ciò che devono fare e comportarsi in modo coerente con l’ambiente circostante.
Ad esempio, la Library è pensata per tutte quelle attività individuali che richiedono silenzio e concentrazione. In quest’area è importante evitare telefonate e conversazioni, per garantire un ambiente tranquillo.
Nei Phone Booth e nelle Virtual Room, invece, si possono effettuare telefonate e videoconferenze in modo riservato. Questi spazi, però, non sono adatti ad accogliere lavoro di gruppo o attività prolungate in presenza.
Le Project Room sono ambienti progettati per la collaborazione continuativa tra team: qui si lavora insieme, si pianifica e si condividono idee. Non dovrebbero essere utilizzate per incontri brevi o come postazioni individuali.
Le Aree Break, invece, sono dedicate alla pausa e alla socializzazione informale. Non sono il luogo giusto per svolgere attività operative, fare call o organizzare riunioni.
Infine, le Touchdown sono spazi agili pensati per un uso rapido e temporaneo: perfette per controllare una mail, rispondere a un messaggio o completare un’attività breve. Non sono adatte a lavori lunghi o a compiti che richiedono concentrazione.
Questo sistema di regole in ufficio aiuta le persone a orientarsi negli spazi, comprendere la funzione di ciascuna area e scegliere dove lavorare in base all’attività da svolgere.
Oltre a queste, è utile definire anche regole generali di comportamento, ad esempio:
- Dove è consentito fumare?
- Gli animali sono ammessi in ufficio?
- Si possono ricevere pacchi personali?
- Come si deve lasciare la postazione a fine giornata?
In questo modo, le regole diventano uno strumento concreto per facilitare la convivenza, migliorare l’esperienza lavorativa e valorizzare al massimo ogni ambiente dell’ufficio.
Senza regole, l’ufficio non funziona
Oggi, con il lavoro sempre più flessibile e distribuito, pensare che basti un ufficio bello per lavorare bene è un’illusione pericolosa. La vera leva sta nella capacità di regolare comportamenti e promuovere un uso consapevole degli spazi.
Il servizio Space Rules di Workitect rappresenta una risposta concreta a questa sfida. Aiuta le organizzazioni a costruire ambienti funzionali, ordinati e collaborativi. Ma soprattutto, promuove una cultura del rispetto e della responsabilità condivisa.
Per approfondire il servizio e scoprire cosa possiamo fare per la tua organizzazione, compila il form che trovi nella pagina Contatti.
