Lo Smart Working è un vero e proprio nuovo modello organizzativo che fonda le sue basi su tre pilastri imprescindibili: tecnologia, spazi e organizzazione aziendale.

Le tecnologie digitali, i nuovi dispositivi a disposizione e la propensione delle persone alle interazioni ed alle relazioni virtuali, permettono infatti di ripensare i modelli organizzativi classici.

Oggi vengono messi in discussione i vecchi vincoli relativi a luoghi, orari e strumenti di lavoro, permettendo alle persone di raggiungere al tempo stesso una maggior efficacia professionale e un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ache gli spazi di lavoro vengono ripensati.

L’organizzazione del layout è sempre più basata su un concetto di activity based working, con ambienti diversificati nei quali le postazioni non sono assegnate e le persone si possono muovere all’interno dell’ufficio a seconda dell’attività da svolgere.

Inoltre, la possibilità di lavorare ovunque, amplia l’accezione di ambiente di lavoro che sempre più racchiude luoghi anche esterni all’azienda (Co-working, casa, treno, parco …).

Sono però le policy e le pratiche organizzative e leadership a guidare il cambiamento.

Sempre più aziende introducono modalità di lavoro più flessibili, riducendo i vincoli di luogo e di orario e rivedendo i sistemi di valutazione dei risultati e gli stili di leadership.

Come introdurre lo smart working in azienda?

L’introduzione dei principi organizzativi dello smart working è un progetto integrato che coinvolge tutta l’organizzazione.

Come tutti i processi di cambiamento, anche lo Smart Working modello organizzativo necessita di un’attenta analisi dello stato di fatto dell’azienda e, prima ancora, dalla definizione da parte del top management degli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Occorre quindi procedere per step individuando gli attori da coinvolgere e gli strumenti da utilizzare.

Smart Working: un nuovo modello organizzativo

Priorità e obiettivi

È fondamentale, attraverso interviste con il top management condividere la strategia, gli obiettivi e i driver del cambiamento.

L’introduzione dello smart working modello organizzativo sarà infatti affrontata in modo diverso se ad esempio la priorità dell’azienda è un saving sui costi piuttosto che l’attrazione di giovani talenti.

Definizione leader del progetto:

Lo smart working modello organizzativo presuppone un approccio multidisciplinare e il coinvolgimento dei tre leader delle funzioni coinvolte maggiormente (IT,HR Facility).

Per evitare il rischio di sovrapposizione di ruoli e di stallo decisionale occorre un forte commitment del top management e un’investitura a ruolo di leader di progetto a seconda dalle priorità e degli obiettivi a chi è maggiormente coinvolto.

Readiness Assessment

Occorre raccogliere più dati possibili su “chi è” l’azienda che vuole attuare questo processo di cambiamento per fare una prima valutazione su quanto sia pronta al cambiamento.

Questo passaggio è fondamentale e naturalmente risulta più efficace tanto più è alto il livello di coinvolgimento anche delle figure non manageriali.

Nel decidere il livello di coinvolgimento va però considerato l’impatto comunicativo di un’azione su tutta l’azienda che può generare aspettative o paure sui dipendenti.

Elementi da valutare:

• Caratteristiche dell’azienda – Dimensioni, settore, attività, mission, cultura.
• Analisi demografica dipendenti – Genere, età, anzianità, scolarità, carichi famigliari, distanza dalla sede di lavoro.
• Analisi struttura organizzativa – Organigramma, gerarchia, dipartimenti, funzioni.
• Policy organizzative – Flessibilità oraria, mobilità interna/esterna all’azienda, sistemi di valutazione, stili di leadership.
• Processi organizzativi – Attività svolte, livello di interazioni e comunicazione, social network analysis.
• Infrastrutture tecnologiche – Dotazioni individuali, comunicazione virtuale, collaboration, accesso a dati da remoto, livello di digitalizzazione.
• Spazi di lavoro– Tipologie, adiacenze, policy di utilizzo postazioni, tempi di utilizzo, possibilità di utilizzare luoghi di lavoro terzi (casa, co-working, altre sedi), vincoli architettonici.

Comunicazione e cambiamento

Occorre sempre tenere a mente che ogni processo di cambiamento va gestito coinvolgendo il più possibile tutti i soggetti interessati e comunicando le motivazioni e gli obiettivi di tale cambiamento.

• Individuare dei “facilitatori” del cambiamento che possano agire come sponsor e mentor (in genere middle manager, responsabili sindacali e opinion leader non gerarchici).
• Creare dei momenti di formazione e confronto sia attraverso workshop e training sia attraverso strumenti di social collaboration (social network aziendali e community) anche per abituare le persone a lavorare in modo più smart.
• Informare costantemente sullo stato di avanzamento del progetto, sui risultati ottenuti e sulle nuove policy anche attraverso a strumenti digitali (intrantet aziendale, blog, mail).

Progetto pilota

Alla luce dei risultati emersi dall’analisi dell’azienda ed in base alle priorità definite dal management e dai leader di progetto ,occorre definire il vero e proprio progetto di attuazione dello smart working modello organizzativo.

Esso potrà partire da una fase di test su un ambito specifico o su una platea ristretta di lavoratori.

• Determinare l’ambito e la platea con cui attuare il pilota.
• Comunicare a tutta l’azienda motivazioni e vision del progetto.
• Attivare momenti di formazione e di confronto per i soggetti coinvolti direttamente nel progetto.
• Definire i KpI del progetto e la relativa valutazione (in genere 1/3/6 mesi).

Diffusione

Una volta conclusa la fase pilota e i relativi aggiustamenti si può ampliare il progetto a una platea più ampia di dipendenti o ad altri ambiti ripartendo sempre dalla definizione dei nuovi obiettivi.

Lo smart working modello organizzativo deve essere inteso infatti come un processo di miglioramento continuo.

I benefici dello smart working come modello organizzativo

Benefici per le aziende:

• Aumento produttività
• Riduzione tasso assenteismo e turnover
• Diminuzione costi di gestione degli spazi fisici (facility, locazione, rimodulazione degli spazi)
• Riduzione costi di gestione del personale (buoni pasto, straordinari, trasferte, pendolarismo)

Benefici per i lavoratori

• Maggiore autonomia nella gestione delle proprie attività lavorative (orari, luoghi)
• Maggiore soddisfazione e miglioramento della qualità della vita in termini di work-life balance
• Risparmio tempi e costi dovuti agli spostamenti
• Minore stress legato al lavoro

Benefici per l’ambiente e la comunità

• Riduzione delle emissioni di CO2 di traffico e inquinamento
• Rivitalizzazione quartieri periferici non più solo “dormitorio”

Da Office Layout #167 Dic. 2016