Hai mai notato che ogni giorno perdere la concentrazione ci fa sprecare un sacco di tempo? E quando fuori ci sono 40° perdere la concentrazione è ancora più facile.
Nella maggior parte dei casi non si tratta di sprecare ore intere, più che altro manciate di minuti qua e là che sommati nell’arco dell’intera settimana diventano ore…ore che sottraiamo a noi stessi.
Questo impatta negativamente sulla nostra giornata-tipo e penalizza la nostra realizzazione personale.
Essere padroni del nostro tempo invece è fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi personali e professionali e ritrovare la motivazione nel fare ciò che amiamo.
Ad essere onesti non sono una fan del termine “gestione del tempo” semplicemente perché il tempo non si può gestire. Quello che possiamo fare è imparare a gestire noi stessi, le nostre azioni, mentre il tempo scorre.
La buona notizia è che esistono diverse strategie organizzative che ci possono aiutare a rimanere concentrati anche quando fuori fa caldo e la testa è quasi in vacanza, te ne racconto 4!
Tecnica del pomodoro
La “tecnica del pomodoro” è un metodo sviluppato da Francesco Cirillo alla fine degli anni ottanta.
Il nome è frutto (è proprio il caso di dirlo) di quei timer a forma di pomodoro, spesso utilizzati in cucina per tenere sott’occhio i tempi di cottura. Lo scopo principale di questa tecnica è quello di provare a mantenere la massima concentrazione sullo stesso argomento per 25 minuti.
La tecnica per essere applicata prevede 5 semplici passi:
- Scegli un’attività da completare
- Imposta il timer a 25 minuti
- Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato
- Prenditi una pausa di 5 minuti
- Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.
Come vedi la tecnica è molto semplice da applicare ma se non hai mai provato ad utilizzarla prima ti lascio un ulteriore suggerimento. Quando i 25 minuti sono terminati devi mollare quanto stai facendo senza la minima esitazione. Prolungare un pomodoro potrebbe portarti a creare dei diabolici meccanismi compensazione del tipo: “ho lavorato 33 minuti, allora prendo 12 minuti di pausa anziché 5” e a questo punto il piano salta insieme ai tuoi buoni propositi.
Per quanto possa sembrare contro-intuitivo, interrompere un’attività a metà dell’opera è uno metodo interessante di produttività personale e ti aiuta a ricominciare il nuovo pomodoro con la giusta carica.
La regola dei 2 minuti
Se sei un procrastinatore seriale, la “regola dei 2 minuti” di David Allen, uno dei più grandi esperti di produttività e autore di numerosi best seller, tra cui GTD – Getting Things Done , può davvero cambiarti la vita.
Come funziona questa tecnica? Se ci vogliono meno di due minuti, fallo subito.
Si fonda sull’idea che se ci vuole più tempo per pianificare qualcosa che non per farla, allora conviene passare subito all’azione. È inutile rimandarla perché si rischia di dimenticarla o peggio di lasciarla ronzare per la testa.
Io sono una grande fan di questo approccio, sarai sorpreso di scoprire quante azioni da 2 minuti puoi svolgere e i vantaggi sono immediati. La tua testa sarà subito più leggera e libera da piccoli pensieri che avrebbero occupato e appesantito la tua mente.
Mangia la rana
Il nome di questa tecnica deve il suo nome ad una frase di Mark Twain “Mangia una rana come prima cosa la mattina e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata”.
La “rana” rappresenta quella cosa che proprio non hai nessuna voglia di fare e che quindi continui a rimandare. Non si tratta per forza della più importante o di quella che richiede la tua massima concentrazione, ma semplicemente quella più ingrata e brutta, brutta come mangiare una rana viva.
Brian Tracy, noto oratore motivazionale e autore di oltre 80 libri sullo sviluppo personale, ha ideato il metodo “Eat the frog”, che consiglia proprio di affrontare la rana subito in modo da liberare tempo ed energie rendendo più gradevole il resto della giornata.
Se invece la lasci lì lei continuerà a guardarti e a gracidare fastidiosamente per tutto il giorno nella tua testa!
Batching
Il batching (dall’inglese “raggruppare”) è una tecnica di organizzazione del lavoro che consente di ottimizzare tempi e procedure suddividendo la giornata lavorativa in blocchi temporali separati, ciascuno dedicato mansioni dello stesso tipologia.
Per applicare questa tecnica è necessario avere ben chiari questi 3 passaggi:
Individua tutte le attività simili
Quelle che si ripetono nel corso della giornata o della settimana o che, ad esempio, necessitano dell’utilizzo dello stesso programma/app.
Colloca i blocchi di attività in slot temporali precisi
Ad esempio, collocare il blocco “telefonate” al mattino dalle 11 alle 12, oppure fare le “fatture” ogni venerdì pomeriggio o ancora utilizzare “l’app dei pagamenti” ogni primo del mese.
Stabilisci quanto tempo preventivare per ciascun blocco
Non tutti i blocchi necessitano dello stesso tempo per poter essere svolti, ragionare attentamente sulla durata dei diversi slot temporali, la pratica ti darà la giusta misura.
Il batching permette di ottimizzare tempo e risorse evitando di disperdere energia in attività troppo diverse fra loro e il bello è che può essere applicata con successo sia nel lavoro che nella vita privata, nell’organizzazione della casa così come in quella dei pasti.
La verità (che hanno tentato di tenerci nascosta con il mito del multitasking) è che quando ci si dedica ad una attività per volta, si è più produttivi perché si riesce a svolgere questo compito in minore tempo, evitando di disperdere le nostre energie mentali in una serie di attività collaterali.
