Le ricerche da sempre ci rivelano come lo Smart Working sia un vantaggio per tutti, lavoratori e aziende.

Riduzione dell’assenteismo, risparmio sul costo degli uffici, aumento della produttività, tempo libero guadagnato, migliore conciliazione con la vita extra-lavorativa. Sono tanti i benefici che abbiamo sperimentato in questo periodo.

Tuttavia non è tutto oro quello che luccica. L’uso massiccio del remote working ha significato per molti modificare in maniera radicale e repentina la propria esperienza lavorativa, senza poter prima dotarsi di strumenti adeguati né tantomeno formarsi rispetto alle nuove competenze richieste.

Stress da Zoom

L’essere impreparati a queste nuove modalità lavorative ha comportato un aumento dei livelli di stress in molti di noi: uno tra tutti, la cosiddetta “Zoom Fatigue”.

Con questa espressione gergale si va a identificare una nuova sensazione di fatica e disagio legata alle numerose sessioni di videoconferenza che riempiono le giornate in smart working. 

Personalmente, sono poche le aziende che incontro che non mi palesano tale disagio.

Le comodità sperimentate quest’anno grazie al lavoro da casa sono tante; allora perchè fare riunioni virtuali fa fare più fatica rispetto a quelle vis a vis?

Cos’è che ci fa fare fatica? Parola alle neuroscienze

I motivi sono innumerevoli. Dalla tecnologia, che spesso da amica si trasforma in perfida nemica, quando non è performante; alla possibilità di vederci costantemente in monitor rendendo più complesso il controllo delle nostre espressioni facciali in situazioni sociali.

Dall’essere costantemente in ansia per lo spazio di lavoro personale che mostriamo in schermo e per gli imprevisti che potrebbero accadere rovinando la nostra immagine agli occhi dei colleghi, allo sforzo concentrativo per l’ascolto e per il contatto visivo prolungato.

Facendo affidamento alle neuroscienze, grazie all’importante lavoro di ricerca svolto, due sono le evidenze più rilevanti che dimostrano come la partecipazione a riunioni virtuali non possa essere paragonabile, in termini di carico cognitivo,  a quella in presenza, e come, in particolare, il primo tipo sforzi di più la nostra memoria a breve termine. 

La prima evidenza è legata al fatto che noi essere umani siamo dotati dei cosiddetti “neuroni GPS” (scoperta che è valsa a J. O’ Keefe, M.B. Moser ed E. Moser il Nobel per la Medicina nel 2014).

Questi particolari neuroni, attivandosi, formano una sorta di mappa che riproduce gli spostamenti del soggetto nello spazio bidimensionale. L’ambiente fisico funge da impalcatura cognitiva, grazie alla quale attribuiamo determinati significati.

Le sale riunioni, dunque, hanno da sempre avuto ricadute peculiari sui nostri comportamenti e pensieri.

Le videoconferenze, non attivando i neuroni GPS che consentono una connessione esperienza-luogo inconscia, comportano una saturazione della memoria a breve termine e rischiano di ostacolare processi di decision making, problem solving e creatività.

La seconda questione riguarda la carenza di comunicazione non verbale. A causa della limitatezza della nostra memoria, la maggior parte delle informazioni, che incontriamo nel quotidiano, viene elaborata inconsciamente, ad esempio, tramite il linguaggio del corpo.

Incontrarsi online aumenterà il carico cognitivo, in quanto la maggior parte delle elaborazioni dovrà obbligatoriamente esser fatta a livello cosciente. 

Quindi, l’assenza di un’associazione esperienza-luogo e la mancata possibilità di aggrapparsi inconsciamente alla comunicazione non-verbale comportano un netto aumento della sensazione di fatica a fine giornata.

Cosa possiamo fare?

Pur essendo tutti consapevoli che il lavoro di domani non sarà quello che abbiamo vissuto quest’anno, non possiamo nascondere il fatto che Zoom e tutti gli altri sistemi di videoconferenza sono entrati nelle nostre vite per, in qualche modo, restarci. 

Nel frattempo che si abbia di nuovo la possibilità di sostituire la gran parte degli incontri virtuali con momenti in presenza, la videoconferenza rimane la modalità lavorativa principale di incontro. 

Di seguito, quindi, sono riportati una serie di suggerimenti efficaci, avvalorati anche dalle opinioni di molti altri esperti psicologi, per prevenire questa nuova forma di stress denominata appunto Zoom Fatigue:

1. Riunioni solo se necessarie

La prima questione non può non essere legata al senso effettivo della riunione. Spesso quello che noto nelle aziende è un sovra-utilizzo delle modalità di videoconferenza anche laddove sia ugualmente efficace uno scambio di messaggi, una telefonata o un tool di project management. Se ha senso fare riunioni in presenza per ottenere un valore aggiunto grazie alla sinergia e ai meccanismi di sintonizzazione che si creano, ciò perde di significato per le videoconferenze. Dunque, ricordiamoci di fissare e partecipare a riunioni solo quando davvero necessarie e chiediamoci sempre: “Serve davvero organizzare una videocall per questo obiettivo?”. 

2. Postazione lavorativa dedicata

Fissare una sola postazione della casa dedicata al lavoro in homeworking può favorire l’attivazione dei famosi neuroni GPS, agevolata magari dal collocare sulla scrivania o intorno al PC una serie di oggetti che identifichino chiaramente che quello è il momento del lavoro, e di nient’altro.

3. Attivazione web cam

Chiedere, laddove è possibile, di far attivare la webcam a tutti gli interlocutori per avvicinarci alla modalità face to face e poter captare così anche le loro espressioni facciali.

4. Appunti

Cercare di sgravare il carico alla memoria a breve termine prendendo appunti durante la riunione per fissare gli elementi chiave.

5. Giornata “meeting free”

Pianificare con cura la propria agenda, cercando, se possibile, di alternare le videocall e momenti di break staccandosi dal PC. Può essere utile anche stabilire una giornata a settimana “meeting free”, in cui non inserire riunioni ma limitarsi a svolgere altre attività.

6. Telefonata come valida alternativa

A volte, il telefono può essere il giusto alleato. Durante una chiamata dobbiamo concentrarci solo sull’ascolto e possiamo, per giunta, camminare in giro contemporaneamente che, come è noto, aiuta a pensare e favorisce la creatività.

7. Corretta gestione del meeting online

Infine, una delle indicazioni principali, su cui spesso mi soffermo durante gli incontri formativi con gli smart worker, è legata al migliorare l’organizzazione e la gestione dei meeting online. Definire prima un ordine del giorno, invitare solo partecipanti indispensabili, definire un orario e rispettarlo, non uscire fuori topic e strutturare un verbale sono solo alcune delle indicazioni che, se rispettate, hanno innumerevoli ricadute positive; due tra tutte: il calo considerevole del numero di meeting e della loro durata.

Se, nonostante questi suggerimenti, ti senti sopraffatto e pensi di aver bisogno di maggiore aiuto per ridurre il livello di stress che hai incorporato, causato dalla cosiddetta Zoom Fatigue, potrebbe essere arrivato il momento di alzare la mano e chiedere aiuto.

Esistono numerosi servizi che possono supportare i lavoratori in difficoltà e prevenire derive patologiche. Workitect ha ideato OFF Line, il primo sportello psicologico online dedicato al mondo Smart Working e volto a supportare i dipendenti e i loro responsabili nella gestione psicologica delle tematiche connesse al lavoro da remoto.