Clean Desk Policy: definizione e significato

Con lo sviluppo dei sistemi di desk sharing, ci si interroga sempre più frequentemente su che cos’è la Clean Desk Policy e su cosa prevede

La Clean Desk Policy, ovvero la politica della scrivania pulita, una direttiva promossa dall’azienda che regola il modo in cui le persone devono lasciare la postazione di lavoro una volta concluse le attività, al termine delle attività quotidiane. In questo articolo scopriremo insieme che cos’è la Cleand Desk Polcy e cosa prevede.

I vantaggi della Clean Desk Policy: perché ogni azienda dovrebbe averne una

La Clean Desk Policy non è una semplice regola organizzativa, bensì un’importante strategia per migliorare la sicurezza, l’efficienza e il benessere nel posto di lavoro. 

Secondo la politica della scrivania pulita, tutti i lavoratori devono liberare le scrivanie a fine giornata; ciò include, oltre il laptop e il mouse, anche tutti gli effetti personali, i documenti e la cancelleria.

I motivi per cui le aziende decidono di adottare la Clean Desk Policy sono principalmente sei. Vediamoli nel dettaglio.

Sicurezza dei dati 

Mantenere le scrivanie libere da documenti sensibili riduce il rischio di perdite di dati e furti di informazioni. La politica della scrivania pulita aiuta a proteggere sia i dati cartacei, sia quelli digitali da accessi non autorizzati.

Professionalità e immagine aziendale

Un ambiente di lavoro ordinato e organizzato trasmette un’immagine di professionalità ed efficienza. Questo è particolarmente importante in aree a cui hanno accesso anche i clienti: la prima impressione può influenzare significativamente la percezione dell’azienda.

Adattabilità e flessibilità

Con l’aumento del lavoro flessibile e del desk sharing, la Clean Desk Policy assicura che ogni dipendente possa trovare uno spazio di lavoro funzionale e accogliente, indipendentemente dalla postazione assegnata.

Clean Desk Policy e Digitalizzazione dei documenti 

La riduzione dell’utilizzo di documenti cartacei favorisce il passaggio a un sistema di archiviazione digitale. Questo cambio diminuisce gli spazi necessari per l’archiviazione fisica, permettendo di riutilizzare queste aree per altre attività, come library, aree relax, sale riunioni o phone booth.

I benefici della scrivania pulita per i lavoratori

Ordine, efficienza e produttività

Una scrivania ordinata contribuisce a ridurre il disordine visivo e mentale, permettendo alle persone di concentrarsi meglio sulle attività. Riducendo il tempo impiegato nella ricerca di documenti e/o strumenti di lavoro, la produttività lavorativa aumenta sensibilmente.

Risparmio del tempo

Secondo recenti ricerche, in genere un dipendente può trascorrere fino a 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni. Implementare (o introdurre) un sistema iCloud e diminuire l’utilizzo di documenti cartacei agevolerebbe il reperimento dei dati e delle informazioni da parte dell’intera organizzazione.

Promozione del benessere 

Diversi studi dimostrano che un ambiente di lavoro pulito e organizzato contribuisce a promuovere un ambiente di lavoro più piacevole e meno stressante.

Clean Desk Policy, istruzioni per l’uso

Riportiamo qui di seguito alcune best practice per l’implementazione e il mantenimento efficace di una politica della scrivania pulita all’interno dell’ambiente aziendale.

Definizione della Clean Desk Policy 

Per essere efficace, la Clean Desk Policy che cos’è deve essere scritta e contenere istruzioni chiare su come ci si aspetta che vengano lasciati gli spazi e le postazioni di lavoro a fine giornata. 

Generalmente la Clean Desk Policy prevede la rimozione di qualsiasi tipo di documento nonché gli oggetti personali dalle scrivanie.

Specifica quali oggetti devono essere rimossi, quali possono rimanere e come devono essere gestiti i documenti sensibili. 

Assicurati che la policy includa tutti i tipi di spazio, comprese le sale riunioni.

Coinvolgimento della direzione 

Per garantire il successo della policy, la leadership deve essere il primo esempio da seguire, mostrando impegno nel mantenimento dell’ordine nelle proprie aree di lavoro e promuovendo attivamente la policy.

Formazione e comunicazione

Organizza una sessione di formazione per illustrare a tutti i lavoratori cosa prevede la Clean Desk Policy. Prevedi anche un manuale che illustri le regole e spieghi i motivi nonché benefici che la policy apporterà all’intera organizzazione.

Distribuzione delle strumenti necessari

Assicurati che i dipendenti abbiano accesso a strumenti adeguati per supportare la Clean Desk Policy. Questo può includere armadietti, distruggi documenti e risorse digitali per la gestione documentale.

Pulizia e disinfezione

Generalmente la Clean Desk Policy prevede la disinfezione delle scrivanie a fine giornata con prodotti appropriati messi a disposizione dall’azienda. Questa buona prassi contribuisce a mantenere gli spazi puliti, oltre a prevenire e combattere la diffusione di virus e batteri.

Monitoraggio e feedback

Monitora regolarmente l’adesione alla policy e assicurati che la politica della scrivania pulita rimanga rilevante e efficace nel tempo. Ascolta i feedback dei lavoratori e, se necessario, apporta modifiche per migliorare l’adesione e l’efficacia.

Responsabile della Clean Desk Policy

Per garantire l’efficacia della Clean Desk Policy, è sempre consigliabile nominare uno o più responsabili del sistema, incaricati di supervisionare il rispetto delle regole e promuovere attivamente la cultura della scrivania pulita all’interno dell’azienda.

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