Con lo sviluppo dei sistemi di desk sharing, si sente sempre più parlare di Clean Desk Policy, ovvero la politica della scrivania pulita, una direttiva promossa dall’azienda che regola il modo in cui le persone devono lasciare la postazione di lavoro una volta concluse le attività.
Vediamo insieme di cosa tratta la Clean Desk Policy che cos’è e quali sono le principali linee guide.
I vantaggi della Clean Desk Policy
Secondo la politica della scrivania pulita, tutti i dipendenti devono liberare le loro scrivanie a fine giornata: ciò non include solo il laptop e il mouse, ma anche tutti gli effetti personali, i documenti e la cancelleria.
I motivi per cui le aziende decidono di adottare la Clean Desk Policy sono essenzialmente tre:
- migliorare l’organizzazione e l’ordine in ufficio;
- proteggere i dati e la sicurezza aziendale;
- favorire l’introduzione di un sistema di digitalizzazione dei documenti.
Passando infatti a un sistema di archiviazione in cloud è possibile diminuire gli spazi destinati all’archiviazione cartacea e, di conseguenza, creare nuove aree destinate ad altri tipi di attività (library, aree break, meeting room, phone boot, etc.).
I benefici della scrivania pulita
Risparmio del tempo
Secondo recenti ricerche, in genere un dipendente può trascorrere fino a 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni. Implementare (o introdurre) un sistema iCloud e diminuire l’utilizzo di documenti cartacei agevolerebbe il reperimento dei dati e delle informazioni da parte dell’intera organizzazione.
Ordine ed efficienza
Come abbiamo già detto, la Clean Desk Policy contribuisce a mantenere gli spazi in ordine e puliti, rendendo gli uffici più attrattivi e generando nelle persone, interne ed esterne all’azienda, un senso di organizzazione, professionalità ed efficienza.
Privacy e dati sensibili
Quando si parla di privacy e protezione dei dati sensibili si pensa subito alla sicurezza informatica. In realtà la privacy inizia prima di tutto dalla scrivania.
Lasciare documenti sulla postazione di lavoro significa permettere a chiunque di entrare in contatto con informazioni delicate. Pensate agli estratti conto bancari, ai contratti o a tutto ciò che ha a che fare con paghe e contributi: sono documenti che non possono e non devono essere lasciati incustoditi.
Lo stesso vale per dati di accesso e password: mai annotarli su fogli e post-it e lasciare gli stessi sulle scrivanie.
Pulizia e disinfezione
Generalmente la Clean Desk Policy prevede la disinfezione delle scrivanie a fine giornata con prodotti appropriati messi a disposizione dall’azienda.
Questa buona prassi contribuisce a mantenere gli spazi puliti e a prevenire e combattere la formazione di batteri e la diffusione di virus.
Clean Desk Policy, istruzioni per l’uso
Per essere efficace, la Clean Desk Policy che cos’è deve essere scritta e contenere istruzioni chiare su come ci si aspetta che venga lasciata la postazione di lavoro a fine giornata. Generalmente la Clean Desk Policy prevede:
- rimozione di qualsiasi tipo di documento;
- rimozione di oggetti personali;
- diminuzione del consumo di carta.
Dove mettere dunque il materiale e gli strumenti che, quotidianamente, si utilizzano per lo svolgimento delle attività?
Per poter adottare una Clean Desk Policy efficace, occorre introdurre degli armadietti ad uso di tutto il personale, nei quali poter agevolmente riporre gli oggetti personali e gli strumenti tecnologici, sia durante le assenze prolungate, sia a fine giornata.
Inoltre, devono essere predisposte delle zone di archivio per i documenti e introdurre delle regole per la consultazione degli stessi.
La Clean Desk Policy si applica anche alle sale riunioni. Coloro che organizzano una riunione devono verificare che, a fine incontro, non vengano lasciati documenti contenenti informazioni sensibili nella sala. La verifica deve includere anche le lavagne.
Responsabile della Clean Desk Policy
È sempre consigliabile nominare uno o più responsabili del sistema, incaricati di supervisionare il rispetto delle regole e diffondere la cultura della politica della scrivania pulita.
