Gestire un team in Smart Working richiede le stesse competenze manageriali utilizzate per il coordinamento in ufficio? Non esattamente. Se è vero che la maggior parte delle skill sono le stesse, nella modalità di lavoro da remoto la comunicazione non è sempre così immediata e diversi fattori possono influire sulla produttività e sulla coesione del gruppo.
Gestire un team in presenza vs gestire un team in Smart Working
Prima dell’inizio della pandemia la maggior parte delle persone era abituata a lavorare in modalità sincrona e standardizzata. Si lavorava in ufficio, spesso uno di fianco all’altro, all’interno di grossi open space. Le agende non erano piene di meeting online, capitava di rado di aprire Zoom o Skype per parlare con qualcuno.
Oggi ci troviamo in una realtà completamente diversa, che all’inizio forse abbiamo mal digerito ma che adesso è diventata una nuova normalità.
Quindi, tornando alla domanda iniziale, come gestire un team in Smart Working?
Qui di seguito abbiamo raccolto alcuni consigli per gestire un team in Smart Working e comunicare in modo strategico anche da remoto.
5 Consigli per gestire un team in Smart Working
1) Stabilisci i canali di comunicazione ufficiali
Skype, Zoom, WhatsApp, Google Meet, Google Chat, Telegram … troppo spesso all’interno del team vengono utilizzati molteplici canali per comunicare informazioni (a volte utili, a volte meno) ai membri del gruppo, con il rischio di generare solo molta confusione.
Stabilisci delle regole e scegli i tool ufficiali del gruppo di lavoro.
Disincentiva, inoltre, l’utilizzo dei canali personali; per questioni lavorative si devono preferire solo i canali aziendali.
2) Promuovi una comunicazione chiara e concisa
Uno degli svantaggi della comunicazione virtuale è la difficoltà di cogliere i segnali sociali come le espressioni del viso e il linguaggio del corpo.
Chiedi ai membri del team come si sentono più a loro agio nel comunicare e stabilisci una modalità condivisa per le riunioni online.
Una buona prassi è quella di allegare all’evento la scaletta degli argomenti che verranno trattati affinché tutti i partecipanti abbiano modo di prepararsi per tempo.
3) Misura periodicamente i livelli di stress del team
Monitorare il livello di stress dei membri del team è una buona pratica che ogni manager dovrebbe adottare. Questo per individuare eventuali problematiche e difficoltà del singolo che non solo inficiano sul suo benessere ma che, a lungo andare, possono intaccare anche quello dell’intero team.
Le persone vogliono essere riconosciute e ricevere feedback; per questi motivi la co-creazione di aspettative di lavoro reciproche e obiettivi realistici forniscono indicazioni precise su come lavorare, contribuiscono a diminuire i livelli di stress e dimostrano il tuo apprezzamento e rispetto del lavoro della tua squadra.
4) Introduci e incentiva l’utilizzo di un tool per la pianificazione e l’organizzazione delle attività
Questo è da sempre un tema spinoso: ogni persona è abituata a utilizzare un proprio metodo per l’organizzazione delle attività quotidiane. C’è chi preferisce scrivere su fogli di carta, chi su un foglio di Word e chi utilizza il calendario come to-do-list.
Ebbene, lasciare carta bianca al team non è la soluzione migliore, specie quando si tratta di gestire un team in Smart Working.
Optare per l’adozione di tool come Asana o Trello permette a ciascun membro di essere aggiornato sullo stato di avanzamento dei progetti e organizzare le attività quotidiane.
Gestire il cambiamento è complesso: probabilmente la migrazione dai vecchi strumenti a questa nuova modalità di condivisione non sarà semplice e incontrerà delle resistenze, trova dunque dei modi creativi per favorire la transizione.
5) Crea dei momenti di connessione e condivisione
Quando si lavora in modo continuativo da remoto, il rischio è perdere quella connessione fra colleghi che in presenza si genera e si mantiene in modo spontaneo.
Le misure che possono aiutare a gestire un team in Smart Working e dunque le relazione da remoto e la connessione con l’azienda sono:
- organizzare dei meeting per promuovere l’interazione e aggiornare i membri del gruppo sul lavoro e lo stato di avanzamento dei progetti;
- incoraggiare i membri del gruppo ad aiutarsi a vicenda e a condividere le proprie conoscenze;
- incoraggiare l’innovazione e la condivisione delle idee;
- organizzare delle attività extra-lavorative per favorire il team building.
