Tutti, almeno una volta nella vita lavorativa, si sono trovati nella situazione di dover completare un compito o raggiungere un obiettivo in breve tempo. Questo spesso porta a spendere un’intera giornata di lavoro sotto la pressione dell’ansia di non riuscire a terminare in tempo, un fenomeno noto come Legge di Parkinson. Fortunatamente, esiste un metodo semplice ed efficace per contrastare questa tendenza: il timeboxing.
Che cos’è il timeboxing?
Con il termine “timeboxing” si fa riferimento a una strategia focalizzata sulla gestione del tempo di lavoro basata sugli obiettivi. Questa tecnica consente a lavoratori o team di agire con maggiore efficienza e chiarezza.
Il timeboxing stabilisce che il singolo o il gruppo determini quanto tempo debba essere dedicato al completamento di un’attività specifica, all’interno di un “timebox“, ovvero un intervallo di tempo prefissato.
Questa tecnica favorisce una gestione ottimale delle tempistiche e degli obiettivi, trovando applicazione anche nell’ottimizzazione organizzativa delle riunioni di team.
Esistono due principali varianti del timeboxing: il timeboxing rigido, che impone limiti di tempo strettamente definiti, e il timeboxing flessibile, che consente una certa elasticità nella gestione del tempo assegnato alle attività.
Vediamoli nel dettaglio.
Il timeboxing rigido
Il timeboxing rigido è una strategia che impone il rispetto assoluto dei timebox. In questa specifica forma di timeboxing, allo scadere del tempo stabilito, l’attività deve essere interrotta, a prescindere dal fatto che sia stata completata o meno.
L’adozione di questi intervalli di tempo rigidi consente una gestione più efficace di tutte le attività. Inoltre, durante una riunione, permette di affrontare tutti gli argomenti previsti nell’agenda.
Il timeboxing flessibile
Questa variante del timeboxing offre maggiore adattabilità rispetto alla versione rigida. La principale differenza risiede nell‘elasticità del tempo: se un’attività richiede più tempo del previsto, il timebox può essere esteso per accomodare il bisogno aggiuntivo
Questa strategia è particolarmente utile per gestire compiti complessi, che potrebbero non essere conclusi entro limiti temporali stretti, e consente una gestione delle riunioni senza interruzioni forzate, a differenza di quanto avviene con il timeboxing rigido.
La scelta tra timeboxing rigido e flessibile dipende dalle preferenze personali e dalle esigenze specifiche di chi lavora o organizza la riunione. È fondamentale stabilire, all’inizio di ogni blocco di lavoro, quale tipologia di timeboxing verrà adottata.
Come organizzo il timebox? Quanto deve durare?
Cruciale all’interno della strategia di timeboxing è l’organizzazione dei timebox e la gestione della loro durata.
La strutturazione di un timebox per un’attività si articola in cinque step:
- Calcolare approssimativamente quanto tempo serve per completare l’attività.
- Segnare su un calendario la data di svolgimento dell’attività.
- Stabilire se il blocco di tempo debba essere rigido o flessibile.
- Iniziare a lavorare, facendo attenzione alle distrazioni.
- Una volta terminata l’attività, fare una pausa e poi procedere al task successivo.
La durata dei timebox è una variabile che dipende molto dalla discrezione di chi organizza.
È importante sottolineare che questa strategia non è concepita per lavorare più velocemente, ma per lavorare in modo più efficace.
Vantaggi e svantaggi
Come già spiegato, questa tecnica permette di migliorare la produttività ma, come tutte le strategie, possiede dei punti di forza e di debolezza.
I vantaggi del timeboxing
L’utilizzo del timeboxing in ambito lavorativo permette di ottenere una serie di vantaggi molto utili:
- Lavorare consapevolmente: il timeboxing prevede l’organizzazione di tutte le task all’interno di blocchi di tempo. Per effettuare questa strutturazione, è importante conoscere nel dettaglio le singole attività. Questa conoscenza dettagliata ti permetterà di lavorare in maniera decisamente più consapevole.
- Miglioramento della concentrazione sul lavoro: la divisione in blocchi di tempo ti permette di concentrarti meglio su ogni singola attività, consapevole del valore del tempo.
- Motivazione tramite gli obiettivi: la strutturazione del lavoro tramite obiettivi è stimolante, specialmente se ti devi occupare di lavori poco entusiasmanti.
- Realizzazione di programmi di lavoro prevedibili: il timeboxing ti permette di strutturare le giornate di lavoro tramite un calendario, consentendoti di affrontare le giornate lavorative con maggiore sicurezza.
Gli svantaggi del timeboxing
Questa strategia di gestione, nonostante offra diversi vantaggi, presenta anche alcuni svantaggi:
- Difficoltà nel terminare l’attività nei tempi stabiliti: questo problema si verifica solitamente quando non si alloca abbastanza tempo per lo svolgimento dell’attività. Ti suggerisco, almeno all’inizio, di orientarti verso un modello di timeboxing flessibile per compensare eventuali calcoli errati dei tempi.
- Interruzione della concentrazione: il suono del timer può disturbare la cosiddetta attività di “flow”. Per evitare questa problematica, puoi provare a raggruppare le attività simili all’interno degli stessi blocchi.
- Stress: potresti trovare particolarmente stressante la definizione dei timebox e il rispetto degli stessi. Per evitare ciò, ti consiglio di impostare timebox più lunghi e flessibili al fine di abituarti gradualmente alla struttura senza sentirti sovraccaricato.
Sette consigli per un timeboxing efficace
Ecco sette consigli utili che ti permetteranno di utilizzare al meglio la strategia di timeboxing e gestire efficacemente il tuo tempo sul luogo di lavoro.
Date la priorità ai blocchi di tempo
Se hai una giornata piena di impegni, focalizzati sul rispetto dei blocchi di tempo che hai precedentemente organizzato. Non modificare il programma! Pensa a questi blocchi come se fossero delle riunioni inderogabili con il team.
Visualizza i blocchi di tempo
L’efficacia del timeboxing è maggiore se visualizzi in modo chiaro i timebox di cui devi occuparti. È importante, quindi, organizzare questi blocchi all’interno di un calendario, in modo tale da programmare le attività e, di conseguenza, migliorare la concentrazione.
Imposta un timer
Indipendentemente dalla tipologia di timeboxing che deciderai di adottare, è fondamentale utilizzare un timer. Ricordati che l’obiettivo del timeboxing è proprio quello di completare una determinata attività all’interno di un lasso di tempo determinato.
L’utilizzo del timer ti permetterà di lavorare senza dover continuamente tenere sotto controllo l’orologio e, in generale, le tempistiche lavorative.
Disattiva le notifiche del cellulare
Un altro consiglio utile che ti permetterà di lavorare più efficacemente è quello di disattivare le notifiche del cellulare. Così facendo potrai concentrarti sulle attività che stai svolgendo, senza distrazioni.
Fai una pausa
All’interno di un lavoro così strutturato e compartimentato, è importante anche il ruolo che viene attribuito alla pausa.
Il timeboxing si focalizza sull’ottimizzazione dei tempi per massimizzare l’efficienza e la produttività. Sulla base di questo, la pausa ha un ruolo chiave. Un piccolo break tra un blocco e un altro ti permetterà di recuperare energie e tornare al lavoro al meglio.
Utilizza uno strumento di gestione del lavoro
Per svolgere le attività in maniera efficace, ma soprattutto efficiente, affidati a uno strumento di organizzazione del lavoro. Esistono molteplici tool che ti permettono gestire progetti e task, come ad esempio Asana, Jira e Trello.
Raggruppa le attività simili
Nello svolgimento del timeboxing e della divisione in blocchi, è opportuno dividere i blocchi raggruppando le attività simili all’interno degli stessi blocchi.
Il motivo per cui ti conviene raggruppare queste attività all’interno di timebox consecutivi è quello di creare un ritmo, una continuità nel lavoro, migliorando l’organizzazione mentale e rendendo il processo lavorativo complessivamente più gratificante e meno faticoso.
Tecniche di gestione del tempo
Il timeboxing è solo una delle tante tecniche efficaci per organizzare il lavoro e migliorare la produttività. L’applicazione consapevole di queste strategie può trasformare il modo in cui gestisci il tuo tempo, rendendoti più efficiente e soddisfatto delle tue realizzazioni quotidiane.
Se sei interessato ad approfondire l’argomento, ti suggerisco di leggere l’articolo sulla tecnica del Pomodoro e quello sul metodo Kanban, di cui abbiamo già parlato sul blog. Esplora queste risorse per trovare l’approccio che meglio si adatta al tuo stile di lavoro e alle tue esigenze.
