Quanto tempo sprechiamo per via di come disponiamo gli oggetti in un momento storico in cui di tempo per noi stessi non ne abbiamo mai abbastanza?

Ti capita spesso di comprare un utensile per poi notare che lo avevi già, nel fondo del tuo cassetto? A volte compri troppe cose (o troppo poche) perché sbagli le stime delle quantità che già possiedi? La mattina perdi minuti preziosi per cercare la maglietta che volevi mettere scavando in un cassetto? 

Questi piccoli inconvenienti non sono trascurabili. Basti pensare che per andare in cartoleria a comprare delle graffette che hai già, tra strada, scelta del prodotto, fila e pagamento, perderai in media quindici minuti: lo stesso tempo che puoi impiegare per curare delle piantine, per aggiungere un disegno al tuo sketchbook o per bere un caffè con un amico.

Un’edochiana che ha fatto il giro del mondo ha la soluzione per la tua emergenza di tempo: il suo nome è Marie Kondo. 

Chi è Marie Kondo e come ti aiuterà ad avere più tempo libero 

Marie Kondo è la maggiore esperta contemporanea di economia domestica, autrice di numerosi best seller tra cui “Il magico potere del riordino” e “Lezioni di felicità”. Il suo metodo di riordino si chiama KonMari ed è basato sulla ricerca del kurashi, che in giapponese indica il modo ideale di vivere la vita, ottenibile attraverso la sistemazione funzionale degli oggetti negli spazi.

Come posso portare questo metodo in ufficio per ottimizzare i miei tempi?

Il metodo KonMari è originariamente pensato per la casa, ma ci sono alcuni accorgimenti che possiamo potresti portare in ufficio e che possono svoltare le tue giornate lavorative.

Il punto di partenza per non perdere tempo a cercare gli oggetti è sistemarli per categoria. La Kondo ha provveduto a delineare le cinque categorie dell’ordine, che sono: abbigliamento, libri, documenti, komono (ossia, un po’ di tutto, nella traduzione italiana “oggetti miscellanei”) e oggetti dal valore affettivo. Secondo il metodo KonMari, è in quest’ordine che gli oggetti delle varie categorie vanno ordinati. Vien da sé che in ufficio alcune categorie, come l’abbigliamento, mancano. Le categorie interessate sono sicuramente documenti (contratti, fatture, permessi…), gli oggetti miscellanei (cartoleria, laptop, tablet, cavi…) e oggetti di valore affettivo (la foto famiglia o il calendario con i tuoi cagnolini). Il primo step è suddividere i tuoi oggetti da lavoro in queste categorie e riporli in scatole, cassetti o ripiani dedicati esclusivamente a una categoria.

Secondo quest’approccio innovativo, ogni volta che apri un cassetto, una scatola o un’anta, devi poter determinare esattamente cosa c’è e in che quantità. Nella serie Netflix “Facciamo ordine con Marie Kondo” del 2019, questo mantra viene illustrato dall’esperta stessa fin dal primo episodio. Com’è possibile capire a colpo d’occhio l’intero contenuto di una scatola? Semplice, gli oggetti non devono coprirsi l’un l’altro e devono essere disposti in modo da non spostare gli altri quando vengono presi. Normalmente, chi applica questo metodo ripone gli oggetti in verticale. Questa regola della disposizione verticale ricorre spesso nell’intero approccio della Kondo. In ufficio la disponibilità di spazi per riporre gli oggetti verticalmente è sicuramente limitata ma cerca di seguire questo principio, quando possibile. 

Il tuo è un ufficio che usa molta carta?

I documenti si suddividono in tre categorie: quelli che ti servono sempre a portata di mano, quelli da conservare (come i contratti) e quelli da buttare. Sii spietato nella selezione: riponi in due posti diversi i documenti che usi quotidianamente e quelli da conservare nel lungo periodo. Quelli che non ti servono quotidianamente e che non sono da conservare sono tutti superflui: dà loro un’ultima occhiata per assicurarti che non ti servano più e buttali. Le stesse regole valgono per il tuo drive e per il desktop!

Un consiglio universale, valido in tutti i casi…

Durante le sue consulenze, la maggiore esperta mondiale di riordino non sottovaluta mai l’importanza di disporre strategicamente oggetti che portano gioia. Per prima cosa, individua i punti in cui appoggi più di frequente lo sguardo. Se anche condividi l’ufficio con altre persone e non hai una scrivania personale su cui mettere una foto del tuo gatto, potresti avvertire i tuoi collaboratori di questa scelta e disporre in giro degli oggetti non personalizzati, come un calendario di una città che hai visitato o una stampa che hai preso a un mercatino vintage. Se hai un posto a cui hai accesso solo tu, come un armadietto, potresti invece sbizzarrirti con oggetti più personali, come le fotografie. L’unica regola degli oggetti che ti creano gioia è non comprare niente appositamente: tutte le cose del cuore le possiedi già. Se hai bisogno di chiederti se un determinato oggetto ti dà davvero gioia, allora non è l’oggetto giusto!

Quali sono i benefici del decluttering secondo il metodo KonMari in ufficio?

Ogni volta che hai bisogno di qualcosa, saprai sempre esattamente dove cercarla grazie alle categorie. Non dimenticherai mai di comprare la cancelleria quando sta finendo, e non ricomprerai oggetti che già hai. Ti accorgerai immediatamente del risparmio di tempo e denaro.

Nel lungo periodo beneficerai di maggiore tempo libero da dedicare alla tua vita fuori lavoro, potrai dedicarti alle cose che ami di più grazie alla riduzione di tutti gli sprechi di tempo, migliorando i tuoi livelli di felicità. Non solo! Passare l’orario lavorativo in un ambiente dove ci sono oggetti che ti mettono di buonumore non può che alleviare i tuoi livelli di stress. Non ci credi? Fai una prova di pochi giorni e noterai presto la differenza.

Sei un manager e progetti di lavorare sulla retention e l’engagement dei dipendenti nei prossimi mesi?

Organizzare una giornata di decluttering di gruppo potrebbe essere anche uno spunto originale per aumentare la fidelizzazione dei tuoi dipendenti all’azienda. Sistemare un ambiente comune crea intimità con le persone con cui lo si condivide e ci lega sentimentalmente allo spazio fisico. Per non parlare del risparmio di tempo e denaro e dell’ottimizzazione delle risorse che l’ordine KonMari garantisce… parlane con i tuoi collaboratori!