Lo spazio che occupi mentre lavori è più importante di ciò che sembra. L’organizzazione dell’ufficio ha un forte impatto sulle tue prestazioni e sul modo in cui svolgi le tue attività.
Non importa se la tua scrivania si trova in un ufficio o all’interno di un’abitazione, esistono degli accorgimenti pratici che puoi adottare per aumentare la concentrazione e dare una spinta alla creatività.
Per questo è importante prendersi cura dell’ambiente di lavoro e compiere delle scelte non solo estetiche ma che rendano gli spazi più efficienti, funzionali e abitabili.
Come organizzare la scrivania, l’ufficio o il tuo spazio di lavoro
L’ambiente esterno ha un effetto significativo sulla nostra concentrazione e produttività.
Non è un mistero che l’ordine fisico si traduca anche in ordine mentale. Uno spazio di lavoro organizzato e pulito aiuta alla chiarezza mentale, migliora la capacità di valutazione e il benessere personale riducendo il sovraccarico sensoriale.
Allo stesso modo, uno spazio disordinato e mal organizzato rischia di compromettere anche il tuo lavoro.
Prova a immaginare una postazione caotica, poco illuminata, con una scrivania ricoperta di documenti e una sedia eccessivamente rigida; come pensi lavoreresti?
La ricercatrice Libby Sander nel suo articolo “The Case for Finally Cleaning Your Desk”, afferma che l’ambiente fisico ha un significativo effetto sul modo in cui lavoriamo.
Il disordine non solo ci fa perdere tempo – spiega Sander – ma ci influenza anche a livello emotivo e comportamentale, condizionando il nostro processo decisionale e le relazioni con gli altri.
La postazione, se disorganizzata e disordinata, rischia di incidere sui livelli di stress e ansia delle persone. L’impatto negativo porta a conseguenze quali la perdita della concentrazione, il peggioramento del ritmo del sonno e il conseguente offuscamento mentale.
Una slavina di conseguenze che abbattono il benessere lavorativo, ma ancora di più, il benessere personale.
Ecco dunque alcuni consigli pratici per migliorare l’organizzazione dell’ufficio, renderla più efficiente ed efficace e costruire un ambiente di lavoro che si adatti ai bisogni delle persone.
Scegli la giusta postazione di lavoro
In Workitect progettiamo e organizziamo gli ambienti di lavoro seguendo un principio di space planning chiamato Activity Based Working.
Un modello teorico che parte dal presupposto che non tutte le attività richiedano lo stesso tipo di spazio. Con questo insight, progettiamo ambienti diversi per ridurre lo stress, le distrazioni e le inefficienze.
In particolare, gli spazi vengono pensati per favorire quattro specifiche attività:
- Contemplazione;
- Comunicazione;
- Concentrazione;
- Collaborazione.
Ciascuna di queste attività necessita di ambienti di lavoro con caratteristiche specifiche. Per questo motivo è importante che l’ufficio offra spazi diversificati a seconda delle mansioni che vi si svolgono all’interno.
Immagina di dover svolgere attività contabili in un ambiente open space, vicino a colleghi che stanno facendo un briefing sulle prossime strategie di marketing da attuare. Non saresti maggiormente a tuo agio e concentrato in una sala più piccola e appartata? Sicuramente sì.
Allo stesso modo, immagina che non ci siano distinzioni tra la postazione in cui redigi i report di mercato e il posto designato alla pausa pranzo: l’impressione sarebbe quella di non staccare mai veramente. Creare degli spazi ad hoc per ogni situazione è di grande aiuto per implementare il benessere sul posto di lavoro.
Se invece lavori da remoto o svolgi parte del tuo lavoro da casa, è importante che la tua postazione si trovi in un ambiente tranquillo e ben illuminato, che ti permetta di lavorare con serenità e con poche distrazioni provenienti dall’esterno.
Investi in arredi ergonomici
L’ergonomia è un aspetto cruciale da considerare nell’organizzazione ufficio e della postazione di lavoro. Scegliere una scrivania regolabile in altezza e una sedia ergonomica sono i primi passi per mantenere un buon livello di benessere psico-fisico mentre si lavora.
Scrivania regolabile in altezza: come deve essere
Una scrivania ergonomica deve avere una superficie poco riflettente, essere stabile e di dimensioni sufficienti da ospitare non solo monitor, tastiera, mouse e PC, ma anche portadocumenti, eventuale postazione telefonica e materiale di cancelleria. Deve inoltre essere regolabile in altezza per consentire di variare la posizione nel corso della giornata e lavorare, se lo si desidera, anche in piedi.
Sedia ergonomica: investi sulla tua salute
Una sedia, per poterla definire ergonomica, deve essere regolabile, reclinabile, dotata di braccioli e di un sedile ampio. Lo schienale, inoltre, deve avere una forma capace di supportare la zona lombare, seguendo la naturale curvatura della schiena.
Ricorda che, in generale una postazione ergonomica si distingue da una disposizione comune per la sua costruzione che garantisce una postura corretta con le braccia e le gambe a formare un angolo di 90°.
Una postazione non ergonomica, nel medio periodo, può incidere su dolori muscolari, calo di attenzione e aumento della fatica cognitiva.
Prevedi una o più zone dedicate all’archivio di documenti e strumenti
Come abbiamo detto precedentemente, organizzare l’ufficio e mantenere una postazione ordinata, senza documenti e strumenti sparsi sulla scrivania, migliora le condizioni lavorative.
Opta dunque per una scrivania dotata di cassetti e, se disponi di sufficiente spazio, procurati una libreria o un mobile provvisto di ante dove poter archiviare faldoni e documenti.
Un organizer da posizionare sulla scrivania potrebbe inoltre esserti utile per riporre tutti quei fogli che non puoi immediatamente archiviare e su cui stai attualmente lavorando.
Una gestione ordinata dei documenti è anche la base per introdurre una clean desk policy, sempre più diffusa negli uffici flessibili e condivisi.
Organizzazione ufficio: ricordati di sistemare i cavi elettrici
Oggi il mondo del lavoro, e non solo, dipende profondamente dalla tecnologia e dagli strumenti che ne permettono un utilizzo ottimale. L’era digitale ha semplificato e reso sempre più efficiente il lavoro. I devices costituiscono l’ecosistema informatico di cui ogni ufficio è provvisto.
Tuttavia, dietro alla magia dei dispositivi elettronici si cela spesso un groviglio di cavi che, se non organizzato, può generare caos e interferire con la produttività, mettendo a repentaglio la sicurezza personale.
Per districare la matassa nel miglior modo possibile è quindi importante utilizzare accessori come ad esempio le scatole nascondi cavi, le fascette o le clip fermacavi.
Le scatole proteggono le multiprese da polvere e sporco, le fascette e le clip, invece, garantiscono un fissaggio e un incanalamento sicuro dei cavi.
In questo modo i dispositivi sono assicurati e performano meglio, e il groviglio di cavi non intralcia più il lavoro dei collaboratori.
Scegli la giusta illuminazione
A differenza dell’ambiente domestico, l’ufficio, e in generale la postazione di lavoro, richiede un’illuminazione specifica che assicuri standard qualitativi adatti a garantire il comfort lavorativo e a prevenire l’affaticamento visivo.
Una corretta illuminazione influisce anche sul ritmo circadiano, con effetti diretti sulla concentrazione, l’attenzione e la qualità del sonno. L’illuminazione, quando adeguata, incide in molti modi sul benessere e la produttività.
Macome devono essere le luci in ufficio? La prima cosa da fare è valutare la quantità di luce naturale presente nell’ambiente e definire quindi la disposizione della luce artificiale, tenendo presente che esistono aree di lavoro diverse e che ognuna di queste richiede una specifica luminosità.
Scrivania: come illuminarla
È importante posizionare una lampada da tavolo in prossimità dello schermo. La lampada non deve puntare né al monitor né al viso. La sua funzione è quella di migliorare la visibilità senza creare disturbo, riflessi né fastidi.
Stanza: che tipo di luci occorrono
L’ambiente di lavoro dovrebbe essere dotato di luci a parete o a sospensione, in grado di illuminare l’intera postazione di lavoro, senza creare riflessi o abbagliamento. A questo proposito, l’illuminazione dell’ufficio dovrebbe essere idealmente compresa tra i 3.000 e i 4.000 gradi Kelvin.
Pulisci e igienizza regolarmente gli strumenti di lavoro
Ordine e pulizia sono due pratiche coerenti, nell’organizzazione dell’ufficio, in grado di migliorare il benessere delle persone all’interno dello spazio di lavoro.
Potrà sembrare banale ma una pulizia costante della postazione e dell’ambiente circostante contribuisce a far lavorare meglio i collaboratori.
Pulire e spolverare la scrivania aiuta a prevenire la diffusione di germi e batteri.
Gli oggetti di uso quotidiano, come ad esempio tastiera, mouse e telefono, possono infatti diventare serbatoi di agenti patogeni. Per questo è importante utilizzare soluzioni disinfettanti che, a differenza dei prodotti igienizzanti, hanno la capacità di eliminare germi e batteri.
Una postazione pulita, inoltre, aumenta la percezione di cura e attenzione all’ambiente lavorativo, generando effetti positivi sul comfort psicologico in azienda.
Organizzazione ufficio tra produttività e benessere
Questa breve lista di suggerimenti può sembrare scontata, eppure sono tutte pratiche tanto banali quanto imprescindibili per costruire degli ambienti di lavoro dove stare bene. Una strada che parte dal benessere, fino a farsi una leva potente in grado di aumentare la produttività e le performance lavorative.
Noi di Workitect aiutiamo le aziende a progettare spazi di lavoro che rispettano queste essenziali accortezze, trasformando gli uffici in luoghi su misura per le persone per favorire il benessere professionale e personale in modo concreto e misurabile.
Se la tua azienda sta pensando di riprogettare gli spazi di lavoro o migliorare il modo in cui i suoi collaboratori lavorano da casa, compila il form che trovi nella pagina “Contatti“. Un membro del nostro team ti richiamerà per fissare una call e capire come poterti aiutare al meglio.
In copertina: nuovi uffici Givaudan Lab realizzati da Workitect
