Con la diffusione del lavoro ibrido e l’attenzione crescente alla qualità dell’esperienza lavorativa, le aziende oggi si trovano di fronte a una domanda cruciale: come progettare spazi che attraggano, motivino e supportino le persone? Una risposta forte arriva dal co-design negli spazi di lavoro: un approccio partecipativo che mette le persone al centro, trasformandole da semplici utilizzatori a veri co-autori del progetto.
In questo articolo scopriremo cos’è il co-design negli uffici, perché offre un vantaggio strategico e come applicarlo per ottenere ambienti che funzionano davvero, generando valore per l’organizzazione e per i suoi collaboratori.
L’importanza del co-design nella progettazione degli spazi di lavoro
Il co-design negli spazi di lavoro non è semplicemente una tecnica progettuale: è un vero e proprio mindset.
Un approccio strategico che mette le persone al centro fin dalle prime fasi del processo di ideazione del workplace.
Nato in Scandinavia negli anni ’60, il design partecipativo è stato introdotto per dare voce ai lavoratori nelle decisioni che influenzano la loro quotidianità, rompendo il modello tradizionale in cui le scelte arrivavano esclusivamente dall’alto.
Come sottolinea anche TSW, progettare con le persone significa costruire esperienze migliori: le decisioni nascono dal dialogo, dall’ascolto e dalla condivisione di punti di vista diversi.
Si tratta di un processo inclusivo in cui l’esperienza diretta di chi vive ogni giorno gli spazi diventa una risorsa insostituibile per orientarli verso la massima funzionalità e coerenza con l’identità aziendale.
Applicato al workplace design, il co-design negli spazi di lavoro implica il coinvolgimento attivo dei dipendenti in diversi momento: dall’analisi delle esigenze operative, alla definizione dei concept, fino alla definizione di regole di utilizzo degli spazi.
In questo modo si garantisce che ogni soluzione sia davvero in sintonia con i bisogni reali e quotidiani delle persone.
I processi partecipativi, infatti, aumentano il coinvolgimento dei lavoratori, riducono le resistenze interne e accelerano l’adozione di nuove modalità di lavoro.
In sintesi, il co-design negli uffici rappresenta un cambio di paradigma: dal “progettare per” al “progettare con”. Un approccio che genera soluzioni più funzionali e in grado di di rafforzare il senso di appartenenza e la coesione organizzativa.
Workplace design: come supportare creatività, innovazione e produttività
Uno spazio di lavoro non è mai neutro: influenza comportamenti, relazioni e performance. Quando il co-design negli spazi di lavoro è parte integrante del progetto, ogni elemento diventa un catalizzatore di creatività, innovazione e benessere in azienda.
Il co-design consente di mettere in relazione obiettivi aziendali e bisogni reali delle persone, creando ambienti che favoriscono lo scambio di idee, la concentrazione e la collaborazione spontanea. Attraverso sessioni di co-design, i team aziendali possono:
- Individuare i colli di bottiglia nei flussi di lavoro e rimuovere ostacoli alla produttività.
- Co-progettare soluzioni per migliorare comunicazione e collaborazione, adattando spazi e tecnologie ai diversi stili di lavoro.
- Integrare tecnologie e layout in modo armonico, evitando sprechi e riducendo tempi di adattamento.
Questo approccio trasforma il workplace in una piattaforma viva e in continua evoluzione, capace di supportare le persone nei momenti di concentrazione così come nelle interazioni creative.
Oltre a generare spazi più funzionali, il processo di co-design negli spazi di lavoro costruisce una community interna più coesa. Il coinvolgimento diretto rende i dipendenti protagonisti del cambiamento, aumenta il senso di appartenenza e riduce le resistenze.
In questo modo, la progettazione uffici smette di essere una scelta puramente estetica e diventa una leva strategica per l’innovazione organizzativa, contribuendo in maniera diretta alla competitività dell’azienda.
Spazi per lavorare meglio: come co-progettare ambienti funzionali, flessibili e identitari
In Workitect, il co-design negli spazi di lavoro viene integrato con il modello Activity-Based Working (ABW), che prevede spazi diversificati per diverse tipologie di attività:
- Collaborazione: sale riunioni, project room, aree brainstorming.
- Comunicazione: hub informali, spazi ibridi fisico-digitale.
- Concentrazione: focus room, phone booth, micro-uffici.
- Contemplazione: aree relax, zone lettura, verde indoor.
Attraverso il design partecipativo, questi spazi non sono semplicemente “previsti” sulla carta, ma vengono modellati sulle esigenze emerse durante il processo di co-progettare. La flessibilità – arredi modulari, tecnologie integrate, soluzioni mobili – e l’attenzione al benessere (comfort acustico, luce naturale, ergonomia, biofilia) completano il quadro.
Un aspetto chiave è l’identità: il co-design negli uffici permette di tradurre i valori aziendali in forme, colori e materiali, così che ogni spazio parli il linguaggio dell’organizzazione.
Dall’analisi alla realizzazione: il co-design secondo Workitect
Quando progettiamo un ufficio – sia che si tratti di una nuova sede o della ristrutturazione di spazi esistenti – seguiamo un percorso strutturato in più fasi, che include momenti di co-design:
Fase 1 – Raccolta e analisi dei dati
Analizziamo come le persone lavorano, che tipo di attività svolgono e quali sono le loro esigenze. Questo ci permette di capire come e quanto gli spazi vengono utilizzati, individuando i veri bisogni operativi e culturali dell’organizzazione.
Fase 2 – Strategia e scenari futuri
Sulla base dell’analisi e dei dati raccolti, elaboriamo una strategia che guarda oltre le necessità immediate. Valutiamo differenti scenari di desk sharing, analizzandone l’impatto sul lavoro e sull’organizzazione degli ambienti.
Fase 3 – Coinvolgimento delle persone
Dopo aver definito la strategia, attiviamo momenti di co-design negli spazi di lavoro tramite focus group, sondaggi e interviste.
Fase 4 – Espressione dell’identità aziendale
Ogni progetto racconta la storia e i valori dell’azienda.
Non proponiamo soluzioni standard, ma trasformiamo l’identità organizzativa in spazi su misura, in cui design e funzionalità si fondono per favorire il benessere e il riconoscimento da parte delle persone.
Fase 5 – Gestione del progetto
La stessa cura e attenzione che impieghiamo nel processo di analisi e definizione della strategia, la applichiamo anche nella fase di realizzazione.
Definiamo timeline, cronoprogrammi e scadenze chiare, coordinando fornitori e partner per garantire il rispetto di tempi e budget.
Fase 6 – Supporto nell’uso degli spazi
Aiutiamo le aziende a definire e comunicare regole condivise per vivere gli uffici in modo funzionale e coerente. Anche in questa fase organizziamo momenti di co-design per coinvolgere i membri dell’organizzazione e farli sentire parte integrante del processo decisionale.
Fase 7 – Monitoraggio e miglioramento
Il nostro lavoro continua anche dopo la consegna: osserviamo come vengono usati gli ambienti, confrontiamo comportamenti e obiettivi, raccogliamo feedback e interveniamo con azioni mirate.
Co-design negli spazi di lavoro: il progetto Workiland
Nel 2024 abbiamo cambiato sede. Dopo aver individuato il nuovo immobile, abbiamo deciso di seguire lo stesso processo di progettazione degli spazi di lavoro che utilizziamo con i nostri clienti.
Abbiamo coinvolto l’intero team in sessioni di ascolto e co-design.
È così emersa la necessità di realizzare ambienti facilmente riconfigurabili, capaci di ospitare attività diverse: dalla concentrazione, alla collaborazione, fino a momenti di socialità. Anche nella scelta del layout abbiamo coinvolte le persone, organizzando un piccolo contest interno.
Questo percorso ha portato alla realizzazione di uno spazio in cui ogni membro del nostro team si riconosce e che sostiene in modo naturale le diverse modalità di lavoro.
Dal giorno dell’inaugurazione, l’ufficio è stato vissuto con entusiasmo. I collaboratori hanno sviluppato un senso di appartenenza ancora più forte, confermando il valore del co-design negli spazi di lavoro come leva strategica per la produttività e la cultura aziendale.
Conclusione
Come abbiamo visto, il co-design negli uffici è molto più di una metodologia. È una vera e propria leva strategica per coniugare benessere, produttività e identità aziendale in un unico progetto coerente.
Grazie al design partecipativo, le aziende non si limitano a realizzare uffici funzionali: creano luoghi che parlano il linguaggio dell’organizzazione, che ne rispecchiano i valori e che favoriscono relazioni autentiche tra le persone.
In un contesto in cui il lavoro è sempre più ibrido e distribuito, il co-design negli spazi di lavoro diventa la chiave per far sì che l’ufficio resti un punto di riferimento.
Un luogo in cui le persone scelgono di andare perché trovano ispirazione, supporto e connessione. Coinvolgere i dipendenti nella co-progettazione significa generare engagement, rafforzare la cultura aziendale e costruire un ambiente che evolve insieme alle esigenze dell’organizzazione.
Gli uffici progettati con il co-design negli spazi di lavoro diventano ecosistemi dinamici: spazi dove la concentrazione e la creatività convivono, dove la tecnologia è integrata senza frizioni, e dove ogni area è pensata per sostenere le attività quotidiane e stimolare nuove idee.
Se vuoi trasformare il tuo ufficio in uno spazio che unisce funzionalità, identità e benessere, Workitect è pronto a guidarti in un percorso su misura per te. Compila il modulo che trovi nella sezione Contatti.
FAQ sul co-design negli spazi di lavoro
Quali sono i vantaggi di coinvolgere i dipendenti nella progettazione degli spazi di lavoro?
Il co-design aumenta l’engagement, migliora la soddisfazione lavorativa e riduce la resistenza al cambiamento. Favorisce inoltre la creazione di ambienti più funzionali e coerenti con le reali esigenze operative.
Il co-design rallenta i tempi del progetto?
Al contrario: un coinvolgimento ben gestito accelera l’adozione del cambiamento e riduce il rischio di ripensamenti post-implementazione.
Coinvolgere i dipendenti significa cedere il controllo del progetto?
No. Il co-design non è una votazione popolare, bensì un processo strutturato di ascolto e collaborazione. Le decisioni restano comunque in mano all’azienda.
Il co-design è utile anche in aziende di piccole o medie dimensioni?
Sì. Anzi, in realtà più snelle il coinvolgimento diretto può avvenire con maggiore rapidità e profondità. Tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla dimensione, possono trarre vantaggio da ambienti progettati con le persone.
In quali fasi del progetto si può applicare il co-design?
Fin dalla fase iniziale di analisi e ascolto. Il metodo Workitect include momenti di co-design in tutto il percorso progettuale.
