Organizzazione ufficio: 6 suggerimenti per organizzare il tuo spazio di lavoro

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Che la tua scrivania sia in un ufficio o all’interno di una casa, prendersi cura dello spazio di lavoro può avere un grande impatto sulle tue prestazioni e il modo in cui svolgi le attività. Organizzare l’ufficio in modo efficiente può infatti contribuire a farti sentire più concentrato e creativo.

Come organizzare la scrivania, l’ufficio o il tuo spazio di lavoro

L’ambiente esterno ha un effetto significativo sul modo in cui svolgiamo le attività. Uno spazio disordinato e non ben organizzato contribuisce a farci lavorare male. 

Prova a immaginare una postazione caotica, poco illuminata, con una scrivania ricoperta di documenti e una sedia eccessivamente rigida; come pensi lavoreresti?

La ricercatrice Libby Sander nel suo articolo “The Case for Finally Cleaning Your Desk”, afferma che l’ambiente fisico ha un significativo effetto sul modo in cui lavoriamo.

Il disordine non solo ci fa perdere tempo – spiega la Sander – ma ci influenza anche a livello emotivo e comportamentale, condizionando il nostro processo decisionale e le relazioni con gli altri.

Spazi di lavoro caotici possono avere effetti negativi sul livello di stress e di ansia delle persone, incidendo anche sulla capacità di concentrarsi, sulle scelte alimentari e sul sonno.

Ecco dunque alcuni consigli pratici per avere una organizzazione ufficio efficiente ed efficace e mantenere ordinata la tua postazione di lavoro.

1. Scegli la giusta postazione

In Workitect progettiamo e organizziamo l’ufficio e gli ambienti di lavoro seguendo il principio dell’Activity Based Working, un modello teorico di space planning secondo il quale gli spazi devono essere pensati per favorire quattro specifiche attività:

  1. Contemplazione;
  2. Comunicazione;
  3. Concentrazione;
  4. Collaborazione. 

Ciascuna di queste attività necessita di ambienti di lavoro con caratteristiche specifiche. Per questo, se lavori in ufficio, è importante che nell’organizzazione dell’ufficio vengano incluse tipologie di spazio differenti a seconda delle mansioni che vengono svolte al suo interno.

Immagina di dover svolgere attività contabili e di lavorare in un open space, vicino a colleghi che stanno facendo un briefing sulle prossime strategie di marketing da attuare. Non saresti maggiormente a tuo agio e concentrato in una sala più piccola e appartata? Sicuramente sì.

Se invece lavori da remoto o svolgi parte del tuo lavoro da casa, è importante che la tua postazione sia situata in una posizione tranquilla e ben illuminata, che ti permetta di lavorare con serenità e con poche interferenze esterne.

2. Investi in arredi ergonomici

L’ergonomia è un aspetto cruciale da considerare nell’organizzazione ufficio e della postazione di lavoro. Scegliere una scrivania regolabile in altezza e una sedia ergonomica sono i primi passi per mantenere un buon livello di benessere psico-fisico mentre si lavora.

Via Sedus.com

Scrivania regolabile in altezza: come deve essere

Una scrivania ergonomica deve avere una superficie poco riflettente, essere stabile e di dimensioni sufficienti da ospitare non solo monitor, tastiera, mouse e PC, ma anche portadocumenti, eventuale postazione telefonica e materiale di cancelleria. Deve inoltre essere regolabile in altezza per consentire di variare la posizione nel corso della giornata e lavorare anche in piedi.

Sedia ergonomica: investi sulla tua salute

Una sedia ergonomica deve essere regolabile, reclinabile, dotata di braccioli e di un sedile ampio. Lo schienale, inoltre, deve avere una forma in grado di supportare la zona lombare, seguendo la naturale curvatura della schiena.

Ricorda che una postazione, per essere definita ergonomica, deve permetterti di mantenere una postura corretta con braccia e gambe a formare un angolo di 90°.

3. Prevedi una o più zone dedicate all’archivio di documenti e strumenti

Come abbiamo detto nei paragrafi precedenti, organizzare l’ufficio e mantenere una postazione ordinata, senza documenti e strumenti sparsi sulla scrivania, aiuta a lavorare meglio.

Opta dunque per una scrivania dotata di cassetti e, se disponi di sufficiente spazio, acquista una libreria o un mobile dotato di ante dove archiviare faldoni e documenti.

Un organizer da posizionare sulla scrivania potrebbe inoltre esserti utile per riporre tutti quei fogli che non puoi immediatamente archiviare e su cui stai attualmente lavorando.

4. Organizzazione ufficio: sistema i cavi elettrici

Viviamo in un’era digitale in cui la tecnologia svolge un ruolo cruciale nelle nostre vite quotidiane e, soprattutto, nel contesto lavorativo.

Tuttavia, dietro alla magia dei dispositivi elettronici si cela spesso un groviglio di cavi che, se non organizzato, può generare caos e interferire con la produttività, mettendo a repentaglio la sicurezza personale.

Per organizzare i cavi nel miglior modo possibile è quindi importante utilizzare dispositivi come ad esempio scatole nascondi cavi, fascette o clip fermacavi.

Le scatole proteggono le multiprese da polvere e sporco, le fascette e le clip, invece, garantiscono un fissaggio e un incanalamento sicuro dei cavi.

5. Scegli la giusta illuminazione

A differenza dell’ambiente domestico, l’ufficio e in generale la postazione di lavoro richiedono un’illuminazione specifica che assicuri standard qualitativi adatti a garantire il comfort lavorativo e a prevenire l’affaticamento visivo.

Ma come devono essere le luci in ufficio? La prima cosa da fare è valutare la quantità di luce naturale presente nell’ambiente e definire quindi la disposizione della luce artificiale, tenendo presente che esistono aree di lavoro diverse e che ognuna di queste richiede una luminosità differente.

Scrivania: come illuminarla

È importante posizionare una lampada da tavolo in prossimità dello schermo. La lampada non deve puntare né al monitor né al viso. La sua funzione è quella di migliorare la visibilità senza creare disturbo.

Stanza: che tipo di luci occorrono

L’ambiente di lavoro dovrebbe essere dotato di luci a parete o a sospensione, in grado di illuminare l’intera postazione di lavoro, senza creare riflessi o abbagliamento. A questo proposito, l’illuminazione dell’ufficio dovrebbe essere idealmente compresa tra i 3.000 e i 4.000 gradi Kelvin.

Spazio di lavoro open space progettato da Workitect
nuovi uffici Givaudan Lab realizzati da Workitect

6. Pulisci e igienizza regolarmente gli strumenti di lavoro

Potrà sembrare banale ma una pulizia costante della postazione di lavoro e dell’ambiente circostante contribuiscono a far lavorare meglio le persone.

Pulire e spolverare la scrivania aiuta a prevenire la diffusione di germi e batteri.

Gli oggetti di uso quotidiano, come ad esempio tastiera, mouse e telefono, possono infatti diventare serbatoi di agenti patogeni. Per questo è importante utilizzare soluzioni disinfettanti che, a differenza dei prodotti igienizzanti, hanno la capacità di eliminare germi e batteri.

Organizzazione ufficio tra produttività e benessere

Come abbiamo visto, un’organizzazione dell’ufficio e della postazione di lavoro è fondamentale per migliorare la produttività e il benessere.

Se la tua azienda sta pensando di riprogettare gli spazi di lavoro o migliorare il modo in cui i suoi dipendenti lavorano da casa, compila il form che trovi nella pagina “Contatti“. Un membro del nostro team ti chiamerà per fissare una call e capire come meglio poterti aiutare.

In copertina: nuovi uffici Givaudan Lab realizzati da Workitect

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Demetra Dossi
Content creator, Web & Graphic designer, aiuta brand e aziende a creare la loro migliore versione di sé, sia online che offline.
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Desk Sharing
Desk sharing significa letteralmente condivisione
della scrivania
.
Si tratta di un’organizzazione delle postazioni dell’ufficio non più basata sull’assegnazione delle singole scrivanie, bensì sulla loro condivisione.
Clean Desk Policy
Si tratta di una direttiva promossa dall’azienda che regola il modo in cui le persone devono lasciare la postazione di lavoro una volta concluse le attività e come devono gestire i documenti, i file e, in generale, i dati sensibili.