Quando abbiamo molte cose da fare, l’istinto ci porta a gettarci a capofitto sulla to do list per smarcare più punti possibili quanto prima. La frenesia di liberarci ci porta a togliere del tempo alla pianificazione, che spesso viene fatta alla veloce, soprattutto se riguarda impegni extra-lavorativi.
Il 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight “Ike” Eisenhower, era noto per essere una persona dalla produttività invidiabile. Il suo segreto era la costruzione di una matrice basata sulla dicotomia “importante/urgente”. Per anni dopo la morte del Presidente questo metodo è rimasto sconosciuto, fin quando nel 1989 Stephen Covey non ne ha parlato nel libro “I sette pilastri del successo”, dedicando studi approfonditi alla Matrice a noi nota come “di Eiseinhower”. Per questo motivo, talvolta lo schema viene anche chiamato “La matrice di Covey”.
Matrice di Eisenhower? Mai sentita!
Il metodo non ci è così familiare perché, nella pianificazione aziendale, il suo nome è stato oscurato da strategie che cronologicamente sono capitate poco dopo la pubblicazione del manuale di Covey, come gli OKR o l’MBO. Inoltre, in quegli anni le organizzazioni hanno iniziato a spostarsi verso un modello meno individualista e più basato sulla collaborazione: la matrice di Eisenhower è utile per la programmazione di un’agenda personale, ma non prevede allineamento tra più collaboratori.
Come si costruisce la matrice di Eisenhower?
Visualizza mentalmente un diagramma cartesiano dagli assi “importante” e “urgente”. I quadranti in alto sono quelli destinati alle attività importanti, quelli a sinistra sono per le attività urgenti.
Il tuo grafico dovrebbe assomigliare, più o meno, a questo:
Cosa significa importante? Cosa significa urgente?
La definizione di importante e urgente varia per ciascuno di noi, ma per i fini della costruzione di questo grafico l’idea di importante dovrebbe corrispondere a “fondamentale”, mentre una cosa è urgente se ha scadenza imminente.
Vien da sé che, a seconda dell’intersecarsi delle definizioni nei quadranti, vengono fuori quattro categorie di impegni: quelli importanti e urgenti, quelli importanti ma non urgenti, quelli non importanti ma urgenti, quelli non urgenti e non importanti. Fin qui tutto ok, ma… come vanno trattati gli impegni di ogni categoria?
#1 Gli impegni da portare a termine subito, quelli importanti e urgenti
Il primo quadrante in alto a sinistra è anche noto come il quadrato della crisi, in quanto contiene le cose da fare che sono allo stesso tempo fondamentali e urgenti. Di norma, questo quadrato dovrebbe riempirsi il meno possibile. Magari sei atterrato su questa pagina proprio perché sei sempre in una situazione di crisi nella gestione degli impegni personali: se applichi in maniera corretta questa tecnica, vedrai come gradualmente questo quadrante tenderà a riempirsi sempre meno.
#2 Gli impegni da pianificare: quelli importanti, ma non urgenti
Procedendo in senso orario, il secondo quadrante è quello della Qualità, con tutte le attività che richiedono attenzione e che puoi permetterti di svolgere in un secondo momento. Si chiama quadrato della qualità appunto perché contiene azioni che richiedono degli standard, che puoi rispettare dedicando loro il giusto tempo che meritano.
#3 Il quadrante dell’inganno: gli impegni non importanti, ma urgenti
Riunioni a cui sai che assisterai in silenzio solo per fare presenza, un favore da fare, una correzione in un documento: le attività che non sono importanti, ma urgenti, ingannano il tuo cervello inducendoti a pensare che sei in una situazione crisi. Se tracci la matrice come abbiamo illustrato, ti accorgerai ben presto che questi impegni, per quanto di secondaria importanza, sono sullo stesso asse degli impegni realmente importanti e urgenti (quello verticale). A livello inconscio, inizierai ad associarli, appesantendo la tua agenda inutilmente. Questi sono, secondo Eisenhower, quegli impegni che dovresti affidare a qualcun altro e rientrano nella categoria “da delegare”.
#4 Le attività né importanti né urgenti: gli ingredienti perfetti per uno spreco di tempo
L’ultimo quadrante, quello dello spreco, contiene le attività da cestinare, ossia quelle che non sono né importanti né urgenti. Perché dovresti dedicare il tuo tempo a qualcosa che non è né importante né urgente? Se elimini queste attività dal tuo calendario noterai nell’immediato uno sfoltimento significativo, e poi un generale alleggerimento di energie.
Quali sono i veri vantaggi del grafico?
Il grafico ti permetterà di pesare adeguatamente gli impegni e di rendere oggettiva la visualizzazione delle priorità. Spesso l’ansia di una giornata molto piena ci annebbia la vista e ci porta a visualizzare tutto quello che dobbiamo fare come importante allo stesso modo. C’è chi ha detto “non so neanche da dove cominciare” almeno una volta e chi mente: questo approccio interviene proprio su questa condizione di non lucidità nei confronti della gestione della propria agenda.
Inoltre, quando avrai eliminato una fetta di impegni non importanti, noterai un incremento nella qualità generale della tua giornata: riuscirai a concludere prima i tuoi piani e avrai una mente più sgombra.
