Ottimizzazione spazi di lavoro: linee guida per ottimizzare l’ufficio

Dopo i costi del personale, lo spazio ufficio rappresenta una delle voci di spesa più rilevanti per qualsiasi organizzazione. Con la crescita del lavoro ibrido e l’evoluzione dei modelli operativi, sempre più aziende si trovano nella necessità di ottimizzare e organizzare lo spazio in ufficio, per migliorare la produttività e ridurre sprechi economici.

In questo articolo approfondiamo come ottimizzare in modo strategico gli spazi di lavoro, per valorizzare il potenziale umano e creare ambienti realmente funzionali. Troverete consigli pratici e soluzioni utili per sfruttare al meglio ogni ambiente.

Perché ottimizzare gli spazi è importante?

L’aumento dei costi immobiliari ha trasformato l’ottimizzazione degli spazi di lavoro in una priorità strategica, soprattutto nelle grandi città come Milano, Roma, Torino, Bologna o Genova. Tuttavia, il vantaggio non è solo economico: anche la produttività, il benessere e la soddisfazione delle persone ne traggono benefici concreti.

Uno studio condotto da Savills UK evidenzia come un layout funzionale e ben progettato possa incidere positivamente su diversi aspetti chiave. 

Secondo il report, il 76% dei lavoratori riconosce che l’ambiente fisico influisce direttamente sulla propria soddisfazione professionale, mentre il 69% afferma che il benessere mentale è strettamente legato alla qualità dello spazio di lavoro. Non solo: aspetti come la luce naturale, l’acustica e la qualità dell’aria sono percepiti come fondamentali per definire uno spazio “di qualità”.

Questi dati confermano come una buona ottimizzazione dello spazio ufficio permette di: 

• migliorare il benessere: ambienti ordinati e progettati con attenzione riducono lo stress e aumentano la sensazione di benessere da parte delle persone.

• aumentare la produttività: uffici progettati e ottimizzati per supportare le attività svolte dalle persone, permettono di ridurre le distrazioni, facilitare la concentrazione e la comunicazione.

• favorire la sostenibilità: ottimizzare significa anche ridurre sprechi, consumi superflui e spazi sottoutilizzati, migliorando così l’impatto ambientale.

Activity-Based Working: come ottimizzare il layout degli uffici

Una delle strategie più efficaci per ottimizzare lo spazio in ufficio è l’approccio Activity-Based Working (ABW). Questo modello organizzativo strategico si basa sull’idea che le persone, per svolgere le loro attività in modo ottimale, necessitano di una varietà di ambienti lavorativi, una tecnologia adeguata e una cultura aziendale efficace.

Secondo l’ABW, gli spazi di lavoro devono adattarsi alle esigenze dei lavoratori, non il contrario.

I modello raggruppa le attività lavorative in quattro macro-categorie:

• Concentrazione: attività che richiedono focus e assenza di distrazioni.

• Collaborazione: attività che necessitano di spazi dedicati al lavoro di gruppo e al brainstorming.

• Contemplazione: attività che hanno bisogno di spazi per rilassarsi, riflettere o prendersi una pausa.

• Comunicazione: attività che devono essere svolte in ambienti dedicati alle interazioni, come le sale riunioni.

All’interno dell’ufficio, ogni area deve essere progettata con materiali, arredi e strumenti tecnologici coerenti con lo scopo dell’area stessa. 

Ad esempio, lo spazio dedicato alle attività di concentrazione dovrebbe essere silenzioso, includere pannelli fonoassorbenti ed essere privo di elementi di distrazione visiva o acustica.

Al contrario, le aree pensate per la collaborazione dovrebbero prevedere arredi flessibili, lavagne mobili e ampi tavoli così da supportare al meglio il lavoro in team. 

Come organizzare lo spazio in ufficio in modo efficace

Ecco alcune soluzioni pratiche e facilmente implementabili per migliorare l’organizzazione degli spazi di lavoro di un’azienda:

Utilizza arredi multifunzionali

Gli arredi multifunzionali rappresentano una soluzione utile e versatile per ottimizzare e organizzare gli spazi di lavoro in modo efficiente. Si tratta di mobili progettati per svolgere più funzioni contemporaneamente o per adattarsi a esigenze diverse, ottimizzando lo spazio.

Grazie alla loro versatilità, gli arredi multifunzionali sono particolarmente indicati in contesti lavorativi dove flessibilità e adattabilità sono prioritarie, come negli open space o negli uffici di dimensioni ridotte. 

Ecco alcune idee pratiche per il contesto ufficio:

• Scrivanie regolabili in altezza: ideali per trasformarsi in tavoli per riunioni o per alternare il lavoro in piedi e da seduti, favorendo il benessere ergonomico.

• Scaffalature componibili: si adattano facilmente a diverse configurazioni, risultano perfette per creare divisori tra diverse aree di lavoro.

• Sedute impilabili o pieghevoli: rappresentano una soluzione salvaspazio in quanto possono essere riposte quando non utilizzate. 

• Pareti attrezzate multifunzionali: integrano vani portaoggetti, pannelli per appunti o supporti tecnologici come monitor, offrendo soluzioni pratiche e organizzate.

Sfrutta le pareti mobili

Le pareti mobili sono soluzioni versatili, flessibili e riconfigurabili, ideali per suddividere grandi ambienti in aree funzionali più contenute.

Questo tipo di strutture consentono, ad esempio, di segmentare un open space in diverse aree più piccole o dividere un’ampia sala riunioni in due più piccole, senza interventi edilizi permanenti.

Inoltre, l’utilizzo di pareti mobili insonorizzate rappresenta un ulteriore vantaggio: aiuta a garantire maggiore privacy acustica, ridurre le interferenze sonore tra team e migliorare la qualità delle conversazioni, un aspetto particolarmente utile in contesti dove coesistono attività individuali e collaborative.Oltre alla funzione di separazione, molte pareti mobili oggi integrano anche elementi funzionali come lavagne scrivibili o superfici magnetiche, diventando così parte attiva dell’ambiente di lavoro.

Migliora gli ambienti attraverso l’illuminazione e i colori

L’illuminazione e la palette cromatica influiscono profondamente sulla percezione dello spazio e sul benessere delle persone. Non si tratta solo di estetica: colori e luce possono trasformare l’esperienza quotidiana di chi lavora, incidendo sull’umore, sulla produttività e sulla qualità delle interazioni.

• Colori chiari: utilizza tonalità come bianco, beige e pastello per amplificare la sensazione di ampiezza e pulizia. Queste tinte riflettono meglio la luce e contribuiscono a creare un ambiente visivamente più leggero e ordinato.

• Luce naturale: ove possibile, massimizza l’ingresso della luce solare con grandi finestre o pannelli di vetro. La luce solare migliora la concentrazione e regola il ritmo circadiano, con effetti positivi sul benessere psicofisico.

• Illuminazione artificiale: usa lampade a LED con tonalità regolabili per permettere di regolare l’intensità e la temperatura della luce in base al tipo di attività o al momento della giornata.

Integra soluzioni smart

La tecnologia gioca un ruolo sempre più centrale nell’organizzazione degli ambienti di lavoro. Grazie a soluzioni digitali intelligenti, oggi è possibile rendere gli uffici più flessibili, efficienti e sostenibili, migliorando l’esperienza delle persone.

Le cosiddette “tecnologie smart” permettono di monitorare, adattare e ottimizzare in modo dinamico l’uso degli spazi, favorendo una gestione più consapevole delle risorse. L’obiettivo non è solo automatizzare alcune funzioni, ma trasformare l’ambiente in uno spazio attivo, capace di adattarsi ai comportamenti, alle necessità e ai cambiamenti del lavoro quotidiano.

Ecco alcune tecnologie smart che possono fare la differenza:

• Sensori di movimento per l’illuminazione: utili per accendere le luci solo quando viene rilevata la presenza di persone, contribuendo a ridurre i consumi energetici e a ottimizzare la gestione delle aree comuni, come corridoi, bagni o sale riunioni.

• App di monitoraggio degli spazi: consentono di raccogliere dati sull’effettivo utilizzo di postazioni, sale e ambienti condivisi. Queste informazioni sono preziose per individuare zone sottoutilizzate o congestionate e migliorare la distribuzione degli spazi in base alle esigenze reali.

• Sistemi di prenotazione smart: permettono alle persone di prenotare scrivanie, sale riunioni o postazioni specifiche.
  

Arredi con prese USB e connettività integrata: mobili dotati di porte USB, prese integrate o soluzioni di ricarica wireless, che riducono l’utilizzo di cavi ingombranti e favoriscono la mobilità all’interno dell’ufficio.

Come evitare gli errori più comuni nell’ottimizzazione degli spazi di lavoro

Organizzare gli spazi di lavoro richiede attenzione ai dettagli e un approccio strategico per evitare di compromettere il comfort e l’efficienza degli ambienti. 

Ecco i principali errori da evitare e i consigli per impattare positivamente su produttività, benessere e soddisfazione dei dipendenti.

Sottovalutare l’importanza dell’acustica nell’ottimizzazione degli spazi di lavoro

Un ambiente di lavoro rumoroso può essere estremamente dannoso per la concentrazione e la produttività, specialmente in uffici open space. 

Un’eccessiva esposizione al rumore in ufficio, infatti, può aumentare i livelli di stress e ridurre la capacità di mantenere l’attenzione sulle attività.

Per ridurre il rumore e migliorare l’acustica degli spazi di lavoro, ecco alcune soluzioni pratiche:

• Pannelli fonoassorbenti: sono progettati per assorbire il suono piuttosto che rifletterlo. Sul mercato sono disponibili diversi tipi, ciascuno caratterizzato da specifiche funzionalità e materiali. 

• Moquette e tappeti: questi elementi aiutano ad assorbire il rumore dei passi e migliorano l’isolamento acustico degli spazi.

• Divisori acustici mobili: sono ideali per creare zone di concentrazione senza intervenire strutturalmente sull’ambiente.

• Materiali naturali: legno, sughero e tessuti pesanti possono contribuire a migliorare l’assorbimento del suono, offrendo anche un tocco estetico piacevole.

Ignorare la flessibilità

Le esigenze di un’azienda possono evolvere molto rapidamente: in pochi mesi un’organizzazione potrebbe avere la necessità di assumere personale, aumentando il numero di postazioni, oppure decidere di ridimensionare alcune aree a favore di altre funzioni operative.

Ecco due soluzioni pratiche per aumentare la flessibilità e ottimizzare meglio gli spazi di lavoro:

• Utilizzare arredi dotati di ruote: arredi mobili permettono di adattare gli spazi alle necessità quotidiane con estrema facilità. 

• Implementare il desk sharing: introdurre un sistema di condivisione delle scrivanie aiuta a ottimizzare l’uso degli spazi, specie in contesti dove i dipendenti non lavorano quotidianamente in ufficio. A tal proposito, abbiamo ideato una guida gratuita che spiega come introdurre efficacemente il desk sharing in azienda. Puoi scaricarla qui. 

Trascurare gli spazi per il relax

Spazi dedicati al relax, come le aree break, sono fondamentali per garantire ai lavoratori un ambiente dove possano rigenerarsi fisicamente e mentalmente, oltre che svolgere attività pratiche come conservare e consumare il cibo. 

Eliminare questi ambienti per guadagnare più postazioni di lavoro è un errore comune, che spesso porta a una maggiore insoddisfazione e a una riduzione del benessere complessivo.

Non coinvolgere i dipendenti nella progettazione degli spazi

Uno degli errori più comuni nella ri-organizzazione degli spazi di lavoro è non coinvolgere coloro che più di tutti li utilizzeranno: i dipendenti. 

Questa mancanza di dialogo può infatti portare a soluzioni inefficaci o poco apprezzate, generando insoddisfazione e una scarsa percezione di attenzione da parte dell’azienda nei confronti del personale.

Coinvolgere attivamente i lavoratori nel processo di progettazione è fondamentale per garantire che gli spazi rispondano realmente alle loro esigenze. 

In che modo Workitect ti supporta nell’organizzazione degli spazi di lavoro?

Organizzare e ottimizzare lo spazio in ufficio richiede metodo, visione e ascolto. In Workitect accompagniamo le organizzazioni in un percorso di cambiamento concreto e sostenibile, attraverso un approccio strutturato in più fasi.

Fase 1 – Raccolta e analisi dei dati

Partiamo sempre dai dati. Il nostro approccio è data-driven: utilizziamo strumenti sviluppati internamente per analizzare la realtà aziendale. Osserviamo come le persone lavorano, quali attività svolgono e di cosa hanno bisogno.

Questa analisi ci consente di comprendere come e quanto vengono utilizzati gli spazi, individuando le reali esigenze operative e culturali dell’organizzazione.

Fase 2 – Strategia e scenari futuri per una migliore ottimizzazione degli uffici

Sulla base dei dati raccolti, costruiamo una strategia di spazio che non si limita alle priorità attuali, ma guarda anche al futuro. 

Esploriamo diversi scenari di desk sharing, valutando l’impatto sul modo di lavorare e sugli spazi. 

Fase 3 – Ascolto delle persone nell’organizzazione degli spazi di lavoro

Crediamo fortemente che il cambiamento si realizzi coinvolgendo chi lo vive. Per questo, definita la strategia, attiviamo un processo di co-design partecipato, attraverso focus group, questionari e interviste. Le persone vengono ascoltate e coinvolte attivamente nel progetto.

Questo approccio partecipativo sviluppa un maggiore senso di appartenenza, favorisce il cambiamento e crea ambienti ben organizzati e ottimizzati, che rispondono realmente alle esigenze di chi li vive.

Fase 4 – Racconto dell’identità dell’organizzazione

Ogni azienda ha una storia da raccontare. I nostri progetti non seguono uno stile preconfezionato, ma trasformano l’identità dell’organizzazione in uno spazio realmente su misura. 

Design e funzionalità si fondono per creare ambienti in cui le persone si riconoscono e si sentono bene. 

Fase 5 – Project Management puntuale

La stessa cura e attenzione che impieghiamo nel processo di analisi e definizione della strategia, la applichiamo anche nella fase di realizzazione. 

Gestiamo ogni progetto in modo strutturato, condividendo con l’azienda timeline dettagliate, cronoprogrammi e scadenze. 

Coordinando fornitori e partner, assicuriamo il rispetto di tempi e budget. 

Offriamo anche un servizio ufficio chiavi in mano.

Fase 6 – Accompagnamento al cambiamento

Un ufficio ben progettato e ottimizzato non basta: serve anche educare all’uso consapevole degli spazi. 

Per questo supportiamo le organizzazioni nel definire regole condivise di utilizzo degli uffici e comunicarle al meglio per far sì che gli spazi vengano vissuti in modo coerente e funzionale.

Fase 7 – Monitoraggio e follow-up

Il nostro lavoro non si chiude con la consegna del progetto. Osserviamo come vengono utilizzati gli spazi, verifichiamo l’allineamento ai comportamenti attesi e raccogliamo i feedback del top management e dei collaboratori. 

Questo ci permette di identificare eventuali criticità e implementare piccole azioni mirate, per raggiungere l’obiettivo iniziale: avere uffici ottimizzati e ben organizzati, he rispondono alle esigenze dell’organizzazione.

Il percorso appena descritto ci permette di rendere tangibile il nostro proposito: trasformare i luoghi di lavoro in spazi di benessere. 

Conclusione

Ottimizzare gli spazi di lavoro in modo efficiente è una delle principali leve strategiche per ottimizzare i costi, migliorare il benessere e incrementare la produttività. 

Adottando i consigli riportati nell’articolo è possibile creare ambienti che ispirano le persone, le agevolano nello svolgimento delle attività e supportano il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per questo il nostro consiglio è di organizzare il layout degli spazi utilizzando un approccio che guarda al presente ma che è anche orientato al futuro. Questo significa progettare ambienti che rispondano alle esigenze attuali, e che siano anche pronti ad accogliere possibili cambiamenti futuri.

Domande frequenti sull’organizzazione spazi di lavoro (FAQ)